【無料DL】エクセルで予実管理表を作成する方法！テンプレート10選紹介

経営活動の目標を達成するために、予算に対しての実績を比較・分析して管理する業務である予実管理。新たなソフトやツールを導入せず、エクセル(Excel)を使って予実管理をしたいと考える方も少なくありません。特にコストを抑えるためには、エクセルで使える予実管理のテンプレートを無料でダウンロードすると簡単に作成できるのでベストでしょう。

本記事では、予実管理表作成におすすめの無料テンプレートを10種類ピックアップしました。あわせて、予実管理をエクセルで行うメリットやエクセルで予実管理表を作成する手順、予実管理を成功させるコツについても解説します。自社に合った効率的な予実管理の方法を探している人は、ぜひ最後まで読んで参考にしてください。

予実管理表とは

予実管理表はなんのために行うのか。目的を見失ってしまうとシートを更新することばかりに意識が向いてしまい、本来の目的を見失いかねません。予実管理について詳しく知り、目的のために正しく予実管理表を作成しましょう。

予実管理とは予算と実績を管理すること

予実管理とはその漢字から読み取れるように予算と実績を管理することです。

予実管理を適切に行うことで、予算に対してどれくらい実績を上げているのかを確認することができ、達成度合いを見て目標達成に向けての修正を行えます。予算に対して実績が足りていないければどこかが足りなかったのか、なぜ足りなかったのかを分析し、軌道修正を図ります。

そのためにはどれほど乖離があるのかを含めて正確な数値を割り出し、特定した原因に対する正しい施策を講じる必要があります。予実管理によって正しい経営判断をし、経営戦略の策定へ役立てましょう。

予算管理との違い

予算管理と予実管理は言葉が似ており混同されがちです。同じ意味合いで使用されることもあるように大きな違いはありませんが、組織内で誤解が生じないようにそれぞれの言葉の意味を理解し、線引きを明確にしておくとよいでしょう。

予算管理とは企業が行う予算計画を指すことが多いです。その年度での収入・支出・資産の配分などを考慮し、目標設定を含めた計画を立案することを予算管理と呼びます。

予実管理は予算管理で決定した予算と実際に行った収入・支出（実績）と照らし合わせて差分の分析を行い、修正するための立案を行います。つまり予算管理は予実管理に含まれる業務の一つともいえます。

予実管理の方法

予実管理を行う方法としてはエクセルやGoogleスプレッドシートを使用したものと専用のツールを用いたものの大きく二通りがあります。それぞれの良さがあるのでまずは自社にあった方法を選択するようにしましょう。

エクセルやスプレッドシートを利用

個人事業主の方や小さな会社で予実管理を行っている方の場合、エクセルやGoogleスプレッドシートを使って予実管理を行うケースも少なくありません。

これらのツールはカスタマイズ性が高く、使い方に慣れてさえいれば操作も難しくありません。さらに別の業務で使用しているのであれば導入コストも掛からないため最適でしょう。

専用ツールを利用

規模の大きい企業ではBIツールやSFAのようにすでに導入されているツールや導入を検討しているツールに予実管理の機能が付随しているものを選ぶのが効率的でおすすめです。

予実管理は必要な項目の入力から計算、分析を行うため、企業の蓄積したデータの収集や分析を行うBIツールや営業活動に用いられるSFAのような営業支援システムとの連携も必要です。すでにこのようなツールを利用しているのであれば連携することでより早く、正確な予実管理が行なえます。

会社の規模が大きくなるほどツールで予実管理を行うメリットは大きく、日々の業務効率化を考えてツールを導入する企業も増えています。

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予実管理表はなんのために作成する？

定期的に予算と実績を把握して軌道修正を行うため

予実管理表は予算と実績の差を明確に、かつ定期的に認識するためには必要不可欠です。どの企業でも数字を常に把握し、軌道修正を行いますが、その過程に時間をかけていたら本末転倒です。予実管理表を作成し、必要な数値を入力するもしくは関数を使って引っ張ってくるだけで常に把握できるようにしておくことで予算管理が行なえます。

予算と実績の差分は表やグラフを用いることで視覚化し、差異が生じたときにすぐに原因を分析し、軌道修正が行える環境を整えておくことで迅速に対応が可能です。これこそが予実管理表を作成する大きな目的でしょう。

見やすい予実管理表を作成する理由

予実管理を行うにあたって正しい数値を把握することは重要です。正しい数値を把握するためには視認性も重要で、いかに見やすいかが求められます。

導入時であれば多少見づらかったとしても追々修正していくことも視野に入ります。しかし、その場しのぎで作成してしまうと不備があったり、別の担当への引き継ぎが困難であったりなどの弊害もあります。誰がみてもひと目で理解できる予実管理表を作成することで業務を効率化していくのがベストでしょう。

予実管理をエクセルで行うメリット・デメリット

予実管理表を作成するのはエクセル以外でも可能で、予実管理に特化した専用ツールやシステムの導入も可能です。それぞれのメリットとデメリットを理解し、自社に合った最適な手段を用いて予実管理を行いましょう。

予実管理をエクセルで行うメリット

メリットとしてあげられるのはやはり自由度の高さでしょう。エクセルはもともと表計算ソフトなので自分が入力した数値を自由に計算させることができます。使いこなすには後述するような関数を用いる必要がありますが、自社で必要な数値のみを入力し、自由な場所で計算結果を表示できるのはエクセルならではの強みでしょう。レポーティングとしてグラフを作る際にも自分が意図とした形で表現しやすいのも特徴です。

また、エクセルはすでに導入されている企業が多く、新たにコストを掛けずに既存のソフトとして利用が可能。新たに勉強したり使い方を学ぶ必要性も専門ツールに比べて少ないため、導入コストの観点で優れます。

予実管理をエクセルで行うデメリット

エクセルを利用した予実管理表のデメリットは大きく分けて3点。まずは会社や組織の規模に左右される点です。小さな会社であれば項目も少なく、エクセルでも十分管理は可能ですが、大企業の場合は話は別です。事業が多岐に渡ることでシートの項目は複雑化し、かえって見にくくなってしまうおそれがあります。シート上での作業が複雑になれば見にくいだけでなく蓄積するデータ量によって重くなり、業務に支障をきたす可能性も否定できません。

さらに、複雑化した予実管理表ではどこにどの数値を入れればよいのかわかりづらいだけでなく、新事業立ち上げに伴って行や列を追加するなどのカスタマイズを行うことで数式にズレが出るなど予期せぬエラーも起きます。都度、シートの共有や修正をするのは手間がかかり、むしろ時間がかかるなど業務時間の圧迫に繋がる可能性もあります。

専門ツールの利用もおすすめ

弊社が提供するプロカンは案件やプロジェクトごとの収支管理に特化したクラウド型基幹業務システムです。予実管理や経理業務に必要かつ煩雑な収支管理も容易に行えます。

経理担当者が見やすく、使いやすいUI設計のため、はじめて予実管理システムを操作する人でも扱いやすいのが特徴。プロジェクトごとの売上や原価、経費などのデータの集約もでき、月次での収支の明確化も可能です。数カ月先の売上や利益も正確に予測できるので、プロジェクトの修正や必要な業務の選択なども適切に行えます。

まずは下記から資料のダウンロードやデモンストレーションの依頼を行ってみてください。下記から遷移できるトップページでは導入した企業様の事例や声も掲載していますので参考にしてください。

予実管理表に必要な項目

予実管理表を作成するにあたって必須の項目をいくつかピックアップしました。ここで紹介する以外でも自社に必要なものがあればカスタマイズを行いましょう。

売上高

売上高とはある期間内において得た収入の総額を指しています。製品やサービスによって得られる収入全体であるため、部門ごとに算出し、会社全体の総収入を確認できるようにしておくとことで、予算と実績との差分を明確にすることができます。

売上原価

売上原価とは商品やサービスを提供する過程で発生した費用のなかで売上に直接関与する部分です。商品の仕入れコストや原材料費、製造に関わる人件費、外注費などが含まれており、粗利の計算や利益率を最適化する際に使用されます。

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人件費

人件費は給与手当・福利厚生費・旅費交通費など、人材にかかるコストすべてを指します。

外注費

外注費は業務を外部に委託した際に発生するコストです。業務の中には内製で行うよりも外部の労働力を使用することで安く、早く完成させられるケースもあります。

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売上総利益

売上総利益とは売上高から売上原価を引くことで求められます。期間内に企業がどれほど利益を上げたのかを示すための指標で、エクセルを使用する場合には上の2つの数値を入力するだけで計算されるように数式を入れておくとよいでしょう。

営業利益

営業利益は売上総利益から販管費などの経費を差し引いたもので、その企業が本業で稼いだ利益をあらわしています。売上高から仕入れ値や人件費、光熱費、広告費のような費用を引くことでどの程度利益が出ているかを計算でき、企業の経営成績を表す損益計算書にも記されます。

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経費

経費とは事業を営む上で発生する一般的な出費で、通信費や水道光熱費、消耗品費、租税公課などが該当します。

エクセルを利用した予実管理表の作成手順

本項ではエクセルを利用して予実管理表を作成する手順を紹介します。大まかに下記の流れに沿ってシートを作成していきます。

必要な項目を選定、入力する

エクセルを利用して予実管理表を作成する際は、まず入力すべき項目を洗い出し、それぞれを縦軸に入れていきます。上で紹介した項目を参考に、自社の予実管理表で必要な項目を細分化してシートへ入力してください。

0の状態から必要な項目を準備・選定するのは手間がかかるため、後述するテンプレートをもとにして自社の予実管理に必要な項目を追加、削除していく方法もおすすめです。

実際の数値を入力する

予実管理表の項目を用意したら、実際に数値を入力してみましょう。入力する数値は予算の基準になります。直近のデータを使ったほうが予実管理の精度は高くなるので、スムーズに入力できる管理体制にするのがおすすめです。

すべての数値を手動で入力するとミスや漏れが発生しやすくなります。売上総利益のようにシート内の数値で計算できるものは数式を入力して自動計算を活用すると、ヒューマンエラーを防げます。

数式を入力する

前述した通り、ミスや漏れを防ぐため、自動計算ができる項目は数式を入れて自動計算をしましょう。エクセルは表計算ソフトのためセル同士の単純な計算はもちろん、条件に合ったセルのみの足し算のように複雑な計算も関数を用いることで自動計算ができます。

予実管理表を作成する際によく使用される関数に関しては下の項で詳細を説明していますので参考にしてください。

レポートを作成する

予実管理表は作成して完了ではなく、数値の分析に役立ててこそ意味があります。シートを実際に運用をしながら分析を行う必要があります。

適切な予算設定を行い、予実管理表を見て自社の課題をうまく抽出。過去の実績や見込み額、競合他社の実績を基に売上・売上原価・販管費・営業外損益の予算を考えます。予実管理は課題を見つけ出すのが目的ではないので、経営目標を達成するためにも分析に基づいた対策の実行まで必ず行うようにしましょう。

また、定期的に予実管理表の方法を見直すことも求められます。「計画（Plan）」「実行（Do）」「測定・評価（Check）」「対策・改善（Action）」を繰り返すPDCAサイクルや、「観察（Observe）」「状況判断（Orient）」「意思決定（Decide）」「実行（Act）」の4ステップで行うOODAループなどのフレームワークを活用して、予実管理を改善するのも重要です。

レポーティング

予実管理表はあくまで数字の羅列です。どこを見るべきなのか、細かな数値の推移はどうなのかを視覚的に判断するにはやや厳しいものがあります。そこで重要となるのがレポーティング。グラフや散布図、ピボットテーブルを用いてカンファレンスや経営会議、資金調達に利用するようにしましょう。

特にグラフを活用する際には数値の変化を表現しやすい折れ線グラフ、割合の表現に最適な円グラフのように目的に合わせた正しいグラフを選び、色やラベルを用いて見やすいデザインで作成するようにしましょう。

エクセルの予実管理表でよく使用する関数

本項ではエクセルで予実管理表を作成する際に良く使用される関数を紹介します。予実管理表だけでなく幅広く使用できるものなのでこの機会に覚えておくと便利です。

基本的な関数

ここで紹介するのはシンプルな表計算用の関数です。合計や平均を求めるもの、条件式に沿ったもの、データの引用といったような操作を関数を用いることによって自動化できます。自動化を行うことで無駄な時間をかけないだけでなく、ヒューマンエラーをなくすこともできます。

応用した関数

ここでは上記で説明した関数の応用バージョンを解説します。関数を複数組み合わせる方法や似た意味の関数を用いることでより詳細な計算を行えます。

予実管理表作成におすすめの無料テンプレート10選

エクセルで使える予実管理表の無料テンプレートやフォーマットは、さまざまな企業が作成しています。本記事では、おすすめの無料テンプレートを10種類ピックアップしました。それぞれ特徴や魅力が異なるので、自社に合うものを比較・検討してください。

なお、予実管理は予算管理と同様、経営管理のひとつに該当します。大きな違いはないので、予実管理表として使える予算管理表もあわせて紹介します。

1．マイクロソフトのテンプレート

エクセルの開発・販売元であるマイクロソフトから、予実管理表のテンプレートが無料で公開されています。マイクロソフトから直接ダウンロードできるので、信頼性が高いのが嬉しいポイントです。個人用から法人向けのテンプレートまであるので、企業規模に合わせて最適なタイプを選べます。全体的に色や表記もパッと見てわかりやすいことから、データを確認しやすいでしょう。

シンプルな構成なので、カスタマイズしやすい点が魅力です。保護されているセルがなく、表や文字の色から項目の追加まで、柔軟に編集できます。

特に「経費予算」は、経費をカテゴリ別に分類できて整理しやすい特徴があるテンプレートです。合計額や差額の計算式も、すでに入力されています。「毎月の企業の収支」というテンプレートは、計算式だけでなくグラフもすでに設定されています。比較しやすいようにシートが作られているので、ダウンロードしたらすぐに使えるでしょう。

※マイクロソフトのテンプレートをダウンロード

2．テンプレートBANKのテンプレート

次に紹介するテンプレートBANKでは、ビジネスで使えるさまざまな素材やテンプレートを提供しています。他とは異なるテンプレートBANKの魅力は、種類の豊富さです。月別予算達成率グラフがついているものや、年間予算達成率グラフがついているテンプレートがあります。さらに、期の始めが1月・4月・10月の3種類から選べるので、該当する場合は編集する手間が少なくなるでしょう。

いずれの種類も月別に予算達成状況を確認でき、さらにグラフがついているため、分析しやすいのが魅力です。

なお、利用する際は、テンプレートBANKへの新規会員登録が必要になります。有料テンプレート以外は無料で利用できるため、ぜひ会員登録してみてください。

※テンプレートBANK

3．経理プラスのテンプレート

株式会社ラクスが運営する経理プラスでも、予実管理表のテンプレートを無料で提供しています。一般的な予実管理表をバージョンアップする目的で作られているため、管理項目が非常に細かく設定されているのが魅力です。売上高・原価・粗利益・販管費と分かれており、販管費も役員報酬・給与手当・決済手数料・アフィリエイト広告費・ソフトウエア償却費・地代家賃などで構成されているので、詳細なデータで管理できます。

既存の予実管理表がシンプルすぎて使いづらい人や、項目が少なくて困っている人は、経理プラスのテンプレートが使いやすいでしょう。作り方や使い方の解説はないことから、初心者の人よりもすでに予実管理を理解できている人におすすめです。

※経理プラスのテンプレート

4．みんエクのテンプレート

株式会社イー・トラックス運営のみんエクとは、アンケートに答えればさまざまなエクセルのテンプレートをダウンロードできる、会員登録不要のサイトです。みんエクの無料テンプレートは、シンプルで使いやすい特徴があります。グラフなどはありませんが、月ごとの経常損益・特別損益を管理できる設定です。基本的な必要項目は常に入力されているので、自社独自の項目を追記するだけでそのまま使えます。

なお、みんエクのテンプレートは4月始まりの1種類のみです。印刷する際は、印刷範囲を指定して使用する必要があります。

シンプルなデザインでありながら、細かい項目があって使いやすい予実管理表を求めている人はぜひダウンロードしてみてください。

※みんエクのテンプレート

5．bizocean書式テンプレのテンプレート

国内最大級のテンプレート数を誇るbizocean書式テンプレは、21種類の無料テンプレートから自社に合ったものを選べます。無料テンプレートは、目標と売上金額のみのシンプルなものから、当月達成率や累積達成率を算出できるものまでさまざまです。汎用性の高いテンプレートだけでなく、以下の業界に特化した予実管理表もあります。

・建設業
・製造業
・物流業
・不動産業
・飲食店
・美容・エステ
・小売業

業界ならではの管理項目がある企業は、bizocean書式テンプレが使いやすいでしょう。使い方もテンプレート内に説明があるので、初心者の人にもおすすめです。ダウンロード時点でマクロが設定されていることから、業効率の改善も容易でしょう。

ダウンロードするには会員登録が必要なので、気になる人はぜひチェックしてみてください。

※bizocean書式テンプレのテンプレート

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6．マーキャリMediaテンプレート

マーキャリMediaは、株式会社エムエム総研が運営するサイトで、予実管理表を1種類提供しています。シンプルなデザインなので、導入しやすいのが大きな特徴です。月次項目に予算と実績を入力すれば、年度全体の予算をチェックできます。予算の項目が2つあるため、事業全体の予実管理でも使いやすいでしょう。

なお、全体予算の予実管理表は1種類のみですが、マーケティング用・イベント用の予実管理表も1つずつあります。

気になる人は、無料会員登録をしてダウンロードしてみてください。

※全体予算管理シート

※マーケティング予算管理シート

7．登録不要のフリーテンプレートのテンプレート

登録不要のフリーテンプレートは名前の通り、会員登録をせずに無料でテンプレートをダウンロードできるサイトです。セキュリティ対策ソフト動作環境下で作成されているので、作成元不明でも安心して利用できるでしょう。登録不要のフリーテンプレートには、3ヶ月表示の予実管理表と、前年比データを追加した2ヶ月表示の2種類が用意されています。1ヶ月分の列をコピーして枠を増やせば、年間表示も可能です。

予算・実績・前年比などが一覧になっており、一目で経営状況を確認できます。関数と計算式が入力されているため、データを入力するだけで集計し、自動で算出してくれるのも魅力です。項目も、売上高・売上原価・売上総利益・販売費・営業利益といった一般的なものから、会議費・通信費・図書費などの細かい部分まで用意されています。

※登録不要のフリーテンプレート

8．フリーテンプレートのテンプレート

フリーテンプレートは、会員登録なしでダウンロードできるサイトです。予実管理表のテンプレートは、非常にシンプルな設計のものが1種類あります。売上予算・売上高・達成率・売上原価・売上総利益の項目があるだけで、詳細な管理項目はありません。達成率と売上総利益のみ計算式が記載されていますが、他の式や関数も未入力です。

そのため初心者には向いていませんが、自社に適した形で柔軟にカスタマイズしたい人におすすめです。できる限りシンプルなテンプレートを探している場合、ぜひダウンロードしてみてください。

※フリーテンプレート

9．株式会社才流（サイル）のテンプレート

株式会社才流（サイル）は、BtoBマーケティング・インサイドセールス・法人営業・新規事業などを支援している企業です。営業の予実管理を効率化するテンプレートを無料で提供しており、会員登録不要でダウンロードできます。

株式会社才流（サイル）のテンプレートは、商談途中の案件を「受注で見込める金額・受注の時期・受注の確度」の3種類に分類できるので、全体目標に対する予算や実績を定量的にチェックできるのが魅力です。使用すると、営業の進捗管理が楽になったり、高い精度で売上予測をできたりするメリットがあります。失敗の原因や傾向も明確化できるため、将来的な売上・満足度の向上にも繋げられるでしょう。

効果的な使い方も解説されていることから、初心者の人でも使いやすいといえます。営業の予実管理に特化しているものを探している人は、ぜひダウンロードしてみてください。

※株式会社才流（サイル）のテンプレート

10．経営ノウハウの泉のテンプレート

オフィス家具メーカーのコクヨがが運営する、中小企業向けの情報サイトである経営ノウハウの泉でも、予実管理表の無料テンプレートを提供しています。大手企業が作成しているテンプレートなので、安心して使えるでしょう。

当月発生したデータと予算だけでなく、前年度同月との差額もチェックできるのが魅力です。管理項目の設定は多くありませんが、シンプルな設計なのでカスタマイズで追加しやすくなっています。すでに数式は入力されているので、管理項目を追加したらすぐに使えるでしょう。

メールアドレスを登録すると、ダウンロード用URLを受け取れます。シンプルなテンプレートを使いたい人や前年度との比較も一目でわかるようにしたい人は、ぜひ登録してみてください。

※予実管理表テンプレート

【まとめ】予実管理表を作成して経営目標達成に歩を進めましょう

エクセルで予実管理をすると、導入コストや従業員への教育コストを抑えられたり、柔軟にカスタマイズできたりするメリットがあります。さらに必要な項目と関数・計算式を入力すれば、自力でも作成が可能です。

現在はさまざまな企業が無料テンプレートを公開しているので、自社にとって使いやすいものを選ぶとスムーズに予実管理表を導入できます。カスタマイズをしたい企業はシンプルなテンプレート、詳細に分析したい企業は管理項目が細かく設定されているもの、すぐに使いたい企業は計算式や関数が入力されたものを選ぶとよいでしょう。ただし、会社の規模や業種によっては、エクセルでは手間がかかるので、予実管理システムの導入も検討するのがおすすめです。

テンプレートをダウンロートしてからも、本記事を参考に適切な予算設定や定期的な改善を重ねて、予実管理をこなしてみてください。