工程管理システムの機能や選び方は?導入するメリットも紹介!

会社で工程管理を担当する方のなかには、「煩雑な業務に悩まされている」という人もいるのではないでしょうか。煩わしい工程管理業務も、専用のシステムを導入すれば大幅に効率化できて便利です。工程管理システムを導入し、手間や時間がかかる紙やホワイトボードといったアナログな方法からの脱却を目指しましょう。本記事では、工程管理システムの主な機能や導入メリット、選ぶ際のポイントなどについて解説します。

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そもそも工程管理とは

工程管理システムを導入する前に工程管理について目的を確認しておきましょう。

工程手順を設計して適切に進捗管理を行うこと

工程管理とは、工程手順を設計して作表し、進捗状況を適切に管理することを指します。工程管理は最終的にプロジェクトを成功へ導くことが目的です。ビジネスでは、1つのプロジェクトにさまざまな立場や役割の人がかかわっており、それぞれが多くのプロセスをこなす必要があります。

例えば、製造業の業界であれば製品の企画、立案や材料の調達、加工、検査出荷などのプロセスを進めることが必要です。ほかにも、システム開発であれば要件定義や基本設計、詳細設計、プログラミング、テスト、運用と多くのプロセスがあります。プロジェクトを成功させるためには、それぞれの進捗状況を把握し、適切に管理することが欠かせません。

通常、プロジェクトには納期があります。そこで、納期から逆算して必要なタスクをいつまでにやるかを考え、進捗状況を確認するのが工程管理です。その際は、コストや納期を最適化することが求められます。無駄にコストがかかったり、品質の悪いものしかできなかったりする場合、適切な工程管理ができているとは言えません。工程管理を見直すことで、生産計画の効率化や適切な人員配置ができるようになるケースもあります。

工程管理はなぜ重要なのか?

工程管理が重要とされるのはプロジェクトを遂行するために欠かせない納期を守るため。メンバー全員を適切に管理するには欠かせない要素だと言えます。

作業の効率化や納期厳守に欠かせない

適切な工程管理をすることは、作業の効率化や納期厳守に欠かせません。市場競争は、市場のグローバル化に伴いより一層激化しています。勝ち抜くためには、クライアントが求める納期を守り、かつコストを抑えて質の高いサービスや製品を提供することが不可欠です。そのため、失敗は許されない状況と言えるでしょう。適切に工程管理を行えば、プロジェクト全体を俯瞰でき、イレギュラーな事態が発生してもスピーディに対応できます。

プロジェクトの内容は、複雑化しています。関連部門間で必要な情報を収集して共有し、メンバーそれぞれが内容を正確に把握しておかなければ、行き違いやミスが起こりやすくなり、納期の遅れや品質の低下を招きかねません。これらを防ぐためには、適切な生産計画を立ててタスクを配分し、それぞれに必要な人員を見極めて配置し、状況を管理する必要があります。そのため、工程管理の考え方は非常に大切です。

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工程管理システムとは

ここまで工程管理の重要性を解説してきました。工程管理は重要なものだからこそシステムやツールを利用して確実に行いたいものです。

複雑な工程管理をシステム導入で便利に

工程管理は煩雑な業務となるため、無料でできるからといって手書きやExcelで処理していては時間も労力もかかり大変です。業務を効率化する方法の一つとして、工程管理システムの導入があります。

工程管理システムとは、作業条件や進捗状況などを適切に管理するためのシステムのことです。導入することで、現場の進捗状況を適切に把握できるだけでなく、関係各部門との情報共有もスムーズになります。さらに在庫管理やスケジュール管理に有効で、納期遅れやコスト超過を防ぐことにも役立つでしょう。
工程管理システムは、主に製造業での導入が進んでいますが、建設業や開発、エンジニアリング業でもよく使われています。

工程管理システムの主な機能

工程管理システムには、進捗管理のほか、コスト管理や在庫管理など多様な機能搭載が一般的です。ただし、システムによって使える機能は同じではありません。ここでは、搭載されていることが多い一般的な機能を紹介します。

1.進捗を管理する機能

工程管理システムの主な機能の一つが、進捗管理です。プロジェクト完遂までのスケジュールや工程を図表にできるため、進行状況を可視化し、一目で把握できます。遅れが生じるなどのトラブルがあった場合は、権限を持つ管理者が修正して再提示することも可能です。工程計画を一からすべて書く必要がないため、管理表がスムーズに作成できます。

工程管理システムの進捗管理機能が優れている点は、すべてのスタッフがアクセスするだけで進捗状況を把握できる点です。「各部門のリーダーがメンバーへ連絡する」といった手間をかけなくても、個別にアクセスして状況を確認できます。それぞれがすぐに必要な業務に取りかかることができるため、トラブル発生時でもスピード感のある対応が可能です。

2.コストを管理する機能

工程管理システムは、コスト管理機能も利用できます。工程を管理する立場にある人は、利益を生むためにコストを最適化することも大切です。工程管理システムを使うと、これまでのプロセスでかかったコストや今後発生が見込まれるコストを一覧で把握できるため、コントロールしやすくなります。過去の実績も参考にしながら、必要に応じてコストカットすることも可能です。これらの仕組みはシステムを利用することで属人化することなくノウハウとして組織に蓄積させることも狙えます。

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3.その他の機能

工程管理システムには、進捗管理やコスト管理のほかにもさまざまな機能があります。例えば、在庫管理機能です。特に、生産管理を担う製造現場における原材料や完成品の在庫は常に適切な数量を保持することが求められます。この在庫は多すぎても少なすぎても問題です。売れているときに在庫がなければ販売の機会を失いかねず、売れない在庫をたくさん抱えていても無駄になります。工程管理システムの在庫管理機能を使えば、必要量が可視化されるため在庫調整がスムーズに行えます。

また、システムの設定を行うことで帳票を出力したりシステム上のデータをCSVファイルの形で読み込んだりすることもできます。必要なデータを読み込み、プロジェクトのメンバーに送ったり報告書などに載せたりすることも可能です。なかには、経営に必要な数値を分析する機能がついたシステムもあります。このように、工程管理システムは多様な機能を持つため、活用次第で業務効率化に大きく貢献できるでしょう。

導入を考えている工程管理システムにはどの機能が搭載されており社内のシステムや事業と併せてカスタマイズができるのか、テンプレートや導入事例を含めて確認しておくと導入がスムーズに進みます。

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工程管理システムを導入するメリット

工程管理システムの導入には、さまざまなメリットがあります。システムの導入を検討する場合は、どのようなメリットがあるのかを知っておくことが大切です。ここでは、主なメリットを5つ紹介します。

1.進捗状況を把握しやすい

工程管理システム導入の最も大きなメリットは、プロジェクトにおける各プロセスの進捗状況が把握しやすいことです。工程管理システムでは、作業工程や計画がわかりやすく可視化され、プロジェクトにかかわるすべての従業員がアクセスして確認することもできます。手書きやExcelなどで工程を管理している場合、作業計画を見えるところに書き出しておき、各メンバーで都度確認しに来ることが必要です。何か問題が発生したときは、逐一現場に電話で問い合わせるなどの対応を取らなければなりません。

顧客の急な要望やトラブルなどで計画を変更することになった場合は、関係者を集めて伝達するかそれぞれに伝える必要があります。管理担当者の負荷は、相当大きなものです。しかし、工程管理システムを導入すれば、このような手間はかかりません。すべてのプロジェクトメンバーがリアルタイムで進捗状況を把握できるため、管理担当者の負担を大幅に軽減することができます。

2.作業を効率化できる

各プロセスの内容を把握しやすくなる点も、工程管理システム導入のメリットの一つです。プロジェクト全体を俯瞰できるため、無駄な作業やプロセスを見つけやすくなります。無駄を省いて必要な業務にリソースをかけるようにすれば、プロジェクトは大幅に進行し、コストカットにもつながるでしょう。

また、プロジェクト期間の短縮化や作業の効率化も期待できます。プロジェクトメンバーが個別に工程管理システムに実績を入力すれば、管理担当者の書類管理や事務処理仕事などの負担を減らし、工数やコスト削減も期待できるでしょう。工程管理システムでは、タブレットやスマホなどの端末からでも実績を入力することが可能です。

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3.納期の遅れを防げる

精密な計画が立てられ納期を守りやすくなる点も、システム導入のメリットです。工程管理システムを通してプロジェクト全体を見わたすことで、無駄な作業を省いたり必要なプロセスに適切な人数を配置したりできるようになり、計画の精度を高められます。
順当な計画に従ってプロジェクトを進行することで、納期も順守しやすくなるでしょう。顧客からシビアな納期を迫られた場合でも、期日通りに納められるようになり顧客満足度の向上や信頼関係の構築にもつながります。

4.作業の属人化を防いで品質が安定する

システムを導入せずにプロジェクトを進めていた場合、現場での経験則やベテラン社員の勘などで作業が行われることが多く、結果として属人化するケースも少なくありません。
工程管理システムがあれば、作業方法や技術を共有しやすくなり、標準化が期待できます。技術や作業方法が標準化されれば、作業者による品質のムラも解消されるでしょう。品質が安定することで、顧客満足度の向上にもつながります。

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工程管理システムを選ぶときのチェックポイント

工程管理システムには、さまざまなものがあります。自社に合ったシステムを選ばなければ、効果的に活用できず無駄になったり、期待した効果が得られなかったりするため注意が必要です。ここでは、工程管理システムを選ぶ際にチェックすべきポイントを5つ紹介します。

1.自社の業種や生産方式に合っている

業種や生産方式の違いによって、システムに必要な機能が異なります。そのため、自社が必要とする機能が工程管理システムに搭載されているかどうかは外せないポイントです。例えば、自社が汎用品を大量生産しているのか、多品種を少量生産する方式を取っているのかで適したシステムは異なります。

たくさんの商品を少量生産していたり、個別受注生産のような受注生産の形式を取っていたりする場合、商品の仕様ごとに工程を作成しなければなりません。また、そのため、導入すべき工程管理システムは工程表の作成や修正が柔軟に行えるものが向いているでしょう。

一方で工場での部品生産のように大量生産の形式を取っている企業であれば、「外部システムとの連携ができる」「設備監視機能が整備されている」など、多様なオプションが選択できる工程管理システムがおすすめです。特にコスト管理を同時に行うためには原価管理システムや勤怠管理システムとの連携は欠かせません。

2.見やすい工程表を作成できる

工程表は、プロジェクトメンバーの誰もが簡単にわかるものになっているかが重要です。工程管理システムによって作成できる工程表の内容やレイアウト、種類などは異なるため、見やすいかどうかをチェックすることが欠かせません。自社の運用工程にマッチしていて視覚的にわかりやすい工程表であれば、作業内容やスケジュールが一目で把握でき、勘違いも起こりづらくなるでしょう。

現場で使用される工程表の種類には、ガントチャートやバーチャート、グラフなどがあります。ガントチャートとは、縦軸に作業工程を横軸に進捗率を書き、バーを用いた棒グラフによって進捗状況を表した図で、各工程ごとの進捗率がわかります。
バーチャートは、縦軸に作業工程を横軸で作業する時間や日付を書き、バーで作業を行う日を示した図です。各工程に必要な日数がわかります。それぞれメリットとデメリットがあるので自社にあったものを選択しましょう。

3.スムーズに短期間で導入できる

工程管理システムによっては、ソフトの購入やダウンロードのように短期間で迅速に導入できるものもあります。すぐに導入できて運用できるシステムを選べば、稼働している製造ラインを止める必要がありません。また、導入時はごく基本的な機能のみを導入し、プロジェクトに合わせて随時必要な機能が追加できるシステムを選ぶことも選択肢の一つです。

4.既存のシステムと連携できる

多くの企業では、既存の勤怠管理システムなど、すでに導入して運用しているシステムもあるでしょう。新しく工程管理システムを選ぶときは、稼働している既存システムとの連携が簡単にできるものがおすすめです。そうすることで登録や調整の手間が必要最小限に抑えられ、効率的な運用ができます。また、できるだけ勤怠管理システムや在庫管理システム、品質管理システムなどと連携できるものを選ぶようにしましょう。

5.複数プロジェクトを管理できる

一般的に「進行しているプロジェクトが1つのみ」という状態は少ないため、工程管理システムは複数のプロジェクトを横断管理できるものがおすすめです。同時進行する複数プロジェクトを横断管理することで、人材や設備の偏りが発生していないかを担当者が一元で確認でき、リソースの適切な分配が可能になります。各部門での負荷が分散されることで、効率よく各プロジェクトを進めることが期待できるでしょう。

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工程管理にはバランスの良いQCDが重要

工程管理において重要な要素となる「QCD」。この3要素はそれぞれQuality(品質)、Cost(コスト)、Delivery(納期)の頭文字からきています。これらの3要素はそれぞれが相関関係にあり、どれが欠けてもいけないものですが、どれかを伸ばそうとすると他の要素に課題が生まれます。

QCDのバランスとは?

特に製造業ではこのQCDをバランス良く伸ばしていくことが求められますが、バランス良く成長するというのは簡単ではありません。製造している製品によっては受注生産のような品質を重視すべきものもあれば、大量生産のように商品あたりのコストを重視すべきものもあるため自社が製造している製品に合わせて設定する必要があるためです。

今日の世界情勢のようにモノがあふれた世界ではやはり品質が重視される傾向にあり、価格を抑えたとしても品質の悪い製品は売れません。品質向上のために高性能な機器を導入すればコストは高くなりますし、検品を徹底すればその分納期も伸びることになります。

同様にコストを抑えようとして製品の材料コストカットを行ったり、検品をゆるくすれば品質は低下します。また、納期を早めようとすることで品質が落ちるなどそれぞれが相関関係にあることがわかります。

高まるQCDの要求

前述したQCDの3要素だけでなく近年では更に要求が高まりつつあるのも事実です。「QCDS」と3要素にService(サービス)が追加されたものや、「QCDF」のように3要素にFlexibility(柔軟性)が追加されたもの、「QCDE」ではEnvironment(環境)が追加されたものといった具合に派生しています。代わりゆく情勢の中で改善を重ねても運用ができる工程管理システムを選択することが求められます。

【まとめ】効率的に管理してプロジェクトを成功させましょう

プロジェクトを成功に導くためには、工程やスケジュール、収支などの適切な管理が欠かせません。アナログな方法で管理している場合は効率的な管理は難しく、ヒューマンエラーなどのケアレスミスが発生することもありえます。

工程管理システムや収支管理システムなどを導入すれば、複雑な業務の効率化が可能です。便利な工程管理システムを活用しながら、必要なマネジメントを適切に実施してはいかがでしょうか。

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