予実管理 システム

自社に合った予実管理システムの選び方|おすすめツール11選を紹介

予実管理は経営状況の可視化や各種業務の改善に欠かせません。しかし予実管理の業務そのものが煩雑かつ負担が大きい点に悩む企業や担当者も多いでしょう。そのような状況の改善に向けて予実管理システムやツールの導入を検討する企業も増えています。

本記事では予実管理システムの概要や導入によりもたらされるメリットなどを紹介していきます。また、自社に合ったシステムの種類や選び方、導入の際の注意点なども併せて解説しますので参考にしてください。

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予実管理とは

この記事では貴社の予実管理を手助けするシステムやツールを紹介していきますが、そもそも予実管理とは何を指すのかをまず解説します。

「予実管理」は企業の予算と実績を管理すること

予実管理とは漢字から読み取れるように「予」算と「実」績を「管理」することを指しています。

予実管理を適切に行うことで予算に対してどれくらい実績を上げているのかを確認することができ、目標達成に向けての修正を行えます。例えば予算未達の月があったとして予算と実績両方を見て比較をし、差の有無や大きさを確認しなければいけません。分析した結果をもとに改善点や課題を探り、それに沿った対策を講じる必要があります。

予実管理と予算管理の違い

予実管理と似た言葉で混同されやすい予算管理。予算管理とは各企業が年度ごとに策定する予算計画を指します。予算管理を行う際には将来の一定期間における収入・支出・資産の配分などを考慮し、目標設定を含めた計画を立案していきます。また、そのプロセス全体も予算管理と表現されることが多いでしょう。

一方で予実管理は、予算と実績の比較まで行う点に違いがあります。予算と実績には差が生じることが少なくはなく、その差の大きさや要因などを分析・評価するのが予実管理の大きな特徴です。

予算管理は、あくまでも予算計画を大まかに捉えた表現なので、予算管理は予実管理のプロセスに含まれる業務の一つといえます。そのため単に予実管理と表現した場合でも、予算管理を含んでいるケースがあります。また会社によっては予実管理と予算管理を同じ意味合いとして使われることもあります。組織内では誤解が生じないよう、それぞれの言葉の定義や線引きを明確にしておくと良いでしょう。

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予実管理ツールを利用する7つのメリット

本項では予実管理ツールを利用することで得られるメリットを7つに分けて解説します。自社の課題と照らし合わせてシステム導入の参考にしてください。

予実管理ツール導入で得られるメリット
  • 外部連携による業務効率化が見込める
  • 部門や拠点の垣根を超えて一元管理が可能
  • 大容量のデータでもスムーズに処理できる
  • リアルタイムで進捗ステータスを可視化し、確認できる
  • 業務の属人化を防止
  • 資料や書類、帳票を自動作成できる
  • 分析や経営判断の精度が高まり経営改善につなげやすい

外部連携による業務効率化が見込める

予実管理システムの中には外部のツールと連携して利用できるものもあります。特に会計システムや販売管理システムをすでに導入している企業の場合、必要なデータを自動で取り込むことで業務効率化が見込めます。

従来は手作業で行っていた情報の検索や入力は時間や労力がかかるだけでなく転記ミスが起こる可能性を否定できません。ミスがあれば適切な予実管理は行えず、確認や修正の手間もかかります。予実管理を正確にかつ効率的に行うためにも予実管理システムの導入は大きなメリットと言えましょう。

部門や拠点の垣根を超えて一元管理が可能

予実管理は会社全体で行うものですが、各部門や拠点でも行います。それぞれがエクセルやGoogleスプレッドシートを用いて予実管理を行い、そのファイルを収集、転記をするのは工数が増えるだけでなく情報漏洩のリスクを孕んでいます。特にこれらのツールを利用する場合、共有すべきでない人にまでデータを公開することになっていたり、データを上書いてしまったりトラブルが発生することもあります。

予実管理システムを導入することでデータの一元管理が可能となります。システム上でスムーズにデータや情報共有ができるのはもちろん、部門や拠点を横断する手作業でのデータの統合ややり取りが不要となります。作業時間の短縮にもつながり、セキュリティ上のメリットも享受できるでしょう。企業の規模が大きいほどに予実管理システムの導入によりもたらされるメリットも大きくなります。

大容量のデータでもスムーズに処理できる

予実管理は予算や実績などに関する大量のデータを扱います。組織内で進められている業務やプロジェクトが増えるほどに、データの容量も膨大なものになるでしょう。エクセルなどで予実管理を行うと、こうしたプロジェクト別の大量のデータによりファイルが重くなってしまうのが大きな懸念点として挙げられます。

そもそもエクセルは表計算ソフトであり、データ分析に使用するものではないのでデータ量が増えるほどファイルは重くなり、処理に時間がかかります。こうした問題は業務効率の低下だけでなく担当者のストレスとなっていたため改善が進んでいます。

また予実管理システムをまだ導入していない企業では、ファイルの扱いに頭を悩ませているところも多いでしょう。予実管理のシステムやツールはデータベースによる高速処理を可能としています。そのため大容量のデータの作業でもまったく問題ありません。ストレスなく円滑に業務を進められる点は、担当者にとっても大きなメリットとなります。

リアルタイムで進捗ステータスを可視化し、確認できる

予実管理システムを活用するメリットとして入力したデータが速やかに反映されることが挙げられます。リアルタイムでの更新によって、同じシステムにアクセスできる社内の従業員同士で入力データや情報の迅速な共有が可能です。扱うデータのやり取りやチェックが速やかに可能となり、より正確に予算や進捗ステータスが把握できます。従業員であれば承認フローなど最新の情報を即座に確認できるため、社内における情報の量や内容の均一化も図れるでしょう。

従来のようにエクセルを用いている場合、データファイルを収集し反映することでようやく他部門の情報共有がなされるためすぐに確認することは不可能でした。また、クラウドでリアルタイムの確認ができるGoogleスプレッドシートの場合でも、どこまで完了しているかといったステータスが不明なため確認の手間が発生します。

予実管理システムの導入は詳細な修正や改善、情報収集やデータ化が求められるプロジェクトの多い企業にとっては大きなメリットです。プロジェクトの進行に良い影響をもたらすことが期待できます。

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業務の属人化を防止

エクセルによる予実管理の場合、入力やデータ収集をしている担当者は内容を十分に把握できるでしょう。しかし裏を返せば担当者以外は情報やデータを十分に把握できていない可能性があります。多くの従業員に適切な形で情報共有が行われなければ、エクセルを扱っている担当者の属人性が高まりかねません。また担当者ごとに分析方法が異なるなどの問題の発生も懸念されます。

予実管理システムでは、専門知識がなくてもデータや情報の入力が可能です。操作性の高いシステムは直感的に扱えるため、集計や分析などの業務を簡単に行えます。社内の誰でも必要な入力や分析ができれば予実管理の属人化を防ぎやすくなるでしょう。

誰でも予実管理ツールを使いこなせる状態は、組織全体で予実管理に取り組む環境が構築できるので管理業務への意識も高まり、多くの従業員が積極的に関与する文化の醸成も期待できます。当事者意識をもちやすくなり、組織の活性化につながる点もメリットです。

資料や書類、帳票を自動作成できる

適切に経営分析を行うには資料や帳票の作成が欠かせません。これらの資料は現場の人間だけでなく経営層など幅広い人に向けて作成をする必要があり、視認性の高さや理解のしやすさが求められます。特にビジュアルでの工夫は必要で、表やグラフなどを作成するのが望ましいですが、作成するレポートごとに必要な情報や数値を収集して紐付けなければならず、関数を組むなどすべての作業をエクセル上で行うには多大な時間と手間をかけなければいけません。

予実管理ツールの多くは各種資料や帳票を自動で作成できる機能を備えています。集めたデータを元に自動でわかりやすい資料を作成できるため、社内の誰に向けたものであっても従来よりも少ない時間と手間で、これまでよりも質の高い書類の作成が可能です。

分析や経営判断の精度が高まり経営改善につなげやすい

予実管理システムの導入によって売上や利益の推移を正確に把握することで正しく分析や経営判断が可能です。さまざまな角度から分析をすることで今までは見えてこなかった課題を見つけ、対策を講じ、実行することでPDCAをうまく回すことができるでしょう。

さらに予実管理システムを使い続けることでそのデータやプランは蓄積されていき、その企業の財産となります。過去に行った施策の結果を呼び出すことも容易で、担当者の変更や他部門への展開もしやすく経営戦略にも良い影響を与える点も、予実管理システム導入のメリットです。

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自社に合った予実管理ツールの選び方

本項では自社に合った予実管理ツールを選ぶために導入前に確認しておきたい項目をまとめています。この後紹介するおすすめの予実管理システムを選ぶ際の基準として参考にしてください。

予実管理ツールを選ぶ基準
  • 企業規模はマッチしているか
  • 既存システムから移行しやすいか
  • 操作性に優れており誰でも使いやすいか
  • 外部システムと連携できるか
  • サポート体制は万全か

企業規模はマッチしているか

予実管理システムは多種多様で、システムやツールによって備えている機能や料金体系はさまざまです。まずは自社の企業規模と予実管理システムの機能がマッチしているかという確認が求められます。一般的に大企業向けの予実管理システムは、多機能である代わりに高額な傾向があります。中小企業でそのようなシステムを導入しても、備えてある機能の一部しか活用しない可能性があり、利用状況に見合わないコストを支払わなければならないおそれがあります。

既存システムから移行しやすいか

これまでエクセルやGoogleスプレッドシートなどで予実管理を行っていた企業は、新たな予実管理システムへのデータ移行が必要です。データ移行がスムーズに行えなければ、これまでの予算に関するデータを活用できません。エクセルファイルから直接データをインポートできる予実管理システムもあります。このような機能を持つサービスを選択するとデータの移行がスムーズに実行でき、過去のデータの活用や比較なども問題なく行えるでしょう。

操作性に優れており誰でも使いやすいか

ただ予実管理システムを導入しただけでは多くの従業員がどのように利用するかはわからず、結果として自社に定着するとも限りません。速やかに定着させ、自社の予実管理をスピーディーかつ的確に行うには、ツールの操作性が重要なポイントとなります。複雑な設定が必要なシステムは、扱いに慣れるまでに時間や教育のコストがかかることもあります。

外部システムと連携できるか

予実管理システムは外部システムとの連携により、さらに大きな効果を発揮します。予実管理システムを選ぶ際には、自社ですでに運用している業務システムや管理ツールなどとの連携ができるかどうかの確認をしておきましょう。特に、会計システムや原価計算システム、給与計算システムなどは予算編成の際に必要なものとなります。これらと連携ができれば、予実管理のさらなる効率化を実現できるでしょう。

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サポート体制は万全か

システムの導入・運用に際しては、サポート体制の確認も必要不可欠です。新しいシステムの導入後には、何かしらの疑問や問題が生じるケースが少なくありません。そのようなときにサポート体制が整っていれば、速やかに窓口に相談することで疑問や問題の解消が可能です。サポートセンターの対応が遅いサービスを選んでしまうと、トラブルの発生時に業務が滞ったり停止したりするおそれもあります。トラブル解消が少し遅延しただけでも企業に大きな損害をもたらすケースはあるでしょう。

サポート体制の整ったシステムを選択するだけで運用後のストレスやトラブルを大幅に削減でき、安心感にもつながります。具体的にどのような方法でサポートが受けられるのかということを、一つの基準として選択するようにしましょう。

プロカンでは無料のウェビナーや、実際に担当者がデモンストレーションを行うなど手厚いサポートを行っています。予実管理は一時的なものではなく、長期的な運用を見据えたうえでの選択が求められますので業務に携わる従業員が使いやすいツールを選択して予実管理にお役立てください。

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おすすめ11選!プロが選ぶ予実管理ツール紹介

本項では予実管理システムとして多くの企業で採用されているツールを厳選して11個紹介します。それぞれのツールはできることや運用方法が異なるため、自社に合った予実管理システムを探す際の参考としてご活用ください。

プロカン

プロジェクト管理ツールのプロカン

プロカンは案件やプロジェクトごとの収支管理に特化したクラウド型基幹業務システムです。予実管理や経理業務に必要かつ煩雑な収支管理も容易に行えます。経理担当者が見やすく、使いやすいUI設計のため、はじめて予実管理システムを操作する人でも扱いには困らないでしょう。プロジェクトごとの売上や原価、経費などのデータの集約もでき、月次での収支の明確化も可能です。数カ月先の売上や利益も正確に予測できるので、プロジェクトの修正や必要な業務の選択なども適切に行えます。

まずは下記から資料のダウンロードやデモンストレーションの依頼を行ってみてください。

freee会計

freee会計

freee会計は日々の業務の中で蓄積されたデータを自動で集約し、分析することができる経営管理ツールです。freee自体が会計を中心に人事などのツールを運営しているためすでに採用している企業であれば手間がかかりません。

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BizForecast

bizforecast

プライマル株式会社のBizForecastは経営方針や外部環境の影響を受けやすい流動的業務の領域を得意とする予実管理ツール。脱EXCELではなく活EXCELを掲げてユーザビリティを大きく変更せずに採用できます。

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CCH Tagetik

CCH Tagetik

CCH Tagetikは経理や経営規格部門が関わる全ての業務プロセスとデータを活用して企業価値向上を狙うための予実管理ツールです。業務の効率化やコストの削減、リスクの軽減を実現できるとして特に大企業で採用されているツールの一つです。フォーマット

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Jedox

Jedox

Jedoxはエクセルでの管理に限界を感じている企業を対象にした予実管理システムを売りとしています。データの登録、統合から入力管理、見える化までを同じプラットフォームで完結させる事ができ、インターフェースもスプレッドシートなので使いやすいフォーマットである点もユーザーから好評です。

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Workday Adaptive Planning

Workday Adaptive Planning

Workday Adaptive Planningはビジネスの成長に対応できるのが魅力。柔軟なプラットフォームによって市場の変化や業種を超えてモデルを作成することができます。変化の激しい業態であれば採用するメリットは大きいでしょう。

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Loglass

Loglass

Loglassは予算・見込データや、会計ソフトから取り込む実績データを一元管理。組織再編や管理会計ルールの変更にも柔軟に対応できるのが魅力で東証プライム市場をはじめとした多くの企業で導入されています。

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Manageboard

Manageboard

Manageboardは7000社以上の会社で採用されており、属人化を防ぎ、誰でも扱いやすい業務プロセスを特徴としています。社内の集計された予実データは社内で共有され、業績向上のための経営判断を社員全員で行う体制を確立できます。全社のKPIに基づいた予算作成が可能なため財務データに基づいた管理を行えるのも魅力です。

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DIGGLE

DIGGLE

DIGGLEはDIGGLE株式会社が提供するツールでクラウドでデータを一元管理することで最新のデータをあらゆる角度から確認が可能。予実管理に特化した分析機能を持つため、資料作成などデータ整形にかかる時間の短縮に貢献します。会計領域のエキスパートによるカスタマーサクセスによる支援も充実です。

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Sactona

Sactona

Sactonaはクラウド/オンプレミス対応型経営管理システムでエクセルの機能をそのまま使用できるため運用が簡単です。入力制御や項目追加の柔軟性に加えて大量のデータの即時集計、分析によって経営管理を高度化・効率化する手助けとなるでしょう。

Sactona(外部サイトへ遷移します)

Amoeba Pro

Amoeba Pro

Amoeba Proでは財務会計から管理会計までの業務を効率化することで経営判断をサポートしてくれる予実管理ツールです。経理部門での工数削減を行うことで業績をリアルタイムで把握でき、結果として迅速に意思決定が行なえ、最適なアクションを取ることができる点が好評です。

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予実管理システム導入の注意点

ここまでは予実管理システム導入のメリットやおすすめツールを紹介してきました。実際に導入を考えたツールもあるかと思いますが、実際に導入する前に気をつけておきたいことを紹介していきます。

予実管理システムはタイプが分かれる

予実管理システムは、大きく「大規模データ対応タイプ」と「クラウド・SaaSタイプ」の2種類に分けられます。それぞれ得意とする領域に違いがあるため、自社が求める機能はどういう部分で、どういうサポートを受けたいのかに合わせて選択することが重要です。

大規模データ対応タイプは大企業向けの製品で、外部システムとの連携や連動性に優れているタイプです。国内・海外問わず、各拠点や各グループ会社など、多くのデータの収集を必要とする企業におすすめです。

一方でクラウド・SaaSタイプはシンプルで使いやすい設計となっており、中小企業におすすめです。機能が絞られている点も特徴で、単位や項目を詳細に設定管理できるものが多くみられ、社会的にもクラウド型サービスが一般的となっている点も要チェックです。

目的を明確にして導入する

予実管理システムの導入には基本的に費用がかかります。目的を明確にしないまま導入すると、かけた費用が無駄になりかねません。システムの必要性や、自社の課題と導入の目的などを事前に整理しておきましょう。

例えば、「予算を効率的に管理したい」「予算管理と分析の両方を行い経営判断に活かしたい」など、目的の言語化が重要です。解決したい課題によっても、必要な機能は異なります。導入目的と必要な機能を洗い出し、自社にマッチしたシステムを選ぶことが求められます。

データの移行

これまでエクセルなどで予実管理を行っていた企業は、新たな予実管理システムへのデータ移行が必要です。データ移行がスムーズに行えなければ、これまでの予算に関するデータを活用できません。エクセルファイルから直接データをインポートできるシステムもあります。

このようなサービスを選択するとデータの移行がスムーズに実行でき、過去のデータの活用や比較なども問題なく行えるでしょう。

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【まとめ】自社に合う予実管理システムを導入しよう

予実管理システムの導入によって作業効率を上げられるメリットを享受できます。そのメリットを最大化するには導入目的を整理のうえ、その目的や企業規模にマッチしたシステムを選ばなければいけません。最大限活用するためにはコストやサポート体制なども比較して選ぶ必要があります。

プロカンは見やすく使いやすいUI設計となっており、煩雑となりがちな予実管理の効率化が図れるシステムです。導入アカウント費25,000円~、1IDにつき月額4,000円~と導入もしやすくリーズナブルなのも特徴です。まずは資料請求やデモンストレーションを通してプロカンを知るきっかけとしてください。

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