株式会社インテンション

PR・キャスティングなどの案件管理の抜け漏れを脱Excelで大幅改善

株式会社インテンション

経理部 市村さん ※インテンション社が運営するコワーキングスペース「Kimchi, Durian, Cardamom,,,(キムチ、ドリアン、カルダモン、、、)」にて撮影

株式会社インテンションは、PR・キャスティング・人材紹介・フードビジネスなどを展開しています。受託案件の収支管理、外注先への支払い管理を効率化するためにプロカンを導入。
導入前の課題と導入後の効果などについて、経理担当の市村さんにお話をうかがいました。

企業名:
株式会社インテンション
事業内容:
PR・キャスティング・人材紹介・フードビジネス
利用アカウント数:
3

導入前の課題

・案件の収支管理ができていないことで、利益の見通しが立てにくかった
・原価請求書の管理が煩雑であった ・経営数値の社内共有ができていなかった

導入後の効果

・収支管理ができるようになり、投資がしやすくなった
・請求管理にかかる労力や時間の削減
・経営数値の報告レポートにかかるリソースの削減

——まず御社の事業内容について教えていただけますか?

大きく分けて3つあります。1つ目は広告代理店やPRと言われる代理店事業です。2つ目はマーケティングに関する人材紹介の事業、3つ目がフードビジネスのコンサル業です。最近では新大久保でシェアダイニングとコワーキングスペース「Kimchi, Durian, Cardamom,,,(キムチ、ドリアン、カルダモン、、、)」の運営も行っています。

——現在の社員数と役割を教えてください。

現在、社員は5名、業務委託が3名です。基本的に営業は代表が行っています。案件獲得した後の工程は全社員で担当しており、常時10件ほどのプロジェクトが稼働しています。

原価の月締めができない、請求管理が煩雑

——プロカンを導入される前、プロジェクト収支管理はどのようにされていたのでしょうか?

基本的には売上、粗利、費用をExcelかスプレッドシートで管理していました。人件費などは最終的に締めてみないと分からず、記入漏れも含めて思ったよりも粗利が増減することは常々起きていました。

——毎月末で締めたときに予実のズレが大きいということでしょうか?

プロジェクトが月を跨ぐケースもあり、そもそも月次で正確に締められないんですよね…。その結果、原価のズレが大きくなり、どこで締めようかなというのが悩みでした。代表からも、思ったよりも粗利が出て「もっと投資ができたな」といったことなどを聞いていたので、そういった意味でも締め日が定まらないのは課題だと思っています。

——原価の費用がズレる要因はどのような点にあったのでしょうか?

例えばインフルエンサーを活用したプロモーションの案件で、50人にSNS投稿してもらうと、インフルエンサー個人への支払いは50件もあり、Excelとメールによる管理だと抜け漏れが出てきます。
また、CM制作の案件の場合は、制作会社、タレントさん、ヘアメイクさんから「請求書が送られてきたかな?」「この請求書は支払いを済ませたかな?」と確認が毎回発生し、管理が煩雑になっている状況でした。

プロカンは使いやすさと見やすさが魅力

——実際に導入の決め手になった点は何だったのでしょうか?

必要最小限の機能があって、「使いやすい」「見やすい」ところがよかったですね。他社製品のセミナーも聞きましたけど、たしかに他社ツールも高機能だと思うんですけど、弊社のようにまず脱Excelを考えている会社にとってはプロカンで十分なんじゃないかなと思います。初期費用がリーズナブルな点も導入しやすかったです。

——「使いやすい」「見やすい」というのは具体的にどのような部分でしょうか?

まず、入力がシンプルな点。プロジェクトごとに収支が見れるので、表示がわかりやすいです。出力も楽ですね。ボタン1つでExcelファイルが出力できるし、行や列のズレもないので。あとは分からないことがあっても、カスタマーサポートに連絡すればすぐに答えてくれるのも有難いです。

——主にプロカンのどの機能を使ってらっしゃいますか?

受注して案件化したタイミングで、プロジェクトを作り始めます。想定売上の管理と、外注先への支払い管理を行っています。外注先は法人と個人に分けられるので税理士への資料提出も楽になりました。

——社内の経営数字のレポーティングにも使っていらっしゃるとお聞きしました。

期間を選択してボタン1つでExcelをエクスポートでき、社内共有が楽になったと思います。今まではExcelの数字をソートや加工をする必要があったのが、案件ベースで細かく出るようになりましたね。

案件ベースで収支がわかるようになり、月次決算の意識も生まれた

——実際に導入後に感じたメリットはどのあたりでしょうか?

クラウドへの入力作業は最初は大変ですけど、慣れてくるとExcelやスプレッドシートの手間とそんなに変わらないと思います。管理や見やすさの部分で言えば、数式や表示がズレたりしない分、プロカンのほうがやりやすいですね。
あとは、テレワークや外出時にかつてはメールにExcelファイルを添付してやり取りしていましたが、そういうコミュニケーションが無くなりましたね。

——収支管理のしやすさの観点ではいかがでしょうか?

案件を一覧で見たときに「この案件でどれぐらいの利益が出ているのか?」がわかるようになりました。かつては支払い先が個人の場合に源泉徴収が抜けてしまうこともあったんですが、その管理もしやすくなったと思います。

——導入してみて意識の変化はありましたか?

Excel管理だと月次で会計を締める必要がないじゃないですか。プロカンを利用するようになって月次や四半期で「締める」という意識ができたと思うんですよね。

プロカンはこんな企業におすすめ

——プロカンをどんな企業におすすめしたいですか?

現在、Excelやスプレッドシートでプロジェクト管理している企業さんで、これから人を増やす、精緻な数値管理をしていくとなったときに、プロカンのようなシステムがあった方がいいかなと思いますね。社員数が5名以上になってきたときには入れた方が全体の管理はしやすいんじゃないかと思います。
あとは、いまだに紙やFAXで請求書をやりとりしている会社でしょうか。請求書をもらった/もらってない、支払った/支払ってないという認識齟齬も少なくなるかなと。ベンチャー企業では特に、まだまだ費用管理やプロジェクト管理の重要性が認識されていないと思います。プロカンのように月額5,000円くらいから始められるシステムだと導入しやすいと思いますね。

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