【必見】進捗管理を見える化する方法｜失敗しないための運用方法を紹介

進捗管理はプロジェクトを達成させるためにも必要な要素の1つです。進捗管理の効果的な運用方法を見つけることは多くの企業や組織において課題となっています。「進捗管理の見える化」は、プロジェクトの進行状況を明確に把握し、目標達成のための課題を早期に発見して対処するための大切な手段です。

この記事では、進捗管理を実際に見える化し、失敗を防ぐための実効性のある運用方法について詳しく解説していきます。進捗管理の見える化によってもたらされる具体的なメリットを始め、実施しても上手くいかなかった失敗事例も含みながら、各運用方法の注意点にも触れていきます。進行管理を見える化する際の参考にして下さい。

進捗管理の見える化とは？

「進捗管理の見える化」とは、従業員各々の業務と作業の進行状況を明確にし、チーム全体で共有するための方法を指します。見える化を行う際には、カレンダーやホワイトボードといったアナログツール、エクセルやGoogleスプレッドシート、プロジェクト管理システムといったデジタルツールを用いて実現できます。

進捗状況を数値やガントチャートで視覚的に示すというのが一般的です。上で挙げたようなツールを使用する場合はどの方法を選んだとしても、業務進捗管理の見える化の基本としては自然に進捗状況が目に入る必要があります。これはチーム全体が進行中のプロジェクトや業務の状況を迅速に把握し、必要な調整や改善を行うために欠かせない要素なためです。

タスクやプロジェクトの進捗状況を可視化すること

進捗管理とは、プロジェクトや業務をスムーズに進行していくために、作業計画と実績のずれを的確に把握し、効果的に管理するために必要なものすべてを指します。

「タスクやプロジェクトの進捗状況を可視化すること」は、ただ作業の進捗状況を監視するだけではなく、発生する課題を素早く検出し、適切な対策を実施することも含まれています。仮にこれらのサービスを利用して見える化を行ったとしても適切に可視化が行われていない場合、スケジュールの遅延や品質の低下などの問題が生じ、最終的には企業の信頼性に悪影響を及ぼす可能性があります。

特に、リコールやシステム障害などの深刻なトラブルを未然に防ぐためにはプロジェクトに関わる全てのメンバーが進捗管理の大切さを共通認識するとともに情報共有を密に行い、積極的に取り組まなければなりません。

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進捗管理の見える化によるメリット

進捗管理の見える化によって得られる、具体的なメリットについて解説していきます。

社内、メンバー内で各タスクの進捗を共有できる

進捗管理を見える化することによって、チーム内で誰がどれだけ業務を進めているかを共有しやすい環境になります。プロジェクトを管理する人間も、チーム全体の業務状況を把握できるため、業務負担に偏りが見られる場合は適切なフォローアップを行いやすくなるのがポイントです。

進捗管理の見える化は、チーム全体が業務の内容や方向性、納期などのスケジュールについて共通の理解を持ち、作業時間を連携して作業を進められるので、プロジェクトの成功に向けてチーム全体の取り組みをサポートできます。

業務の生産性向上に寄与する

業務の優先順位を明確にすることによって、タスクの完了に集中し、効率的に仕事を進めることができるようになります。業務の進捗が遅れる原因は、従業員の個々のスキル不足に起因するケースもありますが、一般的には非効率的な業務の進行方法が主な課題です。緊急性が低く、重要性が限られた業務は通常、単純なタスクが多い傾向があり、つい従業員はこの種の業務から進めてしまうもの。しかし、業務の優先順位を明確に把握し、まずはこれらの業務に取り組むことができれば、結果として生産性が向上し、チーム全体に良い影響を及ぼすでしょう。

トラブル防止によるスムーズなプロジェクト進行の手助けに

進捗状況の見える化により、事前に立てた計画に沿ってプロジェクトを進行しやすくなるため、作業時間の意識やミスやトラブルの防止につながります。しかし全てのメンバーが同じ速度やスキルで業務を遂行できるわけではありません。進捗管理の見える化で浮かび上がる進捗状況に応じて、管理職は業務効率化のためにフォローアップの枠組みを確立しなければなりません。

見える化によって、もし社内のメンバーが他の人よりも進捗が遅れていても、業務に余裕があるメンバーをサポート役として活用し、タスクのスムーズな進行を図ることができるので、無茶なスケジュール変更も起きにくくなり、トラブル防止にもなります。

同様に、進行が遅れている理由も一人ひとりヒアリングによって明確になるので、理由に沿った対策を取ることができますし、負担が大きい場合は、業務負担を軽減する方法を検討できます。

進捗の遅れが単にスキル不足に起因している場合、他のメンバーに業務を代行してもらうよう指示することもできるでしょう。スキル不足による進捗遅延の場合は、従業員に対してスキル向上のためのトレーニングや研修を提供するのもおすすめです。

このように、進捗管理の見える化は、管理職層が従業員を効果的に指導し、業務プロセスを最適化する手助けとなり、結果として、トラブルが起きにくいスムーズなプロジェクトの進行につながります。

進捗管理を見える化する方法4選

進捗管理を見える化するためには、タスクやプロジェクトの進捗状況を、組織内で共有できる環境を作らなければなりません。この見出しでは、進捗管理を見える化する方法について詳しく紹介します。

ホワイトボードを利用した方法

進捗管理の見える化において、最も古典的な方法の1つとしてホワイトボードを活用することが考えられます。進捗管理用のホワイトボードにプロジェクトの状況を随時記入することで、誰でも簡単にプロジェクトの進行状況を把握できます。

このアプローチのメリットは、シンプルであると同時に高い視認性を持っていることです。設置場所を工夫することで誰でもホワイトボードに情報を書き込むことができ、さらにプロジェクトに参加するメンバーは仕事のたびに進捗状況を示すホワイトボードをみる癖付けをしておけば情報共有がスムーズに行われます。

ホワイトボードを活用した見える化の場合、ホワイトボードは物理的な存在であるため、その場にいないと進捗状況を確認できないというデメリットがあります。また、進捗状況を更新するたびにホワイトボードに手書きで記入しなければならないので、リモートワークが増えている部署や、フリーランスや外注のメンバー、社外の人間がプロジェクトに参加している場合には、進捗管理が難しくなることがあります。会社やプロジェクトの規模によっては進捗情報の共有や更新がオンラインで行えるツールの採用が求められるでしょう。

ガントチャートを作成して管理

ガントチャートとは複数のタスクの進捗状況を一度にまとめて管理するためのツールでプロジェクトの進行管理に使用されます。縦軸にタスク名や担当者名、横軸に作業期間を記載し、各タスクの進捗を視覚的に把握するための棒グラフを用います。この表はプロジェクト全体の進行状況を一望できるため、作業の開始日と終了日、担当者、作業期間などの詳細情報を簡単に確認できます。

ガントチャートの優れた点は、ひとつのプロジェクトのスケジュール全体をタスク別に明確して見える化できることです。これにより、プロジェクトマネージャーやプロジェクトに関わるメンバーは各タスクの進捗を迅速に把握し、必要な調整やリソースの割り当てを行うための情報を手に入れることができます。

ガントチャートにより、プロジェクトの進行状況をチームやステークホルダーと共有しやすくなります。ただし、エクセルやスプレッドシートは進捗管理のためのツールとしては限界があり、管理できる項目には制約があるというデメリットがあります。特に、複雑なプロジェクト管理に取り組む際には、エクセルやスプレッドシートだけでは対応しきれないかもしれません。

さらに、進捗管理を見える化するためには、適切なフォーマットを自身でカスタマイズしたり、データ入力をしたり、都度更新したりしなければならない手間がかかる点にも留意すべきです。これには時間とリソースが必要で、人的ミスが生じることも避けられないでしょう。

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かんばん方式による管理

「かんばん方式」は、トヨタ自動車が開発した生産管理方法で、その利用範囲は製造業にとどまらず、あらゆる業界や業種でのプロジェクト進捗管理に適用できる手法です。これは、進捗状況を視覚的に把握しやすくするためにホワイトボードを活用しながら、作業状態を「作業前・作業中・作業後」というように分類し、各ステータスごとにかんばん（メモや付箋など）に作業内容を記述して、それをボードに貼り付けていくというやり方です。

この手法におけるメリットは、どの作業が未着手であるか、現在進行中の作業は何か、どの作業が完了したかを視覚的に明確に把握できることです。ホワイトボードを使ったかんばん方式は、コストをかけずに手軽に進捗情報を見える化できるというメリットもありますが、デメリットも一部存在します。それは、進捗状況を段階的に見える化できる一方で、作業の工数や優先順位などの詳細情報は把握しにくいこと、またリアルタイムで進捗管理を行うのが難しいことです。

しかし、現在ではかんばん方式をサポートするツールも提供されており、担当者や期限などをかんばんごとに管理できるようになってきています。

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進捗管理ツールを利用した方法

進捗管理ツールを利用して進捗管理を行う方法を取れば、前述したような人為的ミスが起きたり、手間がかかったりすることなく、進捗管理業務の負担を軽減できるので便利です。テレワークのように遠距離で仕事行うような場合でも進捗管理ツールであれば円滑なコミュニケーションが図れます。メンバーは進捗状況をツールに入力するだけで、ひと目で状況が分かるようになるので、作業の遅れや業務量の偏りといった問題についても速やかに対処できるでしょう。終業時の報告や日報の作成、進捗会議などのアナログな業務による管理が不要になるため、進捗管理の負担を減らせるというメリットがあります。

プロカン

プロカンは見やすいダッシュボードで数字の管理が可能で、見える化に最適。必要なデータを一元管理することで業務の効率化をサポートします。

Stock

たとえば「Stock」というツールは、チームの情報を最も簡単に残せるツールと言われています。チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒という問題も解消できます。

Smartsheet

職種やプロジェクトごとにテンプレートが用意されていて、簡単にガントチャートなどやタスクリストを作成できる「Smartsheet」というツールもあります。既に自社で導入しているツールやアプリと連携しやすいツールです。

Jooto

約1,900社で導入されている、かんばん方式のタスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」は、付箋をボードに貼ったり剥がしたりするように、タスクをドラッグ＆ドロップするだけで操作が完了します。手厚いサポートも受けられる安全安心のツールです。ツールを使うデメリットとしては、上記の方法よりもコストがかかることと、運用までに時間を費やすという2点が挙げられます。

他にも多くのツールが存在

一部トライアルで使用できる場合もありますが、最終的にツールの導入にはコストがかかるものが多く、さらにツールを適切に運用するにはメンバー教育が必要です。ツールの利用に慣れ、適切な運用ができるまでにはどうしても時間はかかってしまいます。

しかし、機能や容量が制限されますが無料で使い続けられる「Redmine」「Bitrix24」というツールもあります。どちらも、進捗状況の見える化に必要な機能をしっかり搭載しているツールなので、自社のニーズに合うようであれば検討してみるのもよいでしょう。

ツールを導入する際に多機能性は魅力的に思えるかもしれませんが、実際には組織のITリテラシーに合わせて適切なツールを選ぶことが重要です。ITツールを使いこなすことに不慣れな組織では、多機能なツールは逆に混乱を招き、効果的な利用が難しくなる可能性があります。そのためITツールに慣れていない組織ではシンプルで直感的に操作できるツールが適していると言えます。

一方でITに慣れた組織の場合はカスタマイズ性に優れたツールが役立ちます。ツールを組織の特定のニーズやプロセスに合わせて調整でき、効率的な運用ができるため重宝されます。適切なツールの選択は、ユーザーの受け入れと効果的な運用に大きな影響を与えるので、組織のITリテラシーを踏まえ、ツールの選定は慎重に行いましょう。

進捗管理の見える化で失敗しないための運用方法

進捗管理の見える化において、実際に起こりがちな失敗例を元に失敗しないためにできることを解説していきます。

クリティカルパスを意識してスケジュールを設定する

進捗管理で失敗しないためにはスケジュール設定の際にクリティカルパスを意識するよう心がけましょう。クリティカルパスとは「前の作業が完了しなければ次の作業を開始できない」といったようにプロジェクトの進行においてスケジュールに影響を及ぼす最長の経路のことを指します。クリティカルパス内の遅延は、プロジェクト全体の進行遅延につながる可能性が高いため、その重要性は言うまでもありません。

したがって、スケジュールを作成するときはクリティカルパスを把握し、その上でリソースの適切な割り当てやタスクの管理を行うようにしましょう。

それぞれのタスクの優先順位を明確化する

プロジェクトのタスクごとに優先順位が定まっていない状態では、どの業務やタスクに最初に取り組むべきかが不明確であり、進捗管理が適切に行われなくなります。これは、それぞれのタスクの優先度に関する基準が曖昧であるためです。このような状況では、プロジェクト全体の進行に悪影響を及ぼす可能性が高まるので、業務の重要度や優先度を考慮して、意識的に整理しなければなりません。各タスクを適切に順序づけて優先順位を明確にし、それに基づいてプロジェクトを進めることで進捗管理をより効果的に行えるようになるでしょう。

メンバー全員が常に最新の状況に更新を行う

進捗管理の見える化を行う際にはメンバー全員で常に最新の情報を共有することが必要です。もしメンバー間で進捗の共有ができていなければ、業務の重複や抜け漏れが生まれ、重大なトラブルにつながるおそれがあります。余計な業務負担が増えてしまうと、プロジェクトの進捗にも影響を与えてしまうでしょう。そのため、定期的にメンバー内ミーティングを行なったり、各々日報を作成したりして、進捗をこまめに共有し合い、チーム内での最新の業務状況を把握しておきましょう。

【まとめ】進捗管理を見える化して、プロジェクトを成功へ導きましょう

進捗管理の見える化は、問題の早期発見によってトラブルを未然に防ぎ、納期厳守と高品質な成果物の納入を実現することが可能にします。作業の進捗状況を正確に把握でき、想定よりも遅れている工程を見つけた場合にもスピーディーに対応できるので、納期が遅れてしまうというトラブルも防ぐことができます。

進捗管理を見える化する方法はいくつかあり、たとえばホワイトボード、エクセル、ビジネスチャットの活用などが挙げられます。しかしながら、最も多くのメリットを得られる方法は、進捗管理ツールを活用することです。進捗管理ツールは、必要な機能がほぼ揃っており、手間を軽減しながら見える化できるという利点があります。特にクラウド型のツールは、コストを抑えつつ効果的な進捗管理が可能で、多くの企業に魅力的な選択肢となっています。

進捗管理の見える化のメリットやデメリットを把握し、自社のニーズに合ったツールを選択してください。