外注費 勘定科目

外注費の勘定科目とは?給与との違いや仕訳、税務調査の注意点を解説

企業の経理担当者や事業者の方にとって、外注費の適切な計上と仕訳の知識は必須で、自社だけでなく社外にも影響を及ぼします。働き方も多様化し、近年は外部への業務委託契約や請負契約を含む外注が増加していますが、その中で外注費の計上ミスは国税庁による税務調査のリスクを高める可能性があります。

この記事では、外注費の勘定科目と仕訳に焦点を当て、税務調査に備えるためのポイントを詳しく説明します。さらに勘定科目を分類する際の注意点や、覚えておきたい勘定科目や仕訳のルールに関しても、解説していきます。税務申告の正確性は、企業の信頼性に大きな影響を与えます。外注費と給与、販売促進費などとの微妙な違いについての知識を深めて、税務調査対策のためにも適切な計上を行いましょう。

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外注費とは?

外注費とは社外の企業や個人事業主に業務を委託する際に発生する費用を指します。外注費は本記事で解説する勘定科目では主に外注工賃や業務委託費として仕訳されます。

外注費と給与の違い

外注費は社外の個人や法人に業務を依頼する際に発生しますが、給与は社内の従業員やアルバイトに業務を依頼する際に発生します。より法律的な解釈で説明をすると雇用契約であれば給与、請負契約であれば外注費に該当します。

外注費と支払手数料の違い

同じく社外に業務を依頼する場合でもその業務がより高い専門性を求められる弁護士や司法書士といったケースでは支払手数料として計上します。

外注費と販売促進費の違い

販売促進を目的としたグッズやノベルティの製作やその配布を外部に委託するような場合、外注をしているため外注費として計上すると考える人もいますが、こちらは販売促進費(販促費)にあたります。外部に業務を委託しているものの、目的が宣伝のため販売促進費として計上するのが正しいです。

勘定科目とは?

「勘定科目」とは、経済取引における資金の動きに関する情報を整理し、その取引がなぜ行われたのかやその資金がどのように使われたのかを明示するためのカテゴリーまたは見出し、会計処理のことです。
貸借対照表や損益計算書などの財務諸表を作成する際には、勘定科目を介して取引データを仕訳し、収支や資産・負債の変動を記録していきます。勘定科目は企業の独自の財務システムに組み込むためのキーツールと言えるでしょう。

勘定科目は大きく5つに分類が可能

勘定科目はそれぞれの意味合いから主に以下の5つに分けることができます。

勘定科目
  • 資産
  • 負債
  • 純資産
  • 収益
  • 費用

資産

資産に分類される勘定科目の中でも、特に代表的なものには現金、預金や売掛金、土地や建物が挙げられ、これらの項目は企業活動において頻繁に利用される科目でもあります。

資産は、実質的に企業が保有している財産と見なすことができる一方、中には実体がないもしくは換金価値が低いものも存在し、たとえば開業費などがそれに当たります。これらは企業の成長や運営に必要な支出であるため、資産として記録されるものの、物理的な資産とは異なるため注意が必要です。上に挙げたもの以外でも株式や小切手といった有価証券も含まれます。

負債

勘定科目の中にはマイナスの意味を持つものも存在し、負債の項目には一般的に、支払い義務が発生する科目や将来における高い費用や損失の発生が予想される際に設けられる引当金などが含まれます。支払い義務がある科目とは、買掛金、借入金、社債などの勘定科目を指します。

引当金は、将来に発生する可能性が高い費用や損失に対処するために設けられる資金の一形態です。引当金は、当期の負担を考慮し、必要な金額を予め確保することで、将来のリスクに備えます。主な引当金の種類には、退職金の支払いに備える退職給付引当金、予定された賞与の支払いに備える賞与引当金、回収不能な売掛債権に対処するための貸倒引当金などがあります。

純資産

貸借対照表の中で、純資産の部分は通常「株主資本」「評価・換算差額等」「新株予約権」に分けられます。(連結決算の場合には「非支配株主持分」も含みます)その中でも最も大きな部分を占めるのが「株主資本」です。 株主資本は、株主からの出資額と、事業活動によって得られた利益から、企業が保有する自己株式の価値を差し引いた金額を意味します。

ただし、企業から株主への配当が支払われた場合、その配当分は純資産に含まれません。 純資産の中で株主資本が占める位置は非常に重要で、これが企業の実質的な価値を示す一因となります。企業の成長と収益力が向上すれば、株主資本は増加し、その逆に不振の場合は減少する可能性があります。企業の財務諸表において、純資産を明確に把握することは経営者、株主、投資家、そして監査機関などさまざまなステークホルダーにとって必要不可欠な情報となります。

収益

企業が一会計期間で得た収入のことを、収益と言います。収益は損益計算書において、異なるカテゴリーに分類されて表示されていて、本業で得た収入を「売上高」預金の利息など本業以外で得た収益を「営業外収益」通常の営業活動では発生することがまれな収益を「特別利益」とします。

その中でも収益のおおよそを占めるのが売上であり、損益計算書の表示科目は「売上高」となり、すべての売上の総額となります。ただし、複数の事業を行っている場合は事業ごとに売上を複数の勘定科目に割り振られる場合もありますので押さえておきましょう。

費用

費用は、損益計算書において主に「売上原価」「販売費及び一般管理費」「営業外費用」「特別損失」に分類されます。 売上原価は、企業が商品を販売する際にかかる原材料、製品の製造費、労務費など、売上に対応する原価を指します。

特に商品売買において、一般的な会計処理には三分法が採用されており、仕入れ時には「仕入」勘定を使用します。その後、決算整理仕訳において、期首商品残高を仕入高に加算し、期末商品残高を差し引いた額が売上原価として計上されています。 外部報告用の損益計算書では、「販売費及び一般管理費」としてまとめられることが一般的です。

このカテゴリーには、給与や賃貸料、広告宣伝費、水道光熱費などさまざまな費用が含まれます。企業は費用の種類ごとに個別の勘定科目を設け、各費用を適切に追跡し、管理します。このような明細帳や帳簿を用いて、費用がどのように発生し、使われているかを透明化し、経営判断のための情報を提供するのです。

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仕訳とは?

仕訳は、会社や個人事業主などの経済取引における詳細な情報を記録するプロセスであり、通常は確定申告書類や財務諸表(貸借対照表や損益計算書など)の作成に必要とされます。仕訳には、取引内容と金額を含め、取引の本質を記述するための情報が含まれます。これにより、企業や個人は財務データを整理し、税務申告や財務報告の準備を行うことができます。

仕訳の適切な記入は財務報告の信頼性を確保し、法的な要件を満たすために欠かせません。経理や会計のプロセスの一環として、仕訳は企業の経営陣が意思決定を行う際にも、貴重な情報源となるのです。

仕訳とは行われた取引を分類すること

仕訳の必要性は主に2つの重要な理由によります。

まず、仕訳は企業や個人が税務署に提出する確定申告書の作成に不可欠です。正確な仕訳を行うことで、所得、経費、税金などの情報を整理し、課税対象を正確に算出できます。このため、税金を納付するためには正確な仕訳が不可欠です。

また、企業は株主や金融機関、ビジネスパートナーなどの利害関係者に対して、日々の取引記録を整理し、最終的に「貸借対照表」や「損益計算書」といった決算書を提示しなければなりません。これらの決算書は、企業の経営状態や業績を数値で示すための重要なものです。

貸借対照表(Balance Sheet)は、特定の時点で企業が保有している資産の総額と、負債と純資産の総額を示す文書です。左側には資産、右側には負債と純資産が表示され、この対照の原則に基づいて情報が整理されています。貸借対照表を通じて、企業の財務状況が把握できます。この文書は「バランスシート」または「B/L」とも呼ばれ、経営層が経営方針を決定する際に不可欠な情報源となっています。

一方、損益計算書(Profit and Loss Statement、P/L)は、特定の期間内に企業がどれだけの収益を上げ、いくらの費用を支出したかを示すものです。具体的には「売上」や「売上原価」を記録し、これらの数字から会社の利益を算出。P/Lは企業の収益性を評価し、利益がどれだけ出ているかを確認するのに役立ちます。

上記は企業の財務健全性や業績を示すものであり、正確な仕訳が行われなければ、これらの財務諸表は信頼性を欠き、企業の信用を大きく傷つけることになります。

通常、仕訳は経理担当者や会計係などの専門家が行います。取引が発生するたびに正確な仕訳を行うことは不可欠で、誤った仕訳を行うと税務上の問題や法的なリスクが生じる可能性があるのです。たとえば、利益を過小に計上することや実際には発生していない費用を計上することは、悪意のある脱税とみなされ、法的な制裁を受けてしまうことも。

具体的な例として、所得があるにもかかわらず確定申告を怠ると、無申告加算税の対象になります。無申告加算税は本来の税金に追加で15~20%を支払う制度であり、税務署からの追加課税となります。正確な仕訳はこうした問題を回避し、誠実な納税と正確な財務情報を提供することにつながるのです。

覚えておきたい仕訳のルール

勘定科目についての理解は一歩前進ですが、仕訳においてどの勘定科目を借方または貸方に記入するかについて悩むこともあるかもしれません。仕訳には明確なルールがあり、主に「収益」「費用」「資産」「負債」「純資産」の5つのグループに基づいているので、ポイントを抑えてルールを覚えましょう。

まずは、記載方法のルールについてです。仕訳は、1つの取引を帳簿の左側の借方(かりかた)と右側の貸方(かしかた)に分けて記載します。日々の取引では、出ていくものと入るものを必ずセットでとらえる習慣をつけましょう。

貸借対照表と損益計算書の借方(左側)にあたる勘定科目が増えた場合は、左側に記載しましょう。一方、減った場合は右側に記載します。貸借対照表と損益計算書の貸方(右側)にあたる勘定科目が増えた場合は、右側に記載しましょう。逆に減った場合は左側に記載します。全ての取引を対照的な2つの側面から捉え、それぞれを勘定科目によって表すという仕組みなので、金額は左側も右側も同じ額になります。覚え方のコツとして、借方「かりかた」の「り」の文字は左に払うため借方は左、貸方「かしかた」の「し」の文字は右に払うので、貸方は右と当てはめて覚えておきましょう。

次に、具体的な勘定科目の種類によるルールについてです。取引によって増減するお金を、借方と貸方のどのように振り分けるかどうかは、「資産」「負債」「純資産」「収益」「費用」という勘定科目のグループごとに決めます。仕訳の際、借方と貸方をどちらに記載したらよいかは、特に悩む部分でしょうが、判断する基準としては何が減って何が増えたかを見るのがコツです。勘定科目のグループによる増減の具体的なルールは、以下の通りです。

・資産: 増えたら「借方」、減ったら「貸方」
・費用: 増えたら「借方」、減ったら「貸方」
・負債: 増えたら「貸方」、減ったら「借方」
・収益: 増えたら「貸方」、減ったら「借方」
・純資産: 増えたら「貸方」、減ったら「借方」

これらのルールに基づき、仕訳を作成することで、財務情報を正確に記録し、適切に報告できるようになります。

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外注費の勘定科目と気をつけるべきこと

外注費は正しく経理処理を行われていないと、給与として見なされることがあります。給与とみなされるとどのようなことが起きるかというと、源泉所得税が追徴課税されたり、仕入費用として認められる消費税が否認されたり、延滞金や加算税といったペナルティが課されたりしてしまいます。給与とみなされた場合は年末調整を行う必要があり、課税所得金額が変わるときに所得税の税額の計算を行うことになります。

このような自体を未然に防ぐためにも外注を行った際には必ず項目が記載された請求書の作成を依頼しましょう。請求書の項目が稼働時間で計算されるなど給与としてみなされる可能性のあるものであれば納品物1点のように外注を行ったことがわかる内容で作成をしてもらうようにしましょう。

ここまで説明したように、外注費と混同されがちな支払手数料や給与との違いや、外注費として認められるものは何なのかをしっかり理解して、注意点を把握しておきましょう。

外注費の定義

「外注費」とは外部の企業や団体、個人と請負契約を結び、業務の一部を委託するときに支払った費用を指します。請負契約は、特定の業務を請け負った人がその業務を完了し、その結果に対して報酬を支払うという契約形態を意味します。

外注費の例として、外部のライター、デザイナー、プログラマーなどに業務を委託する場合が挙げられます。さらに、オフィスの清掃業務を外部業者に委託したり、派遣社員の派遣料を派遣会社に支払ったり、コールセンター業務を外部に委託したりする際も、これらは外注費に該当します。製造業や建設業においても、下請費や加工費などは外注費に含まれます。

取引先によっては源泉徴収を行う必要がある

一般的に外注費は源泉徴収の対象外のため不要ですが、「所得税法第204条第1項」に該当する特定の報酬や料金については源泉徴収が必要とされています。これらの例外的な報酬には、原稿や挿絵・デザイン・写真、作曲の報酬、著作権の使用料や講演の料金が該当します。さらに、翻訳や技芸、スポーツ、勉学の教授・指導料も含まれます。芸能プロダクションを経営する個人、または芸能人に支払う報酬、弁護士・税理士・司法書士・土地家屋調査士への報酬も然りです。

所得税法における「所得税法第204条第1項」は、これらの報酬や料金に関する源泉徴収の具体的な規定を提供しています。外部の個人や事業者にこれらの報酬を支払う際、会社側は源泉徴収を実施し、徴収した税金を納付する責任を負います。したがって、これらの特定の報酬を支払う場合、外注費の一部に該当するかどうかを正確に評価し、必要に応じて源泉徴収を実施することが法的義務となります。

給与として計上すべき内容と追微課税

もし税務署から、これまで外注費として計上していた費用が給与と判断されると、延滞税などの加算税、仕入税額控除の否認で追徴課税がされる場合があります。支払いが漏れていた税金に対し、延滞税や加算税を課されるという仕組みです。また、これまで消費税を仕入税額控除としていた分の全額が否認されると、その分の納税義務が生じるので注意しましょう。

外注費に関して、架空の費用計上や費用の水増し、本来の給与計上すべきものを外注費として請求書に計上するなど、故意または誤った計上が行われることが少なくありません。税務当局がこれらの問題を指摘することがあり、それに備えることが重要となります。

外注費と給与を区別する際に注目すべきポイントはいくつかあります。労働時間の制約があるか、仕事の進行や手順に対する指揮監督命令がどの程度存在するか、まだ引き渡しを終わっていない完成品が不可抗力で滅失等した場合、既遂行業務の報酬支払を請求できるか、業務に必要な道具や材料を誰が提供しているか、といった要素が挙げられます。

まず、労働時間と指揮監督命令についてです。外注業者が自身の労働する時間を自由に設定し、指揮監督の命令に従わない場合、外注費として計上されることが一般的です。一方、会社が労働時間や業務の進行を細かく指示し、労働条件に縛りを設けている場合、これは従業員に近い関係と見なされ、給与として計上される可能性が高まります。

また、外注費は請け負った業務での完成品の引き渡しが必須です。完成品の引渡しによって、報酬を支払う契約の場合外注費に該当するのですが、何らかの事情により完成品の引渡しをしていなくても、作業をした時間に応じて報酬を支払われる場合であれば給与と見なされます。

最後に、道具と材料に関してです。業務に必要な道具や材料の提供が、外注業者による自己負担とされている場合は、外注費として計上されるものですが、これらの要素を会社が提供している場合、従業員に近い関係と見なされ、給与として計上されることがあります。このように雇用契約を結んでいなくても実態を見て給与と解釈されることがあるのでチェックしておきましょう。

税務申告は外注費と給与を正しく区別し、適切に計上しましょう。会社は法的要件に基づいて計上を行い、問題の指摘を避けるために詳細な記録を保持しなければならないので、税務専門家との協力も、正確な計上を確保するために役立ちます。

外注先によって異なる仕入税額控除

2023年10月1日から始まったインボイス制度によって、外注先が適格請求書発行事業者かどうかで仕入税額控除ができるかどうか決まります。新たに取引を開始する外注先であればあらかじめ確認をしておくのが望ましいでしょう。

インボイス制度と外注費については下記の記事で詳しく解説していますので併せて参考にしてください。

外注費の仕訳例①個人事業主の場合

外注費と一言で言っても依頼先は企業やその業務内容によってさまざまです。同じ社外の人間に仕事を依頼する場合であっても、依頼先によって異なることもあるので注意しましょう。

依頼先が法人と個人で異なる外注費

社外の人間へ仕事を依頼する際の勘定科目は外注費として計上することが一般的ですが、取引先が法人なのかによって仕訳が異なるケースがあります。

まず相手が法人である場合は全額を外注費として計上するため特に処理内容に追記する必要はありません。

一方で副業など相手が個人事業主のライターや業務委託の場合、外注費だけでなく源泉徴収を行う必要があります。これは所得税法第204条に定められている内容で、作業時間を指定して行う業務ではなく原稿料などの成果物はこの法律の一項に定められているように所得税を徴収して国へ納付する必要が発生します。
この所得税は源泉徴収として100万円までは10.21%を、100万円超過分は20.42%を預り金として計上する必要があります。(源泉所得税額が異なるため)

外注費の仕訳例②弁護士の場合

外注費と混同しやすい項目として支払手数料があります。ここでは支払手数料について詳しく解説をしていきます。

依頼先が士業の場合は外注費?

例に挙げたような弁護士だけでなく司法書士や公認会計士、弁理士などの士業と呼ばれる専門性の高い分野の職業の場合は社内で雇うのではなく外部の事務所や個人と顧問契約を結んだり個別に依頼するケースが多いでしょう。その道の専門家に依頼した際には外部へ仕事を依頼しているため外注費として計上するのが自然のように思えますがこれは誤りです。

上で紹介したような専門家へ支払うサービスの対価としての報酬は支払手数料として計上することが可能で、これは損益計算書上では一般管理費です。
支払手数料は士業への報酬以外にも不動産の仲介手数料やコンサルタントへの相談料、著名人の講演料、監修などが含まれます。取引先が立て替えた交通費は旅費交通費として計上します。

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外注費の仕訳例③販売促進が目的の場合

同じく外部へ委託されやすい仕事の中に販売促進を目的とした広告宣伝やグッズ制作・配布が挙げられます。これらもたしかに社内ではなく外部への委託となるケースが多いですが外注費ではなく販売促進費として計上されます。

販売促進費?それとも広告宣伝費?

販売促進費とはノベルティの配布やグッズの制作などとある商品の販売を促進することで売上向上を目的した活動のために支出した費用の勘定科目です。判別しやすい点としては商品の認知を高めるためなどに店頭スペースなどを利用して消費者へ「直接」宣伝を行う際に支出した費用を指します。

一方で広告宣伝費とは同じく商品の販売を促進することが目的ですが、チラシの制作やインターネット広告など「不特定多数」の消費者へ宣伝を行う際に支出した費用の勘定科目です。これらは用途が似ているため混同されやすいですが注意が必要です。

【まとめ】勘定科目と仕訳を正しく理解して帳簿に記載しましょう

正確な仕訳は税務調査対策だけでなく、企業の健全な財務運営にも欠かせません。特に外注費に対しては、適用される税法やルールに詳細な理解が求められます。仕事の進行や取引内容を正確に記録し、適切な勘定科目に仕訳することは、税務上のトラブルを防ぎ、信頼性のある財務諸表を提供することにつながります。

この記事では、外注費の勘定科目と仕訳について詳細に説明しましたが、それでも不明な点や疑問がある場合は、専門家の税理士や会計士の協力を仰ぐことをお勧めします。適切なアドバイスと支援を受けながら、外注費の取り扱いに関する不安を解消し、スムーズな経理業務と税務申告を実現しましょう。

勘定科目を正しく理解することは経理担当者の業務効率化を促進し、連携して社内業務の効率化にも繋がります。インボイスの対応など個人の知識や資格へ頼った運用はノウハウが社内に蓄積されないため非常に無駄が多いです。下記からは弊社のクラウドツールであるプロカンを実際に活用していただいている企業様の導入事例も確認できますので機能の確認だけでなく生の声も参考にしてください。

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