工数管理 ツール

【2024年】工数管理ツールおすすめ比較!導入のメリットや機能を解説

多くの企業がエクセル(Excel)での工数管理に伴う入力や集計の手間に悩んでいるようです。エクセルはビジネスにおける標準ツールなので、利用のハードルが低く便利ではありますが、工数管理については専用ツールを導入することでエクセルを用いるよりも業務の効率化が期待できます。

この記事では、工数管理を行えるツールの概要、必要性、メリット、種類、導入方法、選定のポイントと注意点について詳しく解説していきます。

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そもそも工数管理ツールとは?

工数管理ツールとは、「工数」と呼ばれるプロジェクト完了に必要な作業量を管理するためのシステムです。具体的には、プロジェクトを成し遂げるために要するタスクや時間、さらには人件費までを管理し、自動で計算、分析することができます。

工数管理ツールの目的

工数管理ツールの目的は、必要な作業を正確に把握し、整理することです。工数管理ツールの使用により、各工程の進捗状況をリアルタイムで確認でき、計画通りに進行しているかどうかを見極めることが可能になります。

また、プロジェクトの財務面においても、損益分析や原価見積もり、効率化のためのポイントを明確にすることができるため、経営戦略の立案にも役立ちます。工数を可視化して適切に管理することで計画に沿ってプロジェクトが進行できているのかどうか、課題に対応できているかを見極め、生産性の向上を実現します。

下記の記事では工数計算を行う方法やエクセルと専用ツールそれぞれのメリットを解説していますので参考にしてください。

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工数管理ツールの必要性

さまざまな企業で深刻な人手不足が問題となってきており、市場での人材獲得競争も厳しさを増しています。限られたリソースの中で、業務を効率的に遂行し、安定した収益を上げるためには「工数」は重要な管理項目といえるでしょう。

工数管理ツールは、人員や予算を無駄にせず、最大限に活用して生産性を高めるための助けとなります。特に、業務効率化を図ることで知られるこれらのツールへの需要は高まっており、多くの企業が導入を検討している状況です。

工数管理ツールとエクセルによる管理の違い

工数管理ツールとエクセルによる管理では、入力と集計の工程に大きな違いがあります。エクセルでの管理は手作業による入力が主で、工数の入力には多大な労力を要します。しかし、工数管理ツールを使用すれば、カレンダーやガントチャートなどを利用して計画的にタスクを作成し、工数入力の負担を大幅に軽減することが可能です。

さらに、これらのツールはプロジェクトに関連する情報を集約したり、一元管理できたり、自動でレポートを生成したりする機能を持つものもあります。そして、エクセルでは見落としがちな入力漏れも、リマインドやアラート機能によって防ぐことが可能です。このようなさまざまなサポート機能により、情報の正確性を保ちつつ、管理作業の効率化を実現できます。

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工数管理ツールを利用する7つのメリット

工数管理ツールの導入や活用によって、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、主な7つのメリットを紹介していきます。

1.プロジェクトや従業員ごとの進捗状況の可視化

工数管理ツールを用いることで、プロジェクトの進捗管理が格段に向上します。それは、プロジェクトに関わる全てのメンバーの作業進捗をリアルタイムで確認することが可能になり、作業の遅延があれば迅速に対応できるようになるからです。

また、チームメンバーは、このツールを通して、自分のタスクだけでなく、他のメンバーがどのような作業に取り組んでいるのかを把握できるため、チームワークの促進にも寄与します。さらに、全体像を把握することで、未来のスケジュール調整やリソース配分にも役立つでしょう。
特に、複数プロジェクトを抱える場合には、その管理を一元化することで、作業の重複や抜けを防ぎながら効率的な運用が可能となります。

2.業務効率化や生産性の向上

工数管理ツールを活用することにより、業務の効率化が図れます。特に、各工程で要する時間や日数を正確に把握できることがポイントです。プロセスのどこに時間のロスがあるのか、どこがスムーズに進んでいるのかが明らかになり、業務改善のための貴重なデータを入手できます。結果として、組織全体の生産性を向上させる助けとなります。

また、エクセルでの手作業による入力作業を減らすことで、従業員はより創造的な作業に集中できるようになり、全体としての業務効率が上がることでしょう。

3.最適な人材配置

こうしたツールの導入により、人員配置においても大きなメリットが得られます。各プロジェクトでの担当者やその作業効率、工数実績などを把握することができ、これに基づいて人員の再配置やチーム編成を行うことが容易になるからです。
職位やスキルセットに応じた適材適所の配置が実現することで、従業員一人ひとりの能力を最大限に活用することができるようになります。

4.顧客満足度の向上

工数管理ツールを活用することで、結果的に顧客満足度を高めることができます。従業員の業務負荷を適切に管理し、彼らが最大限の能力を発揮できるような環境を提供することができれば、その成果は品質の高い製品やサービスとなって顧客に提供されるのです。

さらに、過去のプロジェクトデータを活用して、より精度の高い見積もりやスケジュールを提案できるため、顧客の信頼を得やすくなります。

5.分析に活用できる

さまざまなデータの収集と分析についても工数管理ツールは優れています。所要時間や人件費などの情報を集め、これらをさまざまな角度から分析することで、各プロジェクトの損益やタスクごとの売上、効率などを評価できるからです。
このような分析結果は、将来のプロジェクトのスケジューリングやリソース管理に大きく貢献し、より良い意思決定を支援してくれるでしょう。

6.人的ミスによる入力の抜け・漏れの削減

工数管理ツールの直感的なインターフェースは、入力の抜けや漏れを防ぐために効果的です。プルダウン選択やスライダー入力などを活用することで、従業員はより簡単に、そして迅速に工数の入力ができるようになります。
これにより、入力作業に関する人的ミスが減少し、より正確で信頼性の高いデータを獲得できるようになります。

7.当事者意識の向上

工数管理ツールを使用すると、従業員は自分たちの責任範囲内での作業だけではなく、プロジェクト全体に対する意識を高めることができます。
これにより、各自がプロジェクト全体に対する責任感を持つようになり、一層のモチベーション向上が期待できるのです。個々の当事者意識が高まることは、チーム全体の目標達成に対するコミットメントを強化することにもつながります。

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工数管理ツールの種類

工数管理ツールには大きく分けると3つの種類が挙げられます。それぞれの具体的な製品によって詳細な機能は異なりますが、ここではタイプ別のおおまかな特徴を紹介していきます。

1.【工数削減に効果的】工数管理に特化したタイプ

工数管理特化タイプのツールは、作業の進捗を可視化し、タスクの管理を効率化する機能を中心に提供します。従業員は工数の入力をより簡単に行うことができ、結果として日々の業務負担を軽減できるのです。

また、他のツールとの連携やデータ分析機能も備えていることが多く、各案件の工数を正確に把握し、無駄を削減することが可能です。シンプルで直感的な操作性を求める企業にとって最適な選択肢となり、日々の作業において、工数の入力と把握をシンプルに行いたいと考える企業には特に適しています。

2.【複数人の作業に最適】プロジェクトの全般管理に特化したタイプ

プロジェクト全般管理タイプのツールは、工数管理だけでなく、プロジェクト全体の進捗やタスク管理などを一元的に行うことができます。複数の人間が関与する作業の進捗状況やタスクの内容を把握しやすくなり、情報共有がスムーズに行える効果が期待できます。

多くの製品でガントチャートや看板、ダッシュボードなど多様なビュー表示に対応しており、ユーザーインターフェースが優れているため、専門知識がない人でも簡単に編集作業を行える点が大きな利点です。長期間にわたる案件や多人数での作業が多い企業には、このタイプのツールが特に有効といえるでしょう。

3.【従業員の勤怠状況を把握】勤怠管理と工数管理に特化したタイプ

勤怠管理と工数管理を一体化したタイプのツールは、作業工数と実労働時間が連動し、作業完了までに要する時間や人件費などを詳細に把握することができます。出退勤時刻、残業時間、有給休暇の取得状況など、従業員の勤怠データは自動集計が基本です。

そのため、管理者が労務担当者に確認することなく、スムーズに部下の勤怠状況を把握できるようになります。結果として、管理者はプロジェクトのマネジメントに集中できます。勤怠管理と工数管理を連携させ、案件ごとのコストを明確にしたい企業には、このタイプのツールが最適です。

工数管理ツールの導入形態

工数管理ツールの導入形態は、他のデジタルな管理ツールと同じようにクラウドサービス型とオンプレミス型があります。それぞれ特徴を活かして、自社の目的に合うものを選択する必要があるでしょう。ここでは、タイプごとの特徴を紹介していきます。

1.クラウド型ツール

クラウド型ツールは、インターネットを介してどこからでもアクセス可能なサービスです。特定の場所やデバイスに依存せずに利用できるため、テレワークや出張中でもプロジェクトの管理が可能になります。コロナ禍以降、労働環境が多様化してきている状況では、クラウドサービスが主流になりつつあるといえるでしょう。

クラウド型ツールのユーザーは、パソコンに特別な設定を施すことなく、契約後すぐにサービスを開始できるため、導入の敷居が低いのも大きなメリットです。コスト面でも、高価なサーバー設備を必要としないため、初期投資を抑えることができます。ただし、データのセキュリティはサービス提供者のシステムに大きく依存します。その点を十分に検討すれば、クラウド型は、導入の手軽さを重視する企業に適しているといえるでしょう。

さらに、クラウド型ツールは、リアルタイムでのデータ更新や共有が可能であり、チームメンバー間のコミュニケーションを効率化します。クラウド型ツールを利用することで、複数のプロジェクトを同時に管理している某デザイン会社では、チームメンバーは最新の情報に基づいて迅速に対応できる環境が得られています。クラウド型ツールは、自動バックアップ機能を備えているため、データの損失リスクの低減という意味でも有効です。とはいえ、インターネット接続が必要なため、接続環境によってはアクセスに制限が生じる可能性もあります。それでも、その利便性とコストパフォーマンスの高さから、多くの企業にとって魅力的な選択肢となっています。

2.オンプレミス型ツール

オンプレミス型ツールは、企業の内部ネットワークに直接インストールして使用します。このタイプは、インターネットが不安定な環境や、高度なセキュリティが求められる環境での使用に最適です。データの管理と保護において優れた環境を実現します。そもそも、サーバーを共有せず、社内ネットワークだけで完結するため、セキュリティ面での信頼性が高いのです。特に、機密性が重視される業種や業界では、オンプレミス型ツールの利点が生かされます。ある製造業の企業では、機密情報を含む製造プロセスのデータを完全に社内で管理し、外部への漏洩リスクを最小限に抑えています。

また、カスタマイズ性が高いことも特徴の一つです。企業の具体的なニーズに合わせた調整が必要なケースに向いています。ただし、導入にはサーバーの設定や維持管理が必要となり、これには専門的な知識と手間がかかります。そのため、初期コストや運用コストがクラウド型に比べて高くなるのが一般的です。オンプレミス型は、セキュリティとカスタマイズを最優先する企業に最適な選択と言えるでしょう。

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工数管理ツール紹介

本項では現在サービスを展開している工数管理ツールの一部を紹介。工数管理ツールは自社の規模や目的に合わせて合ったものを選ぶのがおすすめです。各ツールの特徴をまとめたのでツール選びの参考にしてください。

チームスピリット

チームスピリット

チームスピリット(通称:チムスピ)はプロジェクトごとの収支を管理し、原価管理も可能な工数管理ツールです。企業規模を問わず幅広く採用されていることからもわかるように、働き方に合わせて柔軟にカスタマイズをして利用できるのが特徴です。

同社が提供しているチムスピ勤怠やチムスピ経費といった他ツールとの連携も可能なため、すでに導入されている企業であればツール同士の連携もしやすいためおすすめです。

公式サイト:チームスピリット(外部サイトへ遷移します)

Lychee Redmine

LycheeRedmine

Lychee Redmine(ライチレッドマイン)は複数のプロジェクトを管理できるため管理業務の多いプロジェクトマネージャーにもおすすめの工数管理ツールです。タスク同士の関係を見える化しやすいガントチャートとカンバン方式の両方を採用しているのが特徴で、イナズマ線やクリティカルパスなどプロジェクトの遅延をすぐに特定できるため軌道修正も行いやすいでしょう。

プロジェクトに携わるメンバー全員の稼働率を可視化することで負荷状況を把握し、無理なくプロジェクトを進められるためパフォーマンスの最大化が図りやすく、報告書の自動作成機能で業務の効率化を図ります。

公式サイト:Lychee Redmine(外部サイトへ遷移します)

TimeCrowd

TimeCrowd

TimeCrowdは工数管理に特化したツールで、Chromeの拡張機能を利用してChatworkやslackのような連絡ツール、Trelloやasanaのようなタスク管理ツールとの連携が可能です。さらにGoogleカレンダーとも連携できるのは大きなメリットといえます。

シンプルでわかりやすいUIのため、あまり専門ツールに慣れていない方でも使いやすく、DXの推進を考えている企業にもおすすめです。

公式サイト:TimeCrowd(外部サイトへ遷移します)

freee工数管理

freee工数管理

freee工数管理はfreeeプロジェクト管理からサービス名称が変更されたツールで、カレンダーのように一目でわかるUIから現場に定着しやすいことを売りとしています。導入サポートも手厚いため初めてツールを導入する企業にもおすすめです。

freeeの名前でピンときた方もいるように、クラウド会計ソフトでは高いシェアを誇るfreee社が開発、運営を行っているため会計ソフトとの連携も可能です。

公式サイト:freee工数管理(外部サイトへ遷移します)

工数管理ツールの比較ポイント

同じように見える工数管理ツールであっても、それぞれ特徴や機能が異なります。目的に合わない製品を選ぶと、期待する効果を得られない可能性もあります。以下で、自社に合うツールを選ぶための比較ポイントを紹介していきます。

1.機能

工数管理ツールを選ぶ際には、自社の課題解決に直結する機能が搭載されているかどうかを見極めることが肝心です。例えば、プロジェクトの進捗管理、レポート作成、予算と実績の管理、勤怠管理、原価計算などが備わっている多機能なツールがあったとします。
もし、シンプルな工数管理だけで充分と考える企業であれば、こうしたツールはオーバースペックです。より広範なプロジェクト管理機能を求める企業であれば、このような機能を使いこなせるでしょう。

つまり、導入前には、検討中のツールの機能が自社の目的に合致するかどうかを慎重に検討し、最適なツールを選定する必要があるわけです。各機能を細かく比較検討し、自社の業務プロセスや目標に適したものを選ぶ必要があります。

2.操作性

ツールの操作性は、導入後の社内での定着度に大きく影響します。使い勝手が良いこと、つまり直感的に理解しやすいユーザーインターフェース(UI)は、日常的な使いやすさに直結します。スムーズな操作が可能であればあるほど、従業員はツールを活用しやすくなり、生産性が向上するでしょう。

可能であれば、デモ版やトライアルを利用して実際に操作を試し、直感的な操作が可能かどうかを従業員に確認してもらう必要があります。実際に手を動かしてみることで、そのツールが効果的なものかどうかを見極めることができるでしょう。

3.コスト

工数管理ツールのコスト構造は、製品やサービスによって大きく異なります。料金体系は一般的に、買い切り型、サブスクリプション型(定額制)、使用量に基づく従量課金制などがあります。自社で使用する予定の人数や、必要となる機能、追加オプションの利用有無などによって、最終的なコストが決まります。従って、これらの要素を正確に把握し、すべてのコストを算出することが重要です。

また、予算内で最適なサービスを選ぶことも求められます。コストパフォーマンスを十分に検討し、自社にとって最もコスト効率の良いツールを選定することが重要です。

4.外部サービスとの連携性

既存の社内システムやサービスとの連携性も工数管理ツールを選ぶ際の重要な比較ポイントです。多くの企業では、Googleカレンダーや社内チャット、その他のビジネスツールを既に利用しています。選定するツールがこれらのサービスとスムーズに連携できるかどうかは、業務の効率化を図る上で大きな影響を及ぼします。

連携が容易であれば、情報の一元管理が可能となり、チーム内のコミュニケーションも向上します。そのため、選択する際には、これらの外部サービスと連携できる製品を優先するとよいでしょう。

5.セキュリティやサポート体制

工数管理ツールを選定する際には、セキュリティの確保が最も重要な要素の一つです。企業の機密情報が関わるため、情報漏洩のリスクに対する保護策がしっかりと取られているかということを確認する必要があります。

さらに、導入後のサポート体制も重要です。万が一のトラブルや疑問が生じた場合に、迅速かつ的確なサポートを受けられるかどうかも、ツールの選定において重要なポイントとなります。サポートの質は、そのツールが長期的に企業内で活用できるかどうかを左右するため、十分な検討が必要です。

工数管理ツールを利用する際の注意点

工数管理ツールの導入は、業務プロセスの改善と効率化をもたらす一方で、変化に対する抵抗や不満を生む可能性があります。新しいシステムへの移行は、従業員にとって慣れ親しんだ作業方法の変更を意味するため、不安や疑問を感じることは不自然ではありません。

そのため、ツールの導入に際しては、作業環境を提供することと同時に、その利用方法や目的を明確に伝え、十分なトレーニング環境を整備しておくことも重要になります。

ツールを効果的に活用するためには、従業員がその利点を理解し、日々の業務においてどのように役立つのかを把握していることが必要です。そのために、定期的なミーティングやワークショップを通じて、操作方法のデモンストレーションを行い、質問や懸念に対するサポートを提供することが求められます。

また、従業員からのフィードバックを積極的に受け入れ、必要に応じてシステムのカスタマイズや改善を行うことも、ツールの定着には欠かせません。

ツールを導入する際は、従業員が新しい方法に適応できるように、変更管理プロセスを慎重に計画し実行することが肝心です。このプロセスでは、適切な期間をかけて徐々に移行すること、必要なリソースやサポートが提供されていること、そして従業員が変化を受け入れ、新しいツールを利用するメリットを十分に理解していることがポイントになるでしょう。このようにして、新しい工数管理ツールが社内でスムーズに導入され、そのメリットを最大限に活用するための土壌を整えることができていきます。

プロジェクト運営・事業経営を「見える化」できるプロカン

プロカンは、案件やプロジェクトごとの収支管理に特化した基幹業務システムとして開発されたクラウド型のサービスです。直感的なユーザーインターフェイスにより、煩雑な収支管理作業がスムーズになり、利用者は売上、原価、経費などの各種データを一元的に集約して、月次の収益を明確に把握できるようになります。これにより、プロジェクト運営・事業経営の「見える化」が実現し、経理や財務にかかるリソースの負担が軽減され、業務効率化が実現されます。

プロカンは、特に広告業界やWeb業界、各種開発、制作、コンサルティング会社など、多数の案件を抱え、外注費が発生する業界においてその真価を発揮します。Googleカレンダーと連携することで、従来のツールを無駄にすることなく入力できるようになっており、現場での定着が容易な点も大きな強みです。プロカンにより、クライアントへの工数報告だけではなく、工数原価と工数請求を連携して収支管理が可能となり、複数の場所に同じ情報を入力する重複作業の削減にも貢献します。

また、プロカンは安心の導入サポートを提供しており、「工数管理をどうやって始めればよいかわからない」といった悩みに対しても、専門スタッフが導入支援を行います。売上から原価計算、経費管理まで、営業から会計までの業務フローをトータルで管理し、業務を効率化できるため、経験豊富な専門スタッフによるフォローは、導入を検討している企業にとって心強いサポートとなるでしょう。

さらに、プロカンの導入により、案件担当者や経理担当者は、会社経営の「見える化」を実現し、内部事務作業の効率化を図ることができます。受注後の原価・予実管理から会計までの経理業務の煩雑な収支管理を容易にし、案件管理の抜け漏れを大幅に改善する効果が期待できるのです。請求管理や経営数値の報告レポート作成にかかる工数の削減など、実際に多くの企業でその効果が実感されています。

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【まとめ】工数管理ツールで進捗状況を見える化!業務負担やミスを減らそう

現代のビジネス環境では、プロジェクトの効率的な管理が企業の成功に不可欠です。工数管理ツールは、この目的を達成するための重要な手段となっています。工数管理ツールは、プロジェクトの進捗状況を一目で把握できるようにし、タスクの管理を効率化します。また、このツールを使えば従業員は工数の入力を簡単に行い、日々の業務の負担を軽減することもできるのです。さらに、プロジェクトの進捗状況やタスクの内容を容易に把握できる機能を活かして、チーム内の情報共有もスムーズに進みます。

そのような工数管理ツールの導入には、課題の特定や導入目的の明確化が重要です。自社のニーズに合ったツールを選択するためには、機能や使いやすさ、コストなどの比較ポイントを考慮する必要があります。これらのポイントを踏まえることで、煩雑な収支管理を効率化し、業務効率を改善することが可能になります。

さまざまな工数管理ツールの中でも「プロカン」は特に注目に値するツールといえます。プロカンは、案件やプロジェクトごとの収支管理に特化したクラウド型の基幹業務システムです。そのユーザーインターフェースは「見やすく」「使いやすい」と評価されており、原価・予算管理から会計までの経理業務を単純化できます。実際に、広告・Web業界、各種制作会社、コンサルティング業界など、外注費が発生するさまざまな業界でのビジネス成功を支えているのです。

プロカンの最大の特徴は、経営の「見える化」を容易にする点にあります。見やすいダッシュボードを通じて、案件やプロジェクトごとの売上・原価・経費などのデータを集約し、月次での収支を明確にします。これにより、数カ月先の売上・利益をより正確に予測することが可能です。また、クラウドでのデジタル決裁管理機能も備えており、企業のワークフローを効率化します。

圧倒的な「見やすさ」と「使いやすさ」を実現するプロカンは、複雑かつ手間のかかる案件の収支管理を驚くほどスムーズにします。間接業務の自動化により、経理・財務にかかるリソースを軽減し、必要なデータの一元管理により、転記や二重入力のヌケ・モレ・ミスをなくす、業務効率化を強力に支援できるツールなのです。

プロカンに関心を持たれた方は、ぜひ公式サイトをご覧いただき、詳細をお問い合わせください。プロカンは、シンプルな料金プランでリーズナブルに導入できるため、多くの企業にとって最適な選択肢となるでしょう。下記から導入事例や実際に導入いただいているユーザーの声を掲載していますのでぜひご確認ください。

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