2024/2/21

人事評価システムとは?導入前に知っておきたい機能や選び方のポイント

公正な人事評価を実現するツールとして、人事評価システムが注目を集め、多くの企業での採用が進んでいます。こうしたシステムは具体的にどのようなことが可能で、企業にどんな利益をもたらすのでしょうか。

この記事では、人事評価システムに関する理解を深めるため、その必要性や各種システムの種類、機能、メリット・デメリットを解説し、導入する際の方法や基準、気を付けるべきポイントなどを説明していきますので参考にしてください。

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目次

そもそも人事評価システムとは?

人事評価システムの導入を検討する前に目的を再確認しておきましょう。

従業員の成果と能力を統合管理するためのシステム

人事評価システムとは、会社が従業員の成果と能力を評価する過程をデジタル化し、統合管理するためのツールのことです。以前は紙ベースや無料で使用できるExcelで行われていた人事評価のプロセスを一元化し、データベース上で簡単に操作・分析ができます。従業員の目標設定から進捗、成果の記録、そして上司によるフィードバックまでシステム内で処理できるため、それぞれの項目で主観を排した透明性の高い評価を実現することが可能です。評価手法としては、目標管理評価制度(MBO)に基づいた評価機能が一般的で、従業員が設定した目標に対する達成度を評価します。

このほかにも、スキル管理機能を備えたシステムでは、人事異動などの人材配分時に最適な従業員を迅速に特定することが可能です。このように、人事評価システムは、評価の正確性を高めるだけでなく、タレントマネジメントの観点でも人材管理の効率化にも大きく貢献します。

人事評価システムが必要な理由

なぜ近年では人事評価システムの導入が進んでいるのか。背景には人事担当者の工数や属人化があるとされています。

人事担当者の負担を減らすために導入

従来、人事評価は評価シートを用いて、管理者と従業員がやり取りしながら実施されるのが一般的でした。多くは担当がExcelでシートを作成し、それをもとに業務を進めるので、シートの作成から配布、回収、そして集計に至るまで多くの手間がかかっていました。

そのため、面談や悩み相談の時間が確保できなかったり、収集したデータの活用が不十分だったりといった問題が発生しがちでした。こうした無駄を削減し、問題を解決するために、現在では多くの企業に人事評価システムが導入され始めています。

今までの業務をシステム内で一元管理

人事評価システムは、テンプレート機能が活用できるので、評価シートの作成から、配布、回収、集計までをシステム上で一元的に行えるため、業務効率化はもちろん人事考課において担当者の負担を減らすという観点でもおすすめです。

また、すべてがシステム内で完結するため、データの蓄積が狙いやすく、書類の紛失やデータの混乱などを防ぐことができます。さらに、集めたデータを一覧で確認することで人事異動やタレントの発掘といったほかの人事戦略にも活用できるため、多方面での効率化が図れます。これらの利点から、人事評価システムの導入は、大企業でなくとも企業運営において重要となっています。

人事評価システムの提供形態と種類

企業が人事評価システムを導入する際には、まずその提供形態を選ぶ必要があります。現在主流となっている人事評価システムは、利便性の高いクラウド型、自社サーバーで運用するオンプレミス型、そしてインストールして使用するパッケージ型の3つです。これらのシステムは、それぞれ異なる特徴を持っており、企業のニーズや運用スタイルに合わせて適切な選択が求められます。ここでは、それぞれのタイプについて、その概要と押さえるべきポイントについて紹介していきます。

人事評価システムの種類
  • クラウド型
  • オンプレミス型
  • パッケージ型

1.クラウド型の人事評価システム

クラウド型の人事評価システムの特徴は、インターネットを介することでどこからでもアクセス可能な点が挙げられます。Windows、Mac両方のOSに対応しており、さまざまな環境で利用できます。また、システムの運用において高価な専用サーバーを設置する必要がなく、標準的なスペックのパソコンでスムーズに運用できる点も、導入の際の大きな利点といえます。費用の面でも、始める際のハードルが低いために迅速な導入が可能です。クラウド上で操作するその手軽さから、多くの企業がクラウド型の人事評価システムを選択しています。

しかし、クラウド型の人事評価システムの場合、インターネットが利用できない環境では使うことができない点や、カスタマイズ性に制限がある点はデメリットと言えるでしょう。導入を検討する際は、これらの特性を考慮し、組織のニーズに合わせた検討が推奨されます。

2.オンプレミス型の人事評価システム

オンプレミス型の人事評価システムは、企業が自らのサーバーにシステムを設置して運用するタイプです。この方式の最大の利点は、企業独自のニーズに合わせてシステムをカスタマイズできることといえます。しかし、オンプレミス型は他のシステムと比較して初期投資が大きくなる傾向があるのがデメリットです。
特にサーバーやネットワーク機器などの維持管理には専門的な技術が必要となります。

さらに、システムの更新やセキュリティ対策もすべて自社で行う必要があるため、そのための人材の確保も必要不可欠でしょう。このように、ほかのタイプと比べて運用コストがかさむ面は考慮しなければなりませんが、自社で完全にコントロールできる点を重視する企業には、適した選択肢といえます。

3.パッケージ型の人事評価システム

パッケージ型の人事評価システムは、ソフトウェアを一式購入して社内のパソコンに直接インストールして使用する方式です。製品はCDやDVDなどの物理的なメディアに収録されているほか、インターネットからダウンロードして入手できる商品もあります。このタイプのシステムの利点は、いわゆる買い切り型のため初期の購入費用のみで済むためにコストパフォーマンスが高いことでしょう。一度購入さえしてしまえばランニングコストは発生しないため、予算管理がしやすい面もあげられます。一方で、いったん購入すると、システムの変更や返金が難しいという点がデメリットです。

導入の際には、対応しているオペレーティングシステムを確認する必要があります。パッケージ型の人事評価システムはWindows専用の製品が多いため、Macをメインで採用している会社では互換性をしっかりと確認することが重要です。パッケージ型は、定期的な更新やカスタマイズの自由度に制限がある場合が多いのですが、中小企業でも手軽に導入できる点が評価され、導入する企業も多いです。

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人事評価システムの主な機能

人事評価システムは、さまざまな便利機能を備え、企業の人事管理業務を大幅にサポートしています。これらの機能には、業務の効率化を図るものから、従業員のパフォーマンス向上に貢献するものまで多岐にわたっています。
ここでは、人事評価システムの主な機能を紹介していきます。これらの機能を理解してうまく活用することで、人事評価の精度を高め、より公正かつ戦略的な人材管理が可能になるでしょう。

人事評価システムの機能
  • 評価テンプレート
  • 評価シートの作成・管理(配布・回収・数値集計)
  • 評価シートの進捗管理
  • 目標設定
  • 評価の分析・調整
  • 従業員の異動シミュレーション
  • 人材データの一元管理

1.評価テンプレート

人事評価システムでは、企業が取り入れているさまざまな評価制度をサポートするために、多種多様なテンプレートが提供されています。

たとえば、目標達成にもとづくOKR評価やMBO(目標管理制度)、定期的な1on1の面談、従業員間のフィードバックを重視する360度評価、そして能力やスキルに焦点を当てるコンピテンシー評価など、それぞれの企業の目的や状況に応じたテンプレートが用意されています。

これらのテンプレートは、さらに細やかなニーズに合わせてカスタマイズできます。このような柔軟なカスタマイズ性は、企業ごとの独自の評価基準や方針に合った人事評価を可能にし、組織と従業員の成長を同時に促進することが期待できるでしょう。

2.評価シートの作成・管理(配布・回収・数値集計)

人事評価システムでは、評価シートの作成から管理、さらには配布や回収、そして集計までの工程をシステムを通じてスムーズに行うことができます。このシステムを活用することで、紙ベースでの作業で生じる煩雑さを軽減し、評価プロセスの正確性と効率性を大幅に向上させることが可能です。

また、数値データの集計は自動化されており、時間を要する計算作業から解放されるだけでなく、集計結果の正確性も保証されます。このように、人事評価システムは、人事部門の作業負担を軽減しながら評価データの信頼性を高めることが可能です。

3.評価シートの進捗管理

人事評価システムを利用することで、配布された評価シートがどの段階にあるのか、その進行状況をリアルタイムで確認することができます。システムは、評価シートの配布から回収、そして集計に至るまでの進捗状況を明確に表示するため、管理者は状況を一目で把握することが可能です。

さらに、仮に評価シートの提出が遅れている従業員に対しては、システムが自動的にリマインド通知を送る機能を持つ製品もあります。この自動化されたリマインダー機能により、手動で追跡して個別に連絡を取るといった手間が省けるのです。このようなシステムの支援により、人事部門は評価プロセスのスムーズな運営を実現し、期限内に全ての評価が完了するよう効果的に管理を行うことができるでしょう。

4.目標設定

人事評価システムには、従業員やチームごとに具体的な目標を設定し、それらの達成状況を把握する目標管理機能が備わっています。これにより、個々の目標達成度を詳細に記録し、管理することが可能です。目標達成への道のりを明確に可視化することができるため、従業員自身が自己評価を行いやすくなります。

また、人事評価システムには、これらの達成結果をチーム内や組織内で共有する機能が装備されていることも多いです。これは、チームの透明性を高めると同時に、目標に向けた動機づけを促進します。

さらに、個人の成果が組織全体の目標達成にどう影響しているのかを明示することで、従業員一人ひとりが組織全体のビジョンとの連携を意識しやすくなるでしょう。人事評価を通じてパフォーマンスの評価と育成が行えるため、従業員のモチベーション向上にも寄与するはずです。

5.評価の分析・調整

人事評価システムには、従業員への公正な評価を支援する重要な機能が含まれています。この分析により、評価者間の厳しさや甘さの度合いの違いが明確になり、必要に応じて各評価のバランスを調整することが可能です。

また、人事評価システムには、組織全体で一貫性のある評価を実施するための甘辛調整機能も備わっています。これにより、個人のパフォーマンスが適正に評価され、部署やチーム全体のモチベーションの維持と向上に寄与するでしょう。人事評価システムを活用して、公平かつ効果的な評価基準を確立することで、組織の健全な成長を促進することに期待ができます。

6.従業員の異動シミュレーション

企業における人事評価システムは、人材管理の効率化だけではなく、将来の組織構造の最適化にも寄与します。このシステムを用いることで、従業員のパフォーマンスデータや能力プロファイルをもとに、仮想的な人員異動を計画し、その影響を予測することが可能です。

また、実際の人事異動を実行する前に、複数のシナリオを検討できます。そのため、それぞれの戦略が組織に与える影響を分析し、より戦略的な人事配置が可能です。従業員の能力や適性を考慮した異動は、組織のパフォーマンス向上はもちろん、従業員のキャリアパスを支援し、働きがいのある職場環境を作り出すための重要なステップとなるでしょう。人事評価システムのこのような機能は、人材戦略の推進に欠かせないツールといえます。

7.人材データの一元管理

人事評価システムは、従業員の個人データや業務履歴、能力評価など、多岐にわたる情報を統合的に管理することが可能です。個々の従業員に関する詳細なデータはもちろん、異動履歴や獲得しているスキルセットに関しても、このシステム内で一括して把握できます。これにより、人事部門は企業全体にわたる人材情報の精度とアクセシビリティを可視化させ、飛躍的に向上させることが可能でしょう。

また、異なる拠点や部署間で分散していた情報も、このシステムによって人事へ集約されるため、情報の断片化を防ぎ、迅速な情報共有と意思決定を実現します。

さらに、人事評価に関するデータが一元化されることで、公平かつ透明性のある評価プロセスの構築が可能になり、従業員のモチベーション維持や人材育成の効率化が実現できます。

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人事評価システムを利用するメリット

企業が人事評価システムを採用することには、数多くの利点があります。ここでは、人事評価システムを活用することによって生じる主なメリットについて解説していきます。

人事評価システムのメリット
  • 人事評価における業務を効率化できる
  • 従業員の情報を一元管理できる
  • 適正な人材配置や人材抜擢を実現できる
  • 公平な評価による従業員満足度やモチベーションの向上を見込める

1.人事評価における業務を効率化できる

人事評価のプロセスは、人事評価システムの導入によって飛躍的に効率化されます。なぜなら、紙やExcelで行う従来の方法に比べ、システムを用いることで、評価シートの生成、配布、そして回収作業を迅速に進めることができるからです。

さらに、自動で集計されるシステム内の機能を利用することで、従業員の評価結果を素早く集約し、業務時間を大きく節約できます。また、進行管理機能によって、各従業員の評価進捗を一目で確認することができ、さらに未完了のタスクに対してはシステムから自動的に催促するリマインドが可能です。分析機能を備えたシステムでは、収集されたデータをもとに報告書を作成し、それをもとにした従業員への適切なフィードバックが行えるため、評価の精度を高めるとともに、人事部門の業務負担を軽減するでしょう。

2.従業員の情報を一元管理できる

各従業員のキャリアや能力、プライベートな情報などは、各部門ごとに管理されがちです。しかし、この分散された情報管理体制こそが、情報検索に手間や時間がかかる原因となっています。人事評価システムを導入することで、従業員の全データを集約管理することが可能です。
これにより、必要なデータへのアクセスが迅速化し、日常業務の効率化を図ることができます。

さらにデータの更新が必要な場面においても、集約されたマスターデータを一括して修正するだけで対応可能なため、その都度、各部署で情報を修正するといった煩雑な作業から解放されるでしょう。人事評価システムは、これらの情報を一元的に管理し、情報の整合性を保ちつつ、作業の簡素化を実現する役割を担っています。

3.適正な人材配置や人材抜擢を実現できる

人事評価システムでは、従業員の持つ独自のスキルやキャリア目標を細かく把握し、管理する機能が充実しています。これにより、企業は従業員一人ひとりの能力や適性を明確に捉え、それをもとにして人材配置や昇進などの重要な決定を行うことが可能です。
たとえば、新しいプロジェクトの立ち上げや人事異動の際に、そのプロジェクトやポジションに最適な人材をシステム上のデータをもとに迅速かつ的確に選出できます。

また、各従業員のスキルセットや成果を可視化することで、個々の成長に合わせた研修の提案や、キャリアパスの設計にも活用することが可能です。こうしたアプローチは、人材の潜在能力を最大限に引き出し、組織全体のパフォーマンス向上に貢献するでしょう。

4.公平な評価による従業員満足度やモチベーションの向上を見込める

企業における人事評価の公平性は、従業員のモチベーションと職場満足度に大きく影響します。従来の評価方法では、評価者の個人的な見解が反映されがちで、結果として従業員の間で不公平感や不満が生じることが少なくありません。このような問題を解決するためには、主観を排した客観的なデータにもとづく人事評価システムの導入が有効です。こうしたシステムでは、評価基準を明確にし、評価結果を透明にすることで、すべての従業員が納得できる基準にもとづいた評価を行うことができ、離職率の低下も見込めます。

人事考課において公平な評価が行われることで、従業員は自らの仕事に対する認識を高め、より一層の努力を促されることとなり、これが職場の総合的な生産性の向上に寄与するでしょう。また、公正な評価は、従業員の自己実現欲求を満たし、組織への帰属意識やロイヤルティを高めることにもつながります。

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人事評価システムを利用するデメリット

人事評価システムを導入する際には、多くのメリットが期待できると同時に、いくつかのデメリットの存在にも注意しなければなりません。ここでは、人事評価システムを取り入れる際に直面する可能性のある課題やデメリットについて、詳しく紹介していきます。

人事評価システムのデメリット
  • 円滑な運用までに時間や手間がかかる
  • 導入・運用のコストが発生する
  • 従業員の理解が必要になる

1.円滑な運用までに時間や手間がかかる

人事評価システムの導入は、組織にとって大きな一歩ですが、これには多大な時間と労力が必要とされます。なぜなら、自社のニーズに適合するシステムを見極めるためには、市場の選択肢を吟味し、さまざまな評価基準や運用プロセスを定めることが求められるからです。選定が終わった後も、採用されたシステムを組織内に完全に浸透させるまでには、社員一人ひとりが新しい仕組みを理解し、日常業務に取り入れていかなければなりません。この過程で、従業員の疑問や不安を解消するためのサポート体制の構築も欠かせないでしょう。

したがって、システム導入後の初期段階では、社内での教育やトレーニング、そして慣れるまでの一連のプロセスに対して、相応の時間を確保し、計画的に進めることが重要です。効果的な人事評価システムを構築することは、短期間で完了するものではなく、継続的な努力と改善が求められる取り組みであることを認識する必要があるでしょう。

2.導入・運用のコストが発生する

便利な人事評価システムを取り入れる際には、必ずコストがかかります。そのコストは、システムの機能や性能、さらには選択するシステムの種類によって大きく異なります。高機能なシステムほど初期投資や維持費が高くなる傾向があり、場合によっては投入した費用に見合うだけの効果が得られないことも考えられます。

そのため、システムを導入する目的はなんなのか、それによって得られるメリットはどこにあるのかなど明確にすることが大切です。事前に予算計画を立て、コストとメリットのバランスをしっかりと評価した上で、導入を検討することが求められます。

効果的な人事評価を行うためには、システムの導入だけでなく、それを維持・運用していくためのコストも見越した上での判断が不可欠と言えるでしょう。適切な人事評価システムの選定には、予算の範囲内であることはもちろん、その中で最大のパフォーマンスを発揮できるものを選ぶことが、組織にとって長期的な利益をもたらします。

3.従業員の理解が必要になる

人事評価システムの導入は、従業員一人ひとりの理解が大切です。なぜなら、従来の評価方法からシステムを通じた新しいプロセスへの移行は、従業員にとっての大きな変化を意味するため、それに伴う不安や疑問を感じる場合があるからです。そのため、導入前後に十分な説明会やトレーニングを実施し、個々の意見や悩みに耳を傾けることが重要です。

また、システムの利用方法だけでなく、それによる個人のキャリアに対するメリットも共有することで、理解を深める機会を提供することが必要でしょう。

さらに、面談を積極的に行うことで従業員の不明点を解消し、新システムへのスムーズな移行が期待できます。最終的には、システムの導入が従業員のモチベーション向上に寄与し、組織全体の成果につながるよう努めることがシステム化において重要となります。

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【6STEP】人事評価システムの導入方法とプロセス

企業における人事評価システムの導入は、計画的なステップを踏むことが重要です。ここでは、効率良くシステムを運用するための基本的な手順とプロセスを、6つのステップに分けて紹介していきます。

人事評価システムの導入プロセス
  • 自社の課題や求める機能の洗い出し
  • 既存システムを確認する
  • 企業に資料請求や問い合わせを行う
  • 試験導入をして利用するサービスを決める
  • 導入・運用ルールの決定と従業員への周知
  • 人事評価システムを導入・運用する

1.自社の課題や求める機能の洗い出し

企業が人事評価システムの導入を検討する際には、まず、現行の人事評価プロセスにおける課題点を明確に特定することが重要です。評価手法の偏り、時間のかかる手続き、不透明な評価基準など、改善を要する問題点をリストアップし、これらを踏まえたうえで、どのような機能が必要かを考慮したうえでどのツールを採用するかを決定します。

たとえば、客観的なデータにもとづく評価、リアルタイムでのフィードバック、操作性の良いインターフェースなど、求める機能を具体的に定めておくことが重要でしょう。

この過程では、人事部門のみならず、経営層や実際にシステムを使用する従業員の意見も積極的に取り入れることで、組織に最大限に貢献するシステムが構築されやすくなります。この段階を丁寧に進めることで、後のステップにおいても円滑な導入が見込めるでしょう。

2.既存システムを確認する

新たに導入を考えている人事評価システムが、既に運用中の給与計算や勤怠管理といったシステムとスムーズに連動するかを調査するステップは、非常に重要といえます。なぜなら、システムを統合することでデータの一貫性を保ち、効率的な運用が可能となるからです。

具体的には、自社で使用しているIT環境に合致するかどうかや、連携する際の手順や必要な設定、それに追加で必要になるかもしれないカスタマイズの範囲などを確認します。この段階で、APIの利用可能性や、データインポート・エクスポートの容易さ、連携時のセキュリティ対策なども検討すると良いでしょう。

万全の検証を行うことで、後々発生するかもしれない予期せぬトラブルを避け、システム導入後のスムーズな運用につながります。この段階では情報システム部門と人事部門が連携し、このプロセスを慎重に進めることが求められます。

3.企業に資料請求や問い合わせを行う

企業が望む人事評価システムを検討する過程では、積極的な情報収集が不可欠です。それには、対象となるシステムの提供企業に資料請求や問い合わせを行い、自社に最適な機能やサービスを提供しているかを検討するのが有効な手段です。この際、コストパフォーマンスを念頭に置き、予算内で収まるように料金プランを比較します。

さらに、人事評価システムは従業員のデリケートな個人情報を扱うということを頭に入れ、データの保護とセキュリティ面での信頼性も念入りにチェックしておくことが求められます。

情報漏洩を避けるため、高度なセキュリティ機能が備わっているかどうかも詳細に調べ、プライバシーの保護と法規制への遵守を確実にします。これらの情報を総合して、最終的な選定候補を絞り込むことで、適切な人事評価システム導入へとつなげていきます。

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4.試験導入をして利用するサービスを決める

適切な人事評価システムを選択する際には、試験的な導入が非常に有効です。候補となるシステムをいくつかピックアップした後、トライアル期間があれば利用して、具体的な操作感や機能性を確認することをおすすめします。この段階では、実際に従業員がシステムを使用することで、その使い勝手や評価プロセスの透明性をチェックしてもらうことが肝心です。

さらに、システムの導入が業務にどのように影響を及ぼすかを観察し、従業員のフィードバックを収集しましょう。これにより、実際の職場環境における人事評価システムの適応性や効果を把握できます。

フィードバックをもとに問題点を洗い出し、それを解消できる機能を持つサービスを選定することで、従業員のモチベーションを維持しながら公平な評価を実現できるシステムを導入することが可能です。

5.導入・運用ルールの決定と従業員への周知

新たに人事評価システムを採用する際、その運用に関するルール作りが不可欠です。たとえば、職位や役割に応じたアクセス権限の設定は、個人情報の保護や運用の透明性を高める上で重要といえます。このように、運用のルールを明確にし、それをシステムに反映させることで、管理上の混乱を防ぎ、安全かつ効率的な運用を目指すことが重要です。

また、システム導入と同時に、評価基準や操作方法などを従業員に周知することは欠かせません。社内周知の方法としては、研修を実施する、マニュアルを配布する、FAQを作成するなどが考えられます。従業員が新システムを完全に理解し、適切に活用できるようにすることで、不明点や不安を解消し、はじめて評価プロセスの信頼性を確保できます。

こうした準備を整えることが、スムーズな導入と効果的な運用への道を開きます。最終的には、従業員の理解と協力のもとで、人事評価システムが事業活動に必要不可欠なツールとしてメンバーへ定着していくでしょう。

6.人事評価システムを導入・運用する

人事評価システムを実際に導入する際には、その導入から社内での定着には時間を要することを理解し、長期的な計画を立てることが重要です。導入初期には、従業員に対する十分な説明会やトレーニングを行い、操作方法の理解を促進します。また、導入後も定期的なフォローアップや、使用上の問題点に対するサポートを提供することで、システムをスムーズに機能させることが可能です。さらに、運用開始後は、システムの有効性を評価し、必要に応じてカスタマイズや改善を行う柔軟性も大切といえます。

これらのステップを踏むことで、人事評価システムは効果的に機能し、目的に沿った結果を生み出すための基盤となり得るのです。導入から運用に至るまでの一連のプロセスは、組織の成長と従業員のモチベーション向上に寄与し、企業体質の改革へとつながることでしょう。

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人事評価システムの比較ポイント

人事評価システムの選定に際しては、多岐にわたるオプションから最適なものを見極めることが重要です。ここでは、どのようなポイントを踏まえてシステムを比較し、選び出すべきかということについて、その具体的なポイントを紹介していきます。

人事評価システムの比較ポイント
  • 人事評価システムの機能
  • 企業規模や部署の統合への対応
  • 人事評価システムの操作性
  • 既存システムとの連携性

1.人事評価システムの機能

企業が人事評価システムを選定する際には、自社のニーズに合致した機能を備えたものを選ぶことが重要です。各システムは独自の機能を持っており、それぞれに特色があります。たとえば、日常の業務負担を軽減し、人事評価プロセスの簡略化を図りたい場合は、評価シートの自動生成や配布をサポートする機能に注目することが望ましいでしょう。

一方で、人事データの一括管理や戦略的な人材配置を目指す場合には、より広範囲な人事業務に対応するシステムが適しています。重要なのは、システムが提供する機能が自社の抱える課題を解決し、人事戦略の実現に寄与するかどうかです。

そのためにも、導入の際には人事評価だけでなく、人材管理全体を視野に入れたシステムの選定が必要でしょう。機能と目的が一致しているかどうかを慎重に考慮し、企業の成長に貢献し得るシステム選びを行うことが求められます。

2.企業規模や部署の統合への対応

大きな組織になるほど、人事評価の流れは複雑になり、ワークフローだけではなくグループ会社同士の情報共有も必要となってきます。適切な人事評価システムを選ぶには、組織のスケールに対応する柔軟性が求められるでしょう。システム選びでは、従業員の数に応じた料金体系がどのようになっているかを確認することも大切です。料金が人数に応じて変動するタイプのシステムを導入する際には、将来の増員も見据えたコスト計算が必要でしょう。また、組織の再編や部署間の人事異動が生じたときに、従業員情報を円滑に移行させる機能も重要な選定基準のひとつです。

システムが企業の成長や構造変化に対応できる柔軟性を持っているかどうかを見極めることが、長期にわたってそのシステムのメリットを享受できるかどうかのポイントと言えます。人事評価だけでなく、全体的な人材管理の効率化を促進するシステムを選ぶことが、企業にとって最も賢明な判断といえるでしょう。

3.人事評価システムの操作性

人事評価システムの導入を成功させるためには、その操作性に特に注意を払う必要があります。なぜなら、使いにくいシステムは職場での利用が進まず、結果として投資の無駄につながるリスクがあるためです。選定プロセスにおいては、デモンストレーションやトライアルを十分に活用して、実際にシステムを操作する感覚を確かめることが重要でしょう。

また、新システムを社内に導入する際は、その使用方法を従業員に適切に伝達し、習得を支援するための教育も欠かせません。教育の時間やコスト、担当者の手間を考慮すると、習得が容易で操作性に優れたシステムが望ましいと言えます。

結局のところ、従業員がストレスなく利用できることが、人事評価システムの価値を最大限に引き出すポイントです。なお、操作性だけでなく、システムのレスポンス速度や安定性も、日常的な使い勝手に直結するため、注意深く検討するべき要素のひとつと言えるでしょう。

4.既存システムとの連携性

社内で運用する人事評価システムを選定する際、そのシステムが既存の業務システムと適切に連携できるかどうかは非常に重要なポイントと言えます。異なるシステム間でのデータ連携がスムーズでない場合、データの変換や入力作業が煩雑になり、作業効率が著しく低下する恐れがあります。

特に、フォーマットの不一致が原因で発生する手作業は、時間の浪費だけでなく、ヒューマンエラーを招くリスクも高まります。そのため、給与計算システムや出勤管理システムなど、ほかのシステムとのデータ連携の可否を確認し、無駄なく一貫した業務フローを構築できるシステム選びが求められます。

また、将来の業務拡張やシステム更新においても、柔軟に対応可能な拡張性の高いシステムを選定することが必要です。そのため、事前にシステム連携テストを行い、データの受け渡しの確実性を検証することが推奨されます。

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人事評価システムの導入における注意点

企業が人事評価システムを採用する際には、慎重に考慮すべき重要な事項があります。ここでは、円滑なシステム導入へと導くために必要な、注意すべきポイントを紹介していきます。

1.導入直後は業務負担が増える可能性がある

人事評価システムを導入すると、長期的には業務の効率化が見込めるでしょう。しかし、初期段階では既存の手法からの移行により、業務負担が増加することが予想されます。特に、従来手作業で行っていた作業のデジタル化は、一時的に作業量を増やす可能性があるため注意が必要です。このような過渡期をスムーズに乗り越えるためには、計画に余裕をもたせることがベストです。

また、従業員が新システムを効率的に使用できるよう、十分な研修期間の確保も必要です。これらの対策をしっかりと行うことで、システム導入後の業務の効率化が実現しやすくなるでしょう。

2.利用するサービスによってサポート体制が異なる

新たに人事評価システムを導入する際には、サポート体制の違いに注目することが重要と言えます。なぜなら、利用するサービスによっては、サポートの質や対応の早さが異なるからです。システム導入後に疑問点や技術的な問題が生じた場合、迅速かつ的確なサポートがあると安心できます。

そのため、導入前には各ベンダーのサポート体制をより詳しく比較・検討することが必要でしょう。問い合わせ先がメールや電話だけでなく、リアルタイムでの対応が可能なチャットサポートがあるなどサポートが充実しているサービスもあります。適切なサポート体制は、システムを円滑に運用するために不可欠な要素といえます。

プロジェクト収支管理を人事評価への活用・応用することも可能

プロジェクトごとの活動内容や収支を細かく把握し、経営の透明性を高めるクラウドサービスが「プロカン」です。この基幹業務システムは、収支管理を効率的に行うだけでなく、人事評価の分野にも利用できます。利用者が直感的に操作できるインターフェースを備えており、経理作業の複雑さの軽減が可能です。

また、売上への貢献度を視覚的に表示する機能も備えており、個々の従業員の業績を明確にできます。これにより、人事評価の過程で具体的なデータにもとづく公正な評価が可能です。従業員一人ひとりの業務実績が明らかになるため、個人の目標設定や面談においての具体的なフィードバックも可能となります。

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【まとめ】システムを有効活用して人事評価の質を高めよう

効果的な人事評価は、従業員のモチベーション向上と組織の成長を促進するために不可欠です。しかし、公正で細やかな評価を行うことは容易ではありません。そこで重要になるのが、人事評価システムの導入です。システムを利用することで、評価プロセスの効率化を実現し、透明性を高めることができます。

たとえば、「プロカン」は、個々の成果を可視化し、評価の精度を高めるうえで有効なシステムといえるでしょう。プロカンの詳細について知りたい場合や導入を検討する際には、公式サイトを読み、システムを把握しておきましょう。プロカンに少しでも脅威・関心がある方は資料請求やデモンストレーションをおすすめします。よりよい人事評価を実現するお手伝いをいたします。

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