プロジェクト タスク管理

【2024年最新】プロジェクト管理・タスク管理におすすめのツールを厳選紹介

仕事では品質と納期この2点は必ず守るべきものとして挙げられます。これはどんな仕事でも同じで、個人でも企業でも誰がいつまでに何を行う必要があるのかを可視化しておくことで防ぐことができるものもあります。

この記事ではプロジェクト管理とタスク管理の違いからそれぞれのポイントやコツ、おすすめツールを紹介していきますので自社にあったツール選びの参考にご活用ください。

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目次

プロジェクト管理とは

まずはプロジェクト管理とはどういうものかを確認しておきましょう。

PMがプロジェクト全体を把握するための管理

プロジェクト管理とはPM(プロジェクトマネージャー)がプロジェクトの運営や品質、納期を可視化し、プロジェクトを円滑に進めることを目的として行われるものです。案件や各業務に対して担当者や外注先の振り分けを行うなどプロジェクト推進には欠かせない業務の一つです。

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タスク管理とは

タスク管理は厳密にはプロジェクト管理と異なる点があります。

個人が各々の業務の内容や納期を把握するための管理

タスク管理とは業務における目標や、成果物の達成に向けて行うべき作業や活動のことを指し、これはプロジェクト全体ではなくプロジェクトを構成する小さな単位であるタスクに焦点を当てています。つまりプロジェクトを進める中で発生する問題を洗い出し、それぞれに優先順位や期限を設けて管理することこそがタスク管理であり、組織としてではなく個人の裁量が多い分野です。

具体例としては、「クライアントに14時に電話をかける」、「スケジュール進捗表を作成する」、「社内ミーティングへ参加する」、「日報を作成する」といったように個々の作業が挙げられます。仕事をするうえで今何を優先すべきなのかを考えて業務を進めていくことは誰もが自然と行っていることでしょう。タスク管理はそれを意識的に見える化し、効率化する方法として必要不可欠です。

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タスク管理は進捗管理やプロジェクト管理と何が違う?

タスク管理と似た言葉として「進捗管理」と「プロジェクト管理」が挙げられます。混同されがちな言葉ですがそれぞれの意味を理解して正しく遂行しましょう。

進捗管理はプロジェクトの進行状況の管理

進捗管理はプロジェクトの目標に対してどれほど進行しているのかに注力した管理方法です。タスクの完了率や達成度を測定し、計画との差異を明確にすることに焦点を当てているのが特徴で、的確に行うことで遅延などのトラブルに対処しやすく、また組織全体で進行状況を把握できるようにしておくことで常に意識して業務に取り組む事ができます。

違いは実施者とその対象

よって、タスク管理と進捗管理、プロジェクト管理は、共に目標達成を追求する活動ですが、実施者と対象に違いがあると言えます。 タスクは個々のメンバーや小規模なチームによって遂行され、それぞれが責任を持ちます。個々のタスクを効率的に管理するためのものがタスク管理です。プロジェクトという大きな枠組みの中で複数のタスクが存在し、相互関係があることを考えると理解しやすいでしょう。

したがって、プロジェクト管理と進捗管理、タスク管理は互いに補完的な関係にあり、業務におけるプロジェクトを成功させるためには全てが必要不可欠です。

タスク管理を行うメリット

ここではタスク管理を行うメリットを大きく4つ紹介していきます。この中でひとつでもメリットに感じることがあればすぐにでも取り組むべきかもしれません。

タスク管理を行うメリット
  • タスクの漏れや抜けがなくなる
  • 業務の効率が上がる
  • タスクの優先順位が明確になる
  • タスクマネジメントがしやすくなる

タスクの漏れや抜けがなくなる

タスク管理を行うメリットとしてまず挙げられるのはタスクの漏れや抜けを防ぐことができるということです。

日々新しいタスクが増える中でタスク管理が適切に行われていない場合、何をすべきか、いつまでにすべきかをすべて頭の中で把握しなければいけません。これはできると思う方もいますがリスクマネジメントの観点からするとエラーが起きる可能性が高く推奨されません。万が一整理が行き届かずにタスクが抜けてしまえば見落とす可能性が高まるためです。

さらにプロジェクトを遂行するチーム内でタスクの担当者が明確になっていない場合、誰もそのタスクを担当していないだけでなく、その状況にすら気づかないという最悪の状況が発生することになります。タスク管理をしっかり行うことでこれらの業務ミスは事前に防ぐことが可能なためタスク管理の重要性がわかります。

業務の効率が上がる

二つ目に挙げられるメリットは業務効率の点です。

タスク管理を行うことで担当する仕事量や期限を可視化して把握できるため、業務の効率化が見込めるかつ社員の残業時間も減らせるでしょう。

さらに、明確な指示を受けて仕事に取り組むようになるためスムーズに集中して作業できます。集中力が高まることで作業の品質向上、作業時間の短縮、品質向上などの副次的な利点にも期待できます。 効率的に作業を進めながら、ケジュールを意識することで、その日に終えなければならないタスクを瞬時に判断できるため、タスクの内容や所要時間、期限などを考慮しながら柔軟に仕事を進められるのは大きいメリットと言えます。

タスクの優先順位が明確になる

三つ目のメリットはタスクの優先順位が明確になることです。

タスクの優先順位が明確化することでプロジェクト遂行にあたって何から始めるべきなのか、今のタスクが終わった後は何に手を付けるべきなのかが把握しやすくなり、タスクの期限までの計画が立てやすくなります。これはタスクの期限超過によるトラブルの発生を抑制することに繋がります。

また、何らかの理由で仕事を期限内に終えられない場合でも、事前に他のメンバーへ援助を求めるなどの対策が取れます。タスクごとの優先順位を正しく認識できることで、他の仕事について余計な不安を感じる必要がなくなり、精神的な負担も軽減されるでしょう。

タスクマネジメントがしやすくなる

最後に挙げるメリットはタスクマネジメントがしやすくなることです。組織でのタスク管理は円滑なマネジメントに役立ちます。

チームのマネジメントに必要なのは、部下が担当するタスクの進捗状況を把握することです。チーム全体の進捗を確認するためには、社員一人ひとりの詳細な状況を逐一把握する必要があります。 タスク管理を行うことによって、複数のメンバーでプロジェクトに取り組む際には、整った準備で業務を開始でき、メンバー間のタスクの偏りを防げてマネジメントがしやすくなります。

社員間で互いにサポートし合う環境が自然にできると、チームとしての成果にも良い影響が出てくることもあります。 必要なプロセスと作業内容を可視化することで、メンバー同士の情報共有が容易になり、トラブルが発生した際にも迅速に協力し合うことができるでしょう。

タスク管理にデメリットはあるのか?

ここまでタスク管理を行うことによるメリットを紹介してきましたが、一方でデメリットがあるのか気になる方も多いのではないでしょうか。タスク管理にも運用の仕方次第ではデメリットになり得るものがあります。それはコミュニケーション不足です。

タスク管理ツールはお互いがコミュニケーションを密に行わなくてもタスクの可視化ができることからコミュニケーション不足を招く可能性があります。組織内でコミュニケーションを怠るのは場合によってはチームワークの低下に繋がるおそれがあるためタスク管理ツールに依存しすぎず定期的にミーティングやカンファレンスを行うことで対処していくことが重要です。テレワークが増えている昨今では最大の課題とも言えます。

また、タスク管理において工程表における見積もりが甘いとタスクの遅延やチームメンバーの負担増加を引き起こす要因にもなりかねません。予算をしっかり把握しておくという意味でも工数計算や見積もりは慎重に行う必要があります。これらのデメリットに注意をしながらタスク管理を行うようにしましょう。

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タスク管理を行う際に気をつけるべきポイント

タスク管理において、タスクをどのレベルまで細分化すべきなのか、管理すべきタスクと管理しなくてもいいタスクがあるのか、優先順位をどう付けるかなど、タスク管理を円滑かつ効果的に行うために意識すべきポイントを説明します。

タスクには必要な情報を含めておく

実行に必要な情報や資料もタスクに付与することも、円滑にタスク管理を行うためには重要なことです。これにより、タスク実行時に時間を無駄にすることがなくなるため効率的なタスクの処理が可能となります。

して、今やらなくてもいいタスクも特定する必要があります。業務を進めていく中で、関連するタスクが増えてくることがありますが、それら全てを即座に処理しなければならないということはありません。タスク管理において、今やらなくてもいいタスクも明確にしておくことによって、予定外のタスクに取り組むことなく、余分な時間や労力をかけずに済むので、本来の業務にも専念できます。

タスクには小さなものまで書き出すことが大事

タスク管理を行う前には小さなタスクであっても一度すべてを洗い出し、書き出してみることをおすすめします。

ここで洗い出す内容は必ずしもタスクとして必要なものだけでなく、アイデアベースのものであってもとにかく洗い出してから判断をすると良いでしょう。情報収集をするためのツールを用意する、ミーティングをするための会議室を押さえるというのもタスクのひとつであり、こなすべき仕事の対象です。

タスクを細かく挙げることによるメリットは抜けをなくすだけでなく達成感という観点でも有用です。人間は誰しも仕事を終わらせたときの達成感は何にも言い表せない満足感となります。うまくタスク管理を行うことで日々達成感を得られるよう設定することで作業効率の向上だけでなくモチベーション維持にもつながる大事な作業です。

タスク管理においてやってはいけないこと

タスク管理において、やってはいけないと言われている「失敗に終わるときの特徴」について解説します。主に、タスク管理の失敗の要因としては、数が多くなったタスクを把握できなくなったり、進捗状況を追えなくなったりすることが挙げられます。

タスクの粒度が粗い

タスクが大まかで曖昧なことを粒度が粗いといった表現をします。タスクの粒度が粗すぎて具体的な作業内容やスケジュールが明確でないと、タスク管理が失敗に終わることがあります。

タスクに必要な資料や、確定情報が共有されていないためうまく着手できないことが原因でスケジュールが後倒しになってしまい、結果的にタスク管理が失敗に繋がるケースも。このように、タスク管理の内容が粗いと、成果物までの道のりがイメージできずに、不明確なタスクや中途半端なタスクとなってしまう原因となります。

タスクの粒度が細かすぎる

では逆にタスクを限界まで細分化して考えるのが良いかと言うとそうではありません。細かすぎるタスクは逆に実行イメージが湧かず、さらにタスクの数が増えて複雑化することでタスク同士の関係性が把握しづらくなることで管理も困難になります。結果としてタスク管理が甘くなり、タスクや成果物共有の観点で抜けや漏れが発生してしまうことがあるでしょう。

タスク管理とは粗すぎても細かすぎても良くなく、プロジェクトに関わるメンバー全員がイメージしやすい、丁度良い具合の細かさで行うように心がけましょう。

タスク同士の関係性を把握していない

2つ以上のタスクを同時に進める際は、タスク同士の関係を把握しておかないと優先順位を付けづらくなり、プロジェクトの工程表に組み込むのが難しくなります。仮に片方のタスクでトラブルが起きた場合、急な変更に対応できないことでプロジェクト全体が遅延するといった状況になることもありえます。

さらにこれらの問題にかかりっきりになることで新たに発生した問題を処理できずに、さらにトラブルが増えるという悪循環に陥るおそれがあります。

タスク管理ツールの選び方

自社に合ったツールを選ぶ必要がある

ツールを選ぶ際には、自社のタスク管理に合ったツールを選ぶ必要があります。新しく導入したツールが既存のツールに連携・対応していないと、データ移行や設定に手間がかかります。既に自社で使用しているツールと連携できるタスク管理ツールを選ぶようにしましょう。

また、導入するツールが特化したい機能に対応しているかについても、しっかり確認してから導入しましょう。タスク管理ツールの機能は一律ではなくさまざまなタイプのツールがあるので、自社ではどのようなタスク管理を効率化させたいか、事前に洗い出すことが大切となります。

最後に、サポート体制が整っているかどうかも、導入前に確認しておきましょう。万が一トラブルが起きたときに、すぐに問い合わせできるサポート体制が備えられていると便利です。さらに、プロのコンサルタント等による手厚いサポートが受けられると、尚良いです。

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厳選5選タスク管理におすすめのツールを紹介

タスク管理の必要性について今まで述べてきましたが、タスク管理をアナログで行うのは大変で、多くの会社ではタスク管理ツールを利用しています。

タスク管理ツールを使用するメリットとしては、まずチーム全体の進捗状況を共有できるという点が挙げられます。業務はチームで動くことが多いので、個々の連携は必要不可欠ですが、これらの個々のタスクを全体が認識していなければ、業務全体の進捗状況が把握できず、チームワークも取れなくなります。チームワークが取れないと、トラブルや不信感にもつながるので、これらを未然に防ぐためにも、タスク管理ツールを利用して、組織全体でタスクを共有するようにしましょう。

【Backlog】国内シェアNo.1

Backlog

Backlogは、主にWeb制作やソフトウェア開発、広告代理店などで使われている国内シェアNo.1のタスク管理ツールです。
シンプルなデザインや使い方で、簡単に記録や報告ができ、使いやすいと好評で、作業の管理からバグ管理システムまで搭載し、タスクの担当者や期限を明確に管理できるので、ミスを防ぎやすいのが特徴です。
ガントチャートやマイルストーンと紐づけられた作業を、タイムラインで確認することができるので、プロジェクトの進捗を一目で把握できるのも大きな魅力でしょう。
費用は月額17,600〜82,500円で、プロジェクト数やストレージ、2段階認証の必須化によって変動し、現在は30日間の無料お試しが可能です。

【TASKWORLD】業種や規模が不問のオールインワンツール

TASKWORLD

TASKWORLDは、ToDoリストやコメントなどの基本的な機能はもちろん、チャット機能や時間計測、高度検索機能など幅広い機能が搭載されているオールインワンのタスク管理ツール。

コンテンツ制作や製造業を始め、不動産・建築やシステム開発、医療に教育など様々な現場に向いています。
無料のフリープランだとユーザー数15人でストレージ容量1GBまで、プレミアムプランからは1,200円/ユーザー(100GB)ビジネスプランは2,050円/ユーザー(1TB)エンタープライズプランは、ユーザー数は要問い合わせで、ストレージ容量無制限。
少々高めの料金設定ではありますが、1つで多くのツールの役割を担っているので、高い費用対効果も望めます。

【Wrike】多数のツールと連携が可能

Wrike

Wrikeは世界中で2万社、国内でも1,000社以上で活用されているタスク管理ツールです。
基本的な機能はもちろん、マネジメントに関する機能が充実しています。メンバーのタスク配分状況の確認はもちろん、社外の人とも円滑なコミュニケーションを取りやすいシステムになっていて、ニーズに合わせて画面を柔軟にカスタマイズできるのがメリットです。

ストレージ容量2GBの無料プランを始め、ユーザー数2~25人でUS9.8$(2GB)のプラン、ユーザー数5~200人でUS24.8$(5GB)のプランが設定されていて、10GB以上のプランは要問い合わせです。
2週間無料トライアルも実施しています。こちらも比較的高めの設定ですが、SalesforceやOfficeなど多数のツールと連携でき、機能追加も可能なため幅広く活躍するタスク管理ツールです。AndroidやiOSにも対応しています。

【My Redmine】プロによる手厚いサポート体制が完備

My Redmine

プロジェクト管理で有名なオープンソースソフトウェアRedmine をクラウドで利用できるファーエンドテクノロジー社のサービスです。
タスクやプロジェクト、サブタスクの数も無制限に作成できるのがポイント。Gitなどのほかシステムとのerん系もスムージに行えるため、ファイルやデータの参照も可能です。導入実績も1400 社以上あり、専任スタッフによる手厚いサポート体制も整っているので、トラブル時にも安心して利用できるのが特徴です。

費用は月額10,000円から利用可能で、機能制限のない無料お試しも即日利用できます。

【Trello】カンバン・ボードの定番ツール

Trello

Trelloは、柔軟性と機能性に優れていながら、操作も簡単で効率よく作業を進められます。
必要なボードとツールが全て1カ所にまとめられていることから、視覚的にも分かりやすく、ツールに苦手意識のある人にも人気で使いやすいです。
タスクの大小を問わないので、あらゆる業種に対応可能で、副業やプライベートの予定にも利用できます。

メンバー数・カンバン数は無制限に追加でき、無料プランで活用できる幅が広いです。ストレージ容量250MB以上だと、US5$から利用できます。

厳選4選プロジェクト管理におすすめのツールを紹介

【Jooto】操作がシンプル

Jooto

Jootoは、分かりやすいデザインと直感的に使えるレイアウトが特徴のプロジェクト管理ツールです。
ドラッグ&ドロップを中心とした簡単な操作で利用できるため、ユーザーに複雑な操作をさせたくない場合におすすめします。
基本の管理方法はいわゆる「カンバン方式」で、カードを並べたようなデザインでタスクのステータスが管理可能です。
また、タスクの期日に従ってガントチャートの自動作成をしてくれるので、進捗状況の確認も楽に済みます。
4人までなら無料で利用可能なので、まずは操作感を確認してみましょう。
jooto公式サイト

【Asana】メッセージ機能が使える

Asana

Asanaは、さまざまな機能を複合的に組み合わせたプロジェクト管理ツールです。
メッセージ機能もあるため、コミュニケーションツールとしての利用もできます。
リモートワークを利用したプロジェクトでも、円滑に情報の共有ができるでしょう。
また、かんばんボードやガントチャートなどの機能により、タスク管理・進捗管理も問題ありません。
15人までなら無料プランで利用できるので、人数が小規模のプロジェクトなら本番でも十分活用できます。
Asana公式サイト

【プロカン】幅位広い業界で活躍!プロジェクトの収支管理もできる

プロジェクト管理ツールのプロカン
https://www.project-shuushikanri.jp/

プロカンは案件やプロジェクトごとの収支管理に特化したクラウド型(SaaS型)の基幹業務システムです。幅広い業界で運用できるのはもちろんですが企業の案件担当者・経理担当者が「見やすく」「使いやすい」UIを意識して開発。まずはいろいろなツールを比較する際の候補として資料や料金、デモを確認してみてください。

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【みんなでガント.com】ガントチャートに特化

みんなでガント.com

みんなでガント.comは、ガントチャートに特化したクラウドサービスで、すでに2,000以上の企業で導入されています。
機能がシンプルで、比較的安価に済ませられるのが大きなメリットです。
ガントチャートと連携させてTODO(作業・課題)リストの管理もできるので、タスク管理ツールとしても機能を果たします。
期間は30日間無料でお試し可能なので、まずは雰囲気を体験してみましょう。
みんなでガント.com公式サイト

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タスク管理はプロジェクト成功に必須!ツールを使って効率的に

タスク管理を行うことはプロジェクトの成功には必要不可欠で、生産性を高めてチーム内の業務を円滑に進めるのであればプロジェクト管理ツールを、個々でタスクを管理するのであれば個人向けのタスク管理ツールの導入がおすすめです。それぞれが連携して使用できるものであれば更に業務効率化に良いでしょう。

これらのツールを戦略的に導入し、最適なツールを活用することが、自社の目標達成への近道となります。自社に合ったタスク管理ツールを、しっかり吟味して導入するようにしましょう。プロカンではウェビナーやデモンストレーションを通して貴社の課題解決の手助けをいたします。慣れていない方でも直感的に使用ができ、リーズナブルに導入できるのも特徴なのでまずはツールの特徴や導入事例をご確認ください。

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