【徹底比較】工数計算はクラウドツールとエクセルどっちがいい?

「工数計算」において、クラウドベースの工数計算ツールと従来のエクセル、どちらが最適なのか。この選択は、多くのプロジェクトマネージャーや事業者にとって重要な課題です。
工数計算はプロジェクトの効率性や利益に大きな影響を与える要素でもあり、ツールの選択はその正確性や効果に大いに関係してきます。
そこで、この記事では工数計算に使用する単位の意味や計算方法を紹介しつつ、作業手順や注意点などもふまえて、工数計算に関する理解を深めながら、クラウドベースの工数計算ツールとエクセルとを徹底的に比較します。どちらが自社のプロジェクトやビジネスに適しているか、検証していきましょう。

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工数計算とは

ビジネスや事業において頻繁に使われる言葉「工数計算」は、プロジェクトの作業量や必要な人員、期間を見積もるために行う計算のことを意味します。

各作業ごとに工数計算を適用することで、どの業務を誰がどれだけの時間を費やしているかを詳細に把握でき、過剰な人的リソースの浪費を防ぐのに役立ちます。同時に、予想よりも進行に時間がかかっていない場合、つまり「人手不足」である場合も早期に検出できるので。あらゆるトラブルを予防できるでしょう。工数計算によって、制限されたリソースをより効果的に活用できるため、個々のチームメンバーの生産性が向上し、プロジェクト全体の利益を最大化できるのです。

事業・プロジェクトにおける工数計算の重要性

事業・プロジェクトにおいて工数計算を適切に行うことで、見積もりの精度が向上します。初めてプロジェクトを実施する場合、各作業にどれくらいの時間と人員が必要かについて、おおよその予測は可能でも、実績と予測には大きな差が生じることがよくあります。プロジェクトごとに工数計算を適切に行い、PDCAサイクルを遵守することで、似たような業務に対する工数算出が容易になり、見積もりの精度向上が期待できるのです。したがって、納期遅延の削減や成果物の品質向上に寄与し、クライアントからの信頼を築きやすくなるでしょう。また、必要なコストを客観的に把握できるため、予算申請の承認も容易になります。

さらに、工数計算を通じてスケジュールやコスト感を明確にし、実行段階で計画と実績を比較することで、進捗状況を効果的に測定できます。もし計画よりも遅れている場合、人員の追加や作業の再分配などで納期遅延などの最終的なリスクを軽減できるということです。工数計算は、全体の生産性を維持しつつ、プロジェクトの成功確率を向上させることができるので、プロジェクト遂行の上で非常に重要な工程と言えるでしょう。

プロジェクト憲章や、プロジェクトスコープ、作業計画との違いは?

プロジェクト憲章は、プロジェクト計画の前提となる、実質的なプロジェクトのビジョンや計画書のことです。プロジェクト憲章には、「なぜプロジェクトを実行するのか」「何をプロジェクトで達成しようとしているのか」「誰がプロジェクトを主導し実行するのか」の要素が含まれています。プロジェクト憲章に明確に記載され、ステークホルダーによる合意を得て初めて、プロジェクトを開始することができます。

プロジェクト計画と作業計画は、名前こそ異なりますが、実際の内容はほぼ同じ。どちらもプロジェクトの遂行に必要なステップやタスクが明示されています。名称は組織やチームによって異なることがありますが、その本質は一致しています。

プロジェクトスコープはプロジェクト計画の中で、「誰が、何を、どこまで達成するか」といったプロジェクトの「範囲」を定義します。プロジェクトスコープはプロジェクト計画の初期段階で策定され、その後のステップやタスクの基盤となります。特に規模の大きいプロジェクトでは「スコープ定義書」などを別途作成し、より詳細な定義を行うこともあるのです。

そもそも「工数」とは

そもそも工数とは、プロジェクトを完了するまでに必要となる「人数」と「時間」を表す指標のことを指します。プロジェクトを完遂させるまでに必要な作業時間と、言い換えることもできるでしょう。ビジネス業界では、プロジェクトにおける作業量を示す指標として用いられています。「何人でどのくらいの期間がかかったか」という単位で表現し、計算に活用するのです。

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工数計算の具体的な方法

工数計算において使用される単位があります。
まず、

「人時」は1時間でチームメンバーが処理できる作業量を表す単位です。
この単位は「Man hour(MH)」という形で一般的に使用され、個人のパフォーマンスを比較する際に便利です。

「人日」は1日でチームメンバーが処理できる作業量を示す単位で、一般的に「Man day(MD)」という形で表現され、作業に伴う休憩やミーティングなどの時間も考慮します。人日を計算する際には、1日の作業時間を明確に設定しなければなりません。

「人月」は「1ヶ月でチームメンバーが処理できる作業量」を示す単位です。通常、人月は「Man month(MM)」という形で表現され、フルタイムで働く場合、稼働日数を20日として計算されることが一般的です。

これらと似た言葉として、「人工」がありますが、これは河川工事や空港建設など、重機をもちいた道路工事で使われます。大がかりな工事が発注されたとき、その工事に対してどのくらいの人手が必要なのか、計算した値が人工です。

工数計算の際には、これらの単位を使用して計算します。

工数の計算方法

工数は、通常「工数 = 作業時間 × 作業人数」という式によって計算されます。たとえば、工数が30人月でプロジェクトの期間が5ヶ月である場合、必要な作業人数は6人となります。

しかし、プロジェクト完了の納期が2ヶ月である場合、必要なメンバー数を計算するためには「工数 ÷ 作業期間 = 作業人数」という式を使用します。この場合、必要なメンバー数は15人という結果になります。

また、プロジェクト完了後に実際の工数を計測したい場合も、基本的な計算式を利用するので、各月の工数を計算し、それらの合計を取ると実際の工数を把握できます。

工数計算の注意点

工数計算は、プロジェクト全体および会社全体のコストおよび利益の管理に大きなズレをもたらす可能性があります。その結果、納期遅延やリソースの不足などの問題が発生し、無駄なコストがかさむことにつながるかもしれません。このため、工数計算を行う際にはいくつかの注意点があります。

まず、工数計算の正確性を確保するためには、プロジェクトに参加するメンバーの能力を適切に考慮しなければなりません。異なるメンバーは異なるスキルや作業スピードを持っており、それを無視して工数を設定することは避けるべきです。過去のプロジェクトデータを活用し、メンバーの能力を正確に評価しましょう。

2つ目の注意点として、メンバーに正確な作業進捗を日々報告してもらうのを欠かさないということが挙げられます。曖昧な報告は誤ったデータとなり、工数のずれを引き起こす可能性があります。報告を後回しにするメンバーがいる場合、作業量や時間の不透明性が生じる可能性があるため、日常的に正確な報告をしてもらいましょう。

そして、メンバーに作業報告を求める際には、その背後にある目的を明確に説明することが肝要です。単に「報告して下さい」という指示では、不正確な情報が提供される可能性が。プロジェクトの目的として、正確な工数データを収集し、プロジェクトをスムーズに進行させるために協力が必要であることをメンバーに説明しましょう。また、上司からのフィードバックも受け、問題の自覚や成果への動機付けを行うということが求められます。

STEP1 :プロジェクトに必要な工程を洗い出す

まずはプロジェクトに必要な工程を全て洗い出します。それぞれの工程を、さらに細かく要素に分けて、必要なタスクごとに洗い出していきます。
タスクを抜け漏れなく洗い出すフレームワークとしては、WBSやマインドマップ、ロジックツリーなどがあるので、適宜活用して下さい。

STEP2 :タスクごとにかかる時間を見積もる

次に、タスクごとに必要な時間を見積もっていきます。必要な時間は0.5時間単位で書くのがよいでしょう。30分未満で終わる作業も0.5時間と見積もっておけば、余裕を持ったスケジュールを組めます。タイトすぎるスケジュールにすると、トラブルが起きたときにスケジュール通りに進められなくなってしまうのでゆとりを持って組みましょう。

STEP3 :必要な人数や納期、原価などを見積もる

各タスクの必要時間を全て見積もることができたら、工程ごとに合算して全体の工数を出すことができます。前述した計算方法で、必要な人数と期間、原価を見積もっていきましょう。工程ごとに細かく工数を計算することで、必要な人員や期間、予算を正確に見積もることができるので、プロジェクトの成功は必要不可欠なのです。

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「徹底比較」工数計算はクラウドツールとエクセルどっちがいい

工数計算には独自の計算式をエクセルに反映して行う方法と、既成のクラウドツールを使う方法があります。この見出しでは、どちらの方法が効率的かをそれぞれのメリット、デメリットを提示しながら解説していきます。

エクセルで工数計算をする場合

エクセルで工数計算をする場合のメリットとして、一般的にも利用が普及しているので直感的な操作が可能で、比較的低コストで簡単に導入できる点が挙げられます。さらに、項目やフォーマットの柔軟なカスタマイズが可能であり、関数やリンク機能を活用してタスクを結びつけ、ファイルを統合管理できるというメリットもあります。

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一方で、エクセルは専門的なツールではないため、複雑なプロジェクト管理業務には機能的な制約が生じ、機能の不足や個人のスキルに頼る属人性がデメリットとして挙げられます。さらに大量のデータを扱う場合、ファイルが壊れるというリスクが生じることも多く、不便さを感じることがあります。

クラウドツールを利用して工数計算をする場合

クラウドツールを利用して工数計算をする場合は、どこからでもインターネット経由でアクセス可能で、オフィスでの作業から自宅での業務、カフェでのプロジェクト進捗チェックまで、インターネット接続が確保されている場所ならどこでもで利用できるのが大きなメリットです。また、専用のツールですから複雑なプロジェクトにも対応が可能です。

ただし、クラウド型ツールを使用する場合、月々の利用料金がかかることがあるため、長期的にコストがかかるというのがデメリット。適切なプランを選択し、コスト管理を適切に行う必要があります。

おすすめツール①プロカン

プロカン

プロカンは売上原価が変動するような案件管理を行う企業に特におすすめできるツールです。案件管理だけでなく収支管理までの業務領域をカバーするのが特徴です。新たなツールとして工数管理も行えるプロカン工数のサービスの展開も予定しています。

おすすめツール②AKASHI

スマホで閲覧もできるので、通信環境が整わない建設会社の現場事務所や屋外の作業所などでも利用可能なツール。元々は勤怠管理システムが主体ですが、工数管理ツールとしても活用できる、おすすめのツールです。
工数計算の利用は、プレミアムプラン(400円×人/月)に加入しましょう。

おすすめツール③Jooto

Jootoは、PR TIMESが提供しているツールです。ITリテラシーが低い場合や、簡単な操作で使えるツールが欲しい会社向けで、導入のハードルも低いです。4人までであれば、無料プランでも使用できて、基本的な機能は全て使えます。

おすすめツール④CrowdLog

CrowdLogは多機能ながらドラッグ&ドロップの直感的操作で利用でき、入力が簡単なのが特徴。有料のベーシックプラン、プレミアムプランには幅広いオプションがついているので便利です。料金については問い合わせが必要ですが、今なら1週間の無料トライアルもできるので活用してみて下さい。

ツールを利用するかどうかは業種やプロジェクト規模によって決めるべき

ビジネスやプロジェクトの成功は、工数計算にかかっていると言っても過言ではありません。
工数計算を正確に行うことは、プロジェクトの進行やリソースの効果的な利用、さらにはコストと利益の最適化に直結しています。工数計算には、エクセルで行う方法とクラウドツールで行う方法がありますが、どちらの方法を採用するかは、事業やプロジェクトのニーズに合わせた判断が重要。工数計算の考え方や必要な時間、リソースの利用状況などを考慮して、自社に合った最適な方法を選択しましょう。

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