——まずはじめに事業概要を教えていただけますか？

飯澤さん：ECサイトの制作並びに運用を承っています。お客様に人的リソースがなければ技術者を派遣したりと、お客様のスタイルやご希望に沿ったECサイトのサポートをするのがポリシーです。現在は外部業務委託の方も含めて常に30名から60名ほどの社員が稼働しています。

——どのくらいの案件数を常時対応されているのでしょうか？

飯澤さん：2022年10月で約70件です。代理店が入ってるケースもあるので、エンドクライアントの案件では50〜60件ですね。上場されて長い、知名度の高いお客様が我々のお取引先様としては多いです。

——外注先への支払は毎月何件くらい発生していますか？

飯澤さん：フリーランスの方を含めてパートナーを組んでいる制作会社が40〜50社あります。支払いサイクルも皆さん異なるので、管理には非常に苦労しています。

1ヶ月のうち何時間費やしているかわからなかった収支管理

——プロカンを使い始める前のプロジェクト収支管理の課題を教えてください。

西村さん：かなりの案件数を無理やりExcelとスプレッドシートで管理をしていましたね。

飯澤さん：案件数に応じてExcelの数が増えていき、1ヶ月の内で何時間費やしているのかわからないくらい収益性シートを開き続けてる状況で、生産効率が非常に悪いことが悩みでした。

西村さん：結局トータルで見たときに実際にどのくらいの利益が出るかわからないので、蓋を開けてみると意外に利益率が低いということもよくありました。

——非効率性のほかにも問題はありましたか？

飯澤さん：我々のような小さな会社は、社内の一体感や横の連携が重要になってきます。でも収益性は案件ごとに管理しているので、上長以外は担当案件の数字を見ないという事象が起きていました。その結果、横同士の連携や収益性の把握が難しくなっていった状況です。

収益やコストが可視化されるメリット

——プロカンを主にどういう目的で使っているかお伺いしたいです。

飯澤さん：売上と販管費の管理ですね。入力するようになってから、より収益が見やすくなり、案件も管理しやすくなったと思います。

——以前は通年の売上把握が難しかったということでしょうか？

飯澤さん：Excelやスプレッドシートだと月ごとの売上サマリは見えても、クライアントごとや案件ごとには把握しづらかったんですよね。それがプロカンで解決できるので非常に助かっています。

——ー可視化できたことでどんな効果がありましたか？

飯澤さん：社内でどれぐらいの人数を案件にアサインするか、必要以上に外部に発注している仕事はないか、というのが見えるようになりました。

導入の決め手はレスポンスの速さとジョブの管理のしやすさ

——プロカンに初めて興味を持ったきっかけを教えてください。

飯澤さん：もともとマネーフォワードを使って収益性を見ていたのですが、会社の規模が大きくなったことと販管費が細分化されてきたことで運用が難しくなり、プロカンに行き着きました。

——何社かのツールを比較検討されましたか？

飯澤さん：Webや知り合い経由でリサーチして、かなりの数の会社と打ち合わせをしました。どのサービスもどこかに特化しすぎているため、機能のバランスがよく痛みや痒みがないツールを探しており、そんな中でプロカンに出会ったという経緯です。

——導入の決め手になった点は何でしたか？

飯澤さん：価格がお手頃というのもありますが、サポートの方のレスポンスの速さに非常に心を打たれました。電話すればすぐ折り返していただけるのが、導入に至った1つの理由になりましたね。
また、ジョブの管理のしやすさもポイントでした。弊社では長期間継続する案件もあれば2ヶ月おきに依頼が来る案件もあり、そういう面でもプロカンはジョブが管理しやすいなと思いました。
社内発注の機能もそうですね。社内発注の費用や工数を可視化できるツールが他になかったので、これも決め手の1つでした。

請求書発行にかかる時間を50%以上削減

——実際Excelの時代と比べて便利になったことはありますか？

飯澤さん：請求書作業は圧倒的に楽になりました。事務との連携がしやすくなり、請求書を出し忘れる心配がなくなりましたし。

——実際にどのくらいの工数削減に繋がっていますか？

飯澤さん：以前は月末の3日ぐらい前から請求書の準備をしていました。案件を取りまとめたり他部署に声をかけたりで3日ほどかかるわけです。今ではプロカンのおかげで請求書作業が1日もかからないで終わっています。毎月2〜3営業日の削減ができているってことですね。

——以前と比べると精神的なストレスも減ったのではないでしょうか。

飯澤さん：月末月初に安心して出張に行けるのは劇的な変化ですね。お客様に月末に呼ばれても不安がなくなりました。

西村さん：今はジョブ一覧で管理しているので、請求書を作成する立場としても請求書の発送確認漏れなどの心配はなくなりましたね。

プロカンはこんな企業におすすめ

——プロカンをおすすめするとしたらどんな企業さんがおすすめしたいですか？

飯澤さん：まず我々のようにフリーランスや外注先を多く使われる企業や、営業の経費が多い企業ですかね。全社でなくとも営業部だけを管理するツールとしても役に立つのではないかと思います。

西村さん：世の中に出回っているジョブ管理ツールの中には、やたらおしゃれだけど実際に操作すると手間がかかったり機能が足りなかったりするものが多いんですよね。プロカンのような、少し無骨だけどUI・UXのバランスがいいツールを探してる方にはおすすめしたいですね。