2024/2/21

業務効率の改善はどうすればいいの?成功のためのヒントや失敗例も解説

企業の業種や規模にかかわらず、業務効率の改善はとても重要です。とはいえ、業務を見直したつもりでも効果が実感できず、悩んでいる企業は多いでしょう。

本記事では、まず、そもそも業務の効率化の本来の意味や目的について触れていきます。そのうえで、業務効率を改善するための基本的な流れや、業務効率改善のために知っておきたいヒント、さらには失敗例などについて詳しく解説します。

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業務の効率化とはそもそもどのようなものか

業務の効率化とは、仕事をする際に従業員にかかる過度な負荷や、不要なプロセスによる過剰な工数などを削減することを指します。組織全体だけではなく、特定の従業員に対する負荷や過剰な工数についても着目しなければいけません。業務効率のよくない従業員の数が少なかったとしても、その存在が組織全体の効率を下げてしまうケースがしばしばあるためです。時期や部署によって負担の程度が著しく大きくなっている状態も、業務効率化のターゲットの一つとなります。

これらの改善を試み、「ムリ」「ムダ」「ムラ」を可能な限りなくすことが、業務効率化の目的です。業務の効率化が実現できれば、各種コストが削減できます。また、業務そのものの生産性の向上も期待でき、企業全体の業績アップへとつながるでしょう。

業務効率化と似た言葉に「生産性向上」があります。生産性向上は、より少ないリソースで成果の最大化を図ることを指す表現です。それに対し、業務効率化はさまざまな無駄を省き、成果を出すためのリソースの活用をいかに効率化するか、さらには捻出するかということに焦点がおかれます。業務効率化は生産性向上のための施策の一環であり、組織や個人での業務効率化を果たしたその先にあるのが、生産性の向上といえるでしょう。生産性を向上するには、何よりも、業務の効率化が欠かせません。

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業務効率の改善によって期待できる代表的なメリット

業務効率の改善は、コストの削減による利益の増加のみならず、従業員のモチベーション向上や、新規事業への開拓にもつながります。ここでは、業務効率の改善によって期待できる代表的なメリットを解説します。

1.コストを削減して利益を上げられる

業務効率の改善によって得られるメリットの一つが、コストの削減です。無駄な作業が減れば、残業時間や人件費などの削減へとつながります。時間的コストや人件費の削減はもちろん、オフィスや工場など職場の稼働にかかる光熱費や水道代といったコストの削減も可能です。業務の効率化を図る前の売上と変わらなかったとしても、コストを削減した分の利益の向上が期待できます。

負担が大きい、あるいは複雑な業務ではミスも増えがちです。業務効率の改善が進めば負担が軽減できるとともに、業務のシステム化や単純化も期待できます。その結果、精神的なストレスや不注意によるミスも減っていくでしょう。ミスが減ると、それへの対応にかかるコストも削減可能です。

業務効率の改善の一つに、ペーパーレスがあります。例えば、会議のたびに資料を印刷し従業員全員に配っている状態は、業務効率がよいとはいえません。PDFによる一斉送信に変えるだけでも、業務効率が改善できます。ペーパーレスの実現により、従来かかっていたコピー用紙やインク代などのコストも不要となり、従業員の印刷業務もなくせるでしょう。細かなコストの削減も積み重なれば、組織全体では非常に大きなコストの削減と利益の向上へとつながります。

2.従業員満足度や社員定着率が向上する

業務効率の改善が成功すれば、従業員の負担は大きく軽減されます。これまでと同様の仕事量や成果を出すために費やす労働時間が短くなると期待されるので、多くの従業員にとっては働きやすいと感じる職場環境となるでしょう。労働時間の短縮は、肉体的にはもちろん精神的な負担も軽減します。その結果、従業員満足度が向上し、組織に対する信頼感を強めることが可能です。

業務効率化によって向上した利益を従業員に対し適切に還元できれば、そこで働く人たちの満足度はさらに高まるでしょう。成果に対する適切な報酬が得られるため、企業へのエンゲージメントも向上しやすくなります。結果的に従業員の定着率の改善や、さらなる向上も見込めます。

業務効率化と、働きやすい職場環境の構築は、無関係ではありません。むしろ、非常に強い関係性があり、従業員のモチベーションも大きく左右します。働きやすい職場環境の構築により従業員の意欲も高まれば、さらなる生産性の向上が可能です。労働環境の改善を目的とした「働き方改革」の実現にも、業務効率の改善が必須といえるでしょう。

3.新しい事業や分野への開拓につながる

業務効率の改善によるコスト削減は、企業に利益をもたらします。得た利益は従業員への還元とともに、新しい事業や分野への開拓にも活用可能です。従来費やしていた余分なコストを、さらなる利益に変えるために使えれば、将来的な企業の成長にも大きく寄与するでしょう。

例えば、最新のシステムの導入や、老朽化した設備の改装などへのリソースの活用が考えられます。新たな工場の設置や、さらに従業員の職場環境をよくするためのオフィスの移転、福利厚生の整備なども重要な活用方法です。業種や取扱商品によっては、海外への進出も可能となります。これまでは人的なリソース不足で取り組めていなかった業務にチャレンジできる余裕も生まれるでしょう。新たな人材を雇用したり、あるいは、業務効率化により従業員に新たな業務を担ってもらったりすることで、人的リソースを生み出せます。

新規事業への注力は、企業の長期的な発展に欠かせません。業務効率の改善により、さまざまなリソースが確保できれば、こうした新しい事業や分野への開拓・投資などを積極的かつ継続的に進められます。多くの企業にとって見逃せないメリットとなるでしょう。

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【4ステップ】業務効率を改善するための基本的な流れ

業務効率改善のための基本的な流れは、「現状の分析」「課題の洗い出し(優先順位付け)」「改善計画の立案」「業務効率化の効果検証」の4つのステップで構成されます。ここでは、それぞれのステップについて解説します。

業務効率改善の流れ
  • 現状の分析
  • 課題の洗い出し(優先順位付け)
  • 改善計画の立案
  • 業務効率化の効果検証

ステップ1:現状の分析

業務効率の改善に、まず必要になるのは現状の分析です。現状を把握しなければ、どこに問題や課題があるのかすら認識できません。改善策を見出そうにも、その妥当性の判断すらできないでしょう。現状を正しく分析しないまま業務効率を改善しようとしても、むしろリソースを無駄にしかねません。業務の効率化が実現しないだけではなく、最悪の場合は従業員の負担や不満が大きくなるリスクもあるので要注意です。

まずは、どのような業務があり、それぞれの業務の担当者は誰なのかなどを正確に把握しましょう。各業務に携わっている人員や、かけられている工数などの棚卸も行います。同じような業務でも、従業員ごとに負担が異なるケースも少なくありません。負担の偏りや無駄がないかということを徹底して洗い出します。

現状の分析による業務の可視化は、不要な作業や重複している業務を明らかにします。繁忙期がある場合や時期によって業務内容が異なる場合、プロジェクトの入れ替えが激しい組織などでは、ある程度の時間をかけて分析をしましょう。そのときどきで、無駄なものや従業員の負担などが異なるためです。また、情報を集める人の思い込みの排除も重要です。客観的視点で現状を分析しなければいけません。

ステップ2:課題の洗い出し(優先順位付け)

現状を分析し把握できたら、そのなかから課題を洗い出しましょう。丁寧に分析を行うほど、通常は、課題の量が多くなります。それぞれの課題に、優先順位をつけていくのがポイントです。目についた課題から次々に改善しようとするのは、効率的とはいえません。手当たり次第の着手では現場も困惑し、逆に業務効率が悪くなる恐れがあります。従業員のモチベーションにも悪影響を及ぼしかねず、経営陣や管理職の満足感のみで終わってしまう可能性があるでしょう。

優先度が高くなるものには、「解決によって大幅に工数が削減できる」「他の業務への影響度が大きい」「担当者以外にできない属人的な業務になっている」などがあります。これらは、改善によって組織や従業員にもたらすインパクトが強く、コスト削減や従業員満足度の向上などのメリットも生み出しやすいためです。

ただ、難易度の高い課題に着手する際には注意しなければいけません。優先度が高くても改善が非常に困難な課題であれば、大きなコストがかかってしまいます。目指していた改善ができなければ、組織の業務効率改善の取り組みそのものが頓挫する可能性も出てくるでしょう。最初は改善の難易度が低く、それなりに効率化の効果も出やすいものから着手していくのがポイントです。

ステップ3:改善計画の立案

課題の優先順位をつけたら、具体的な計画の立案に入ります。取り組み始める時期やゴールといったスケジュールを検討していきましょう。ゴールは、時期的なものと成果の両方を定めるのも重要です。ゴールが明確でなければ、具体的な改善方法が見出せません。さらには、課題が放置されたままで、業務効率の改善というスローガンだけが残った状態となってしまう恐れがあります。スケジュールも含め、無理のない計画とするのもポイントです。

業務効率の具体的な改善には、さまざまな方法やアプローチがあります。作業自体をやめる「廃止」や、回数や量を減らす「削減」、ルール化し統一する「標準化」などが代表的なアプローチです。標準化したものをまとめる「同期化」や、作業自体をシンプルに改良する「容易化」などもあります。取り入れる方法により、かかる時間や効果も変わってくるでしょう。業務や課題ごとに適している方法を見極め、計画を立てていくことが求められます。

ステップ4:業務効率化の効果検証

計画通りに業務効率化の施策を実行したあとは、効果の検証を行います。計画の通りに進めても、特に改善が図られていなかったり、一時的な改善にとどまったりしているケースは珍しくありません。計画がある程度の長期にわたる場合には、短期的な目標を定め、定期的な確認と検証も必要です。短期的な目標も達成できず効果がほとんどみられないのに、そのまま続けていては、コストを無駄にするだけでしょう。早めに気づき、計画の修正へと取り掛からなければいけません。

改善の効果がある程度みられたとしても、業務の可視化と分析のさらなる継続は必要です。一度の計画で、組織の業務効率化が完了するケースはほとんどありません。また、効果が薄い場合には新たに分析をし、課題と原因をみつけ改善していきます。いわゆるPDCAを回していくことが、業務の効率化にも不可欠です。こうした取り組みは、効率的な業務を常に意識・検討する習慣を現場にも浸透させ、かつ根付かせていく効果ももたらすでしょう。

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業務効率を改善するために知っておきたいヒント

業務効率を改善するための方法は、一つではありません。しかし、数多くある方法のすべてを取り入れるのは現実的ではないため、組織や業務ごとに適切なものを選択する必要があります。ここでは、業務効率を改善するために知っておきたい6つのヒントについて解説します。

業務効率改善のヒント
  • 業務マニュアルを整備する
  • 無駄と思われる業務を一旦やめてみる
  • 業務担当者を変更してみる
  • 業務をまとめたり分業したりする
  • アウトソーシングを利用する
  • ITシステムの導入を検討する

1.業務マニュアルを整備する

仕事の進め方や具体的な方法、ルールなどをマニュアル化してみましょう。マニュアル化は、特に定型的な業務や、たびたび発生する業務の効率化に非常に有効です。業務マニュアルを整備すれば、誰でも同じような作業が行え、同様の成果を目指せます。従業員によって変わりやすい作業スピードや仕上がり具合などの差を埋められる点がメリットです。属人的な業務を減らすこともでき、組織全体の活性化にも役立ちます。

マニュアルを整備している企業でも、新入社員の入社や新しいシステムの導入に合わせて作成するところが多いでしょう。しかし、そのタイミングで作成を始めても遅いケースが大半です。より効率的に業務を進められるよう、早めの整備が求められます。業務マニュアルは、定期的な見直しや改善も必要です。長期間にわたり、効果を発揮し続けるマニュアルは多くはありません。新たな業務を取り入れることもあるでしょう。そのたびにマニュアルの更新が求められます。

また、マニュアルは読み手が理解しやすい文面や構成とするのもポイントです。新入社員や新たに配属されてきた従業員でも認識しやすいよう工夫しましょう。必要に応じて図や表などを入れれば、さらに視認性や理解度を高められます。

2.無駄と思われる業務を一旦やめてみる

無駄と思われる作業をやめてみるのも、業務を効率化する方法の一つです。この方法は、コストや工数をかけずに業務の効率化を目指せる点が特徴といえます。そのため、業務効率の改善を計画する際には、まず最初に検討しておきたい方法となるでしょう。例えば、定期的に実施しているにもかかわらず成果へとつながっていない会議をやめるなどがあります。会議をしている間、参加している従業員は本来の業務に従事していません。その会議の意味が見出せなければ、コストを無駄に費やしていることになります。

ほとんど活用されていない資料の作成や配布も同様です。資料の作成にも、コストがかかっています。紙や印刷にかかる費用だけではなく、作成者の時間や労力といったコストも無駄に使っている点が問題です。会議同様に、あまり意味がなく成果が得られていないようであれば、一旦やめてみましょう。

習慣化している会議や資料作成などをやめることに不安を覚える人も少なくありません。また、異論が出る可能性もあります。その場合には、徐々に減らしていくことを検討してみましょう。それらの業務の頻度などを減らし、もし支障が出たら戻します。そのうえで、成果が出ないのは別のところに原因があると理解し、その原因と解決策を見出しながら、新たな方法で業務効率の改善を試みましょう。

3.業務担当者を変更してみる

業務の担当者の固定化は、属人的な組織を生み出す恐れがあります。そもそも、人には得手不得手があるため、最初に配属された役職や担当を、そのまま固定化するのは避けた方がよいでしょう。特に、結果が出ていない担当者がいれば思い切った入れ替えも、ときには必要です。結果、業務の効率化が図れるケースも多いため、一度試してみる価値はあります。

例えば、英語のスキルの高い従業員は、営業や総務を担当するよりも、海外部門に異動した方が、その能力をいかんなく発揮できるでしょう。コミュニケーション能力の高い人であれば、逆に営業部門の方が向いています。製品事情に通じている人であれば、マーケティング部門で力を発揮してもらった方が効率的です。

業務担当を変更する際には、人事部が主導し従業員の特性や状況を把握するのが最初のステップとなります。その後、各部署の責任者も交えながら意見交換をしましょう。誰かをどこかに異動させた際には、もといた場所に空きができます。その空いたポジションの補充もあわせて検討しなければいけません。慎重な状況把握と意見交換を心がけ、適切な配置転換が実現できるようにする働きかけと取り組みが重要なポイントです。

4.業務をまとめたり分業したりする

似たような業務を複数人でやっているケースでは、その業務をまとめられる可能性があります。特に、個々の負担がそこまで大きくない業務であれば、1人の担当者に集約できるでしょう。1人で難しければ2人や3人でも構いませんが、いずれにしても、業務の集約は検討の価値があります。これまでよりも担当者の数を減らせれば、余った従業員は別の業務へと移れます。同じメンバーで行う複数の会議を1回にまとめたり、日報と週報の両方を出している場合にはどちらかに集約したりするのも、有効な業務のまとめ方となるでしょう。

反対に、業務を分業した方がよいケースもあります。例えば、各プロセスで独立性のある場合や、担当者を即戦力として育成したい場合などです。業務をまとめるメリットは、情報を一元化できる点です。一方で、業務を分業すると担当業務の簡素化につながるので、担当者の習熟速度を上げられるメリットも期待できます。

5.アウトソーシングを利用する

業務の一部を、アウトソーシングを利用して外注化する企業も増えています。自社内でこなすリソースがない場合などは無理をせず、外部へ委託するとよいでしょう。アウトソーシングの活用は、人件費の削減へとつながります。コア業務に人的リソースを集中できるため、組織内における業務効率の向上が可能です。

アウトソーシングが活用される分野としては、総務や経理、人事などの業務が挙げられます。特に、自社内に専門知識をもっている人材がおらず、必要な業務を適切にこなせない場合には、アウトソーシングの利用が有効です。専門分野のための人材を採用するコストや育成の時間がないときにも、アウトソーシングは役に立ちます。

ただ、アウトソーシングを活用した分野のノウハウを、自社内に蓄積できない点は認識しておかなければいけません。継続的に業務が発生し、外部へ委託するコストが利益以上に積み上がるようであれば、かえって企業にとって負担となる恐れがあります。内製化により人材の採用と育成に時間などがかかったとしても、結果的にはコストが下げられるケースもあるでしょう。業務の効率化とコストのバランスを見極め、選択する必要があります。

6.ITシステムの導入を検討する

業務効率化の方法の一つには、ITシステムの導入もあります。効率化したい業務にマッチしたシステムの導入により、課題の迅速な解決が可能です。例えば、会計システムがあります。販売管理や購買管理、給与管理などを包括的に管理できるシステムです。人事システムもあるでしょう。人材管理や組織管理、勤怠管理などが行えるため、大幅な労力や時間の短縮が実現可能です。

ただ、ITシステムによっては、利用できる機能やコストに差がある点には注意しなければいけません。業務効率化に活用可能なITシステムの数は、非常に多くなってきています。それぞれのシステムやサービスを細かく比較しながらの見極めが重要です。大手企業のシステムだからといって、必ずしも自社にマッチするとも限りません。また、コストの低さのみを重視し導入すると、成果が出ずに、安物買いの銭失いとなってしまう恐れもあります。自社の抱える課題や効率化したい業務などと照らし合わせながら選択しましょう。

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業務効率の改善を行う際によくある失敗例

業務効率の改善を行う際、多くの分野で短期間に効率化を図ろうとすると、失敗する恐れが高まります。成果が出ていないにもかかわらず、分析や検証もせずに継続するのも危険です。ここでは、業務効率の改善を行う際によくある失敗例について解説します。

1.いきなり色々やろうとする

業務効率の改善に着手し始めると、成果を急ぎ、同時進行でさまざまな分野や業務へと手をつけがちです。しかし、こうした進め方では、それぞれが中途半端に終わってしまいかねません。どの分野や業務に、どれほどの改善がみられたのか、各施策がどの程度影響しているのかの検証も困難でしょう。担当者の負担も増え、むしろ、生産性が下がる恐れも高まります。
担当者の能力やキャパシティも考慮して、段階的に進めていかなければいけません。さまざまなアイデアが浮かんだとしても、優先順位をつけ、一つひとつの課題を着実に解決していく進め方が失敗を防ぐためのポイントとなります。

2.効率化を強引に推し進める

施策のミスマッチも、業務効率化の改善でしばしばみられる失敗例です。ITシステムの導入や社内文書の電子化は業務効率化の施策となりえますが、そもそも自社の業務内容や課題にマッチしていなければ成果は見込めません。一定期間試し、もし成果が出ていないようであれば、施策は一旦中止しましょう。「自動化や電子化によって業務効率が改善されるはず」といった思い込みで突き進むのは失敗の元です。手段が目的になると本末転倒となってしまうため注意しなければいけません。

効率化を強引に推し進める失敗を防ぐには、やはり入念な計画を立てることが求められます。「1カ月で1人あたりの残業時間を○時間減らす」「1回あたりの会議時間を○分以内に抑える」といった、期間ごとの具体的な目標設定が重要です。達成できなかった場合は、施策そのものを再検討した方がよいでしょう。改善策導入のあとの、従業員へのヒアリングも欠かせません。成果の有無や程度などを、現場の声から把握します。成果が出ていなかった場合でも、失敗の根本原因や次に行うべき施策のヒントを得られやすくなるのが、ヒアリング実施のメリットです。

3.操作がややこしいITシステムを導入してしまう

ITシステムの導入が、必ずしも自社の業務効率の改善に寄与するとは限りません。従業員にとって使いづらいものであれば、時間の経過とともに利用者も減ってしまうでしょう。ITの知識が乏しく、複雑な操作を苦手としている従業員がいる組織では、特に要注意です。すべての従業員が操作できるITシステムの導入が、組織全体の業務効率化のポイントとなります。

口コミを参考に、導入システムを選択するのも一つの方法でしょう。しかし、操作性や視認性の高さ、UIの操作性などは、実際に確認しなければわかりません。口コミなどは参考にとどめ、お試しプランや無料の利用期間、デモンストレーションなども活用し一度使ってみてから判断すると、導入ITシステムの選択の失敗を防ぎやすくなります。

【まとめ】自社にマッチした業務効率化の方法を見極めて、利益の最大化を目指しましょう。

業務の効率化が実現できれば、コストカットや生産性の向上、従業員のモチベーションアップなど、さまざまなメリットが得られます。今回取り上げた具体的な方法や注意点なども参考にしつつ、自社にマッチした業務効率化の方法を見極められれば、成果もついてくるでしょう。これまで説明してきたように、業務効率を改善するための一つの有効なアプローチとして、ITシステムの導入があります。

業務全体をITシステム化するのではなく、特定の業務についてシステム導入を実施するのも有効な手段です。例えば、プロジェクトごとの収支管理業務を効率化したい場合は、収支管理業務に特化した専用ツールを導入することを検討してもいいでしょう。

自社の現状、事業内容等に適した業務効率化を進めて、金銭的、人的利益の最大化を目指しましょう。

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