進捗管理表の作成手順と作り方｜おすすめツールやシステム4選の紹介

進捗管理表は、チームメンバーのタスク進行が滞ってないか、タスクが漏れていないかなどを確認しながら、納期までにプロジェクトを完了させるために必要です。しかし、進捗管理が苦手な人や初めて作成する人は、どのような進捗管理表を作成すればいいのかわからないと感じたこともあるでしょう。
また、いざ作成してみると、タスクを細分化してしまいタスクの優先順位や重要度が分からず、余計に時間がかかってしまう人も少なくありません。

そこで本記事では、進捗管理表の作成をスムーズに行うためのコツや、作成におすすめのツール・システムを紹介します。 プロジェクトを成功させるため、業務を計画的に効率よく進めるために進捗管理表を作成したいという人は、参考にしてください。

進捗管理表の作成にあたって知っておくべきこと

進捗管理表とは、プロジェクトが予定通りに進行しているか、問題が発生していないかを確認し、プロジェクトの全体遂行状況を管理するものです。いつ誰が何を実施するのか計画を立て、常に進捗状況が分かるため「ガントチャート」「スケジュール表」「工程表」なども進捗管理表の一種となっています。

進捗管理表はなぜ必要なのか

進捗管理表を作成すると、進捗管理表は多くの問題を未然に防げます。
具体的には、

「タスクの重要性や緊急度合いを可視化できる」
「タスク漏れ・納期遅延の防止」
「急なトラブルにもすぐに発見・適切な対処が可能」
「生産性向上」

の4つのメリットがあり、進捗管理表はプロジェクト進行において必須ともいえる存在です。
進捗管理表は、タスクの重要性や優先順位を見える化でき、緊急性の高いタスクが未着手になっていたり、進行に遅れが生じたりしてもすぐに対応可能です。

そのため、タスク漏れによる納期遅延が起こりにくく、顧客からのクレームや損害賠償の請求などを防止できます。 プロジェクトを成功させるには、いかに発生する問題を減らせるかがポイントです。

進捗管理表を活用すると、プロジェクトの全体像を把握しやすく、問題が発生しても早期発見できるため、問題解決までも迅速に対処できます。
また、チームメンバーの生産性向上に繋がるのも大きなメリットの一つです。どのタスクを誰がいつ行えば良いのかが明確に分けられているため、メンバーは今やるべき仕事に集中できます。

タスクの進捗状況やプロジェクトの遂行率に応じて、メンバー同士でフォローでき、遅れを取り戻すこともできるのです。 タスク漏れや納期遅延などが生じず、スムーズにプロジェクトを完了できるのであれば進捗管理表は必要ありません。
しかし、スケジュールが遅れてしまい、納期までの間にチームメンバー全員が満身創痍になってしまうことも多くあります。そういったトラブルを防止し、プロジェクトをスムーズに成功させるには進捗管理表は欠かせないものなのです。

進捗管理表に必要な項目

進捗管理表の作成には、最低限必要な項目が4つあります。

上記を基礎項目とし、進捗具合がわかるパーセントで表示される項目やガントチャートを活用すると、より使いやすい進捗管理表が作成できます。
また、状況に応じてプロジェクトのタスクをより細分化して管理したり、タスクの優先順位が分かる項目を作成したりなど、必要な項目を順次追加していくとことで、より使いやすい進捗管理表が出来上がります。

タスク名

プロジェクトの成功に必要なタスクを、分かりやすい名称で作成しましょう。
できるだけ細分化したタスクを用意すると、進捗の確認や遅れが発生したときの軌道修正、プロジェクトに対する課題を見つけやすくなります。

担当者

タスクごとに担当者を割り振ります。全てのタスクに担当者をつけることで、誰に問い合わせれば良いのか分からず納期が近づいてしまう、自分の仕事ではないからと人任せにしてしまうといったトラブルを回避することが可能です。

開始日/終了日

各タスクを優先順位や作業時間などから逆算し、開始すべき日と終了日を設定します。
その際に、プロジェクトの全タスクを完了するための最短時間を設定しておくと、各タスクに要する時間を計算しやすいです。
これは、プロジェクト全体の進行が一目で把握でき、スケジュールに遅れが発生していると危機感を持たせられるので、有効な一つの手段といえます。

ステータス（進行中・未着手・完了）

どのタスクが着手されていて、いないのか、また完了しているのかをすぐに確認できる項目です。
すでに完了していなければならないタスクが未着手のままだったり、重大な進行の遅れを把握できたりします。ステータスによって異なる色を表示できるようにしておくと、より見やすい進捗管理表となるでしょう。

進捗管理表の作成手順を解説

進捗管理表の作成は、全体像の把握から段階をふんで細分化していくと、タスク漏れの防止や重要度の高いタスクなどが明確化しやすく、スムーズに作成できます。以下の作成手順を参考にしてください。

手順：1　タスクの洗い出し

まずはタスクを洗い出しましょう。成功させたいプロジェクトの必要となるタスクを大まかに考え、それらのタスクを完了させるための小さなタスクを書き出します。
大きなタスクから小さなタスクへと細分化することで、タスク漏れが防げるだけでなく、タスク同士で関係の深いものを明確にすることが可能です。 タスクを細分化しすぎてしまうと、全体像の把握が難しくなるため注意しなければなりません。作業の粒度を揃え、階層が深くなりすぎないようにしましょう。

手順：2 　担当者を割り振る

タスクの洗い出しが完了したら、各タスクに担当者を割り振っていきます。
このとき、チームメンバーの能力に応じたタスクを担当させるようにしましょう。タスクのメイン作業が苦手な人を担当者にしてしまっては、進捗に遅れが生じてしまいます。適材適所で、その人が最も活躍できるタスクを渡すようにしてください。

また、特定の人にタスクが偏らないように注意しましょう。担当者の負担が増えてしまうだけでなく、その担当者が不在のときに問題が発生すると、対処までに時間がかかってしまいます。
基本的に、1タスクにつき1人の担当者にしておきましょう。1つのタスクに複数の担当者がついてしまうと責任感の薄れに繋がり、重要なミスに気づかない可能性があるためです。

手順：3　タスクごとにスケジュールの確認

タスクの開始日、完了日を設定します。タスクごとのおおよその作業時間や重要性を確認し、プロジェクト完了に向けて無理のないスケジュールを組むことが大切です。
余裕のないスケジュールにしてしまうと、トラブルに適切に対応できなかったり、担当者の負担が大きすぎて作業に支障が生まれたりして、効率的な作業ができなくなってしまいます。 スケジュールを決める際、関連性の高いタスクを同時遂行するように設定すると、作業がより効率的です。
加えて、プロジェクト全体の予想作業時間（クリティカルパス）を設定しておくと、スケジュールに遅延が発生したときも危機感を持って対応できるようになるのでおすすめです。

手順：4　進捗ステータスの設定

タスクの進捗状況をリアルタイムで把握するために、進捗ステータスを設定しましょう。
「未着手」「進行中」「確認中」「完了」「保留」など、必要に応じた表示を用意してください。
これがあるだけで、タスク担当者とのコミュニケーションや問題の早期発見など、スケジュール管理に大きく役立ちます。

進捗管理表はどのツールで作成するのがおすすめ？

進捗管理表は、少人数や小規模のプロジェクトなら、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの既存ツールでも問題なく利用できます。
しかし、これらは1シートあたりの容量が大きくなると動作が遅くなってしまうので、人数が多かったり容量が大きくなってしまう場合は 、専用のツールの使用をおすすめします。 専用の進捗管理ツールの多くは、見やすくて直感的に選択でき、PCだけでなくスマートフォンやタブレットに対応しています。提供している企業によって料金は異なりますが、無料で利用できるものもあるので、じっくり吟味しながら自社に合うツールを選択しましょう。 ここでは少人数からでも使いやすいおすすめのツールを4つ紹介します。

プロカン

プロカンは案件の進行から管理会計、収支管理をサポートしてくれる専用ツール。経営の見える化を見やすいUIで管理できるため初めての方でも安心です。リーズナブルな料金プランも喜ばれるポイントの一つで、1IDにつき月額4,000円～、導入アカウントは25,000円～のスタンダードプランが用意されています。

導入後も手厚いサポートで幅広い業務領域をカバーしているので、まずは資料請求やデモンストレーション、お客様の声を確認してみてください。

Asana

「Asana」は、世界190ヶ国で利用されている進捗管理ツールです。
Web制作やシステム開発、広告代理店などさまざまな業種で活用されています。 全体の目標・主要な結果・個人の目標を設定でき、期日を四半期・半年・会計年度から選択できます。目標に対するプロジェクトチームの進捗や各担当者の負担状況などをリアルタイムで確認でき、潜在的な問題を発見しやすいです。また、進捗を関係者に共有することもできるので、過剰な報連相からも解放されます。

Asanaは、社外の人もプロジェクトの進捗状況が把握できるよう、リクエストを申請することでチームに参加することも可能です。申請フォームも簡単で、社内外の誰もがプロジェクト完成に向けて一貫した行動ができるようになります。
進捗管理には「かんばんボード」が採用され、一目でプロジェクトの進捗状況が把握できるため、タスクに優先順位をつけたり問題発生箇所を早期に特定したいときに有効です。
Asanaの「見える化」にはメッセージも含まれています。プロジェクトチーム全体はもちろん、タスクに関連している同僚とのやり取りが可能なので、複数のツールを経由する必要がなく、Asana内で全てが完結する仕様です。

最大15人まで利用できる無料プランや、1つのプロジェクトによりコミットしたい人におすすめな有料プランがあり、状況に応じてプランを選択できます。有料プランは1ヶ月無料で利用できるので、お試しで利用したい人にもおすすめです。

Jooto

「Jooto」は、Asana同様にかんばん方式を採用しているプロジェクト進捗管理ツールです。
タスク管理がドラッグ&ドロップで簡単に操作でき、シンプルな画面なので初めて進捗管理する人でも簡単に利用できます。
MacやWindowsだけでなく全てのOSやブラウザに対応し、iPhone用のアプリもあるため汎用性が高いです。
また、SlackやChatworkなどの外部ツールとの連携も可能で、ストレスなくタスク管理ができるよう設計されているので、個人利用にもおすすめできます。
タスクにはコメント機能があり、担当者とのコミュニケーションが気軽にできるため、認識齟齬の抑止も可能です。 タスクは優先度や進行中、保留中などとラベル設定で表示でき、タスクの中にチェックリストを設定することもできるので、より細分化して管理・把握できるようになっています。
管理者権限やタスクの閲覧権限など、プロジェクト内で適切な権限が設定可能なので、権限を与えていないメンバーによる操作ミスが起こる心配もありません。
開始日時や締切日時の設定もでき、これをすることでガントチャートを利用できるようにもなります。カンバン方式だけでは確認しづらかった部分がガントチャートによって視覚的に俯瞰できるようになるので、タスク漏れ・納期遅延を防止できるでしょう。

無料プランは4名まで利用できますが、ストレージが100MBまで、ファイルアップロードの上限が10MBまでと小さめです。フリープランにこだわる場合はお試し利用や個人利用を目的とした人におすすめです。

monday.com

「monday.com」は、スムーズなプロジェクトの進捗管理をサポートするプロジェクト管理ツールです。
メイン画面は「ボードタイプ」を採用し、より細かな進捗管理を把握する際はガントチャートやカンバンなどを表示できます。 タスク管理には進捗ステータスだけでなく、「#〇〇」といったタグを設定でき、膨大なタスクの中からすぐに必要なタスクが検索可能です。

また、時間追跡機能があり、1つのタスクにどれだけ時間がかかっているかをモニターすることができます。時間を計測することで、将来似たようなプロジェクトを行う際に、より正確な計画を立てることができるのです。
monday.comは、30種類以上の豊富なウィジェットやアプリでダッシュボードを作成できます。複数のプロジェクトやタスクで起きている最新情報を常に取り込み、いつでもサマリーやレポートが作成できるのです。これまで定例会や報告会議などで、新たな報告資料を毎回作っていた人は、特にこの機能を活用することで大きな時間短縮に繋がるでしょう。

ニーズに応じて2人まで利用できる無料プランや、小規模プロジェクト管理におすすめなベーシックプランなど、4つのプランが用意されています。有料プランは14日間無料でかつ、クレジットカード入力が不要で利用できるので、使い心地を確かめてから契約したい人にもおすすめです。

ただし、自由度が高い分、スマートフォン用アプリの使い方が難しかったり、進捗管理が初めての人は使いこなすまでが大変だったりします。お試し期間を活用し、自身にあっているか、チームメンバーも使いこなせそうかを判断してから契約しましょう。

運用しやすい進捗管理表を作成してプロジェクトを成功させましょう

進捗管理表の作成は、プロジェクトをスケジュール通りに進めるためには必要不可欠です。進捗管理が行われていないプロジェクトでは、担当者不在時の引き継ぎができていない、納期遅れによる顧客への損害が懸念されるなどのトラブルが発生する可能性があります。 進捗管理は誰にでもできるものと思われがちですが、ありがちなミスとして、タスクを細分化しすぎてしまい進捗管理が作業ではなく目的となってしまいます。

また、進捗ステータスの基準が曖昧なままプロジェクトを進行してしまい、重大なトラブルに気づけなかったということもあるのです。しかし、進捗管理表の作成は、決して難しいものではありません。専用ツールを活用すればすでに必要な項目が用意されているので、記入していくだけで進捗管理表は完成します。そしてそれを正しい方法で管理することで、プロジェクトの全体を把握しやすくなり、目標が明確化するために、チームメンバーの生産性向上につながるといった多くのメリットが発揮されます。
見やすく使いやすい進捗管理表を作成して業務効率化を図り、防げるトラブルは未然に防止することで、できる限りスムーズにプロジェクトを成功させましょう。