進捗管理とは？プロジェクトを成功に導く方法の解説とおすすめツール6選を紹介

進捗管理はプロジェクトを円滑に進めるために欠かせない要素の1つです。しかし、進捗管理の重要性は分かっていても、正しい知識で運用できるかと言われれば自信ある方は少ないでしょう。本記事では、プロジェクト管理をしたことがない方や、進捗管理の基本を知りたい方へ効率的な管理方法を説明します。 進捗管理のメリット・デメリットや、成功させるためのコツなどをご覧ください。

また、後半では進捗管理をするための具体的なツールも紹介します。 無料で使えるサービスもあるので、プロジェクトマネージャーの方はチェックしてみてください。 進捗管理は、プロジェクトの開始から終了まで漏れなく行うことが一番重要です。 記載している内容をしっかり理解して、実践へと繋げましょう。

進捗管理のメリットとデメリット

進捗管理は、行動予定・目標に対して遅延や停滞を生まないための管理です。
プロジェクト管理においては、品質管理・コスト管理などと並んで重要な管理対象に位置します。
「スケジュール管理」や「タスク管理」も進捗管理と似たような意味で使われますが、スケジュールに対してタスクがどの程度終わっているかチェックして改善するのが進捗管理です。
この見出しでは進捗管理の目的や、行うことによるメリット・デメリットについて説明します。

進捗管理は何のために行うのか

進捗管理をする一番の目的は、スケジュールを遅延させないことです。
行動予定と実績を比べることにより、進捗が順調なのか遅れているのかを判断し、遅れている場合は対策を打ちます。
大きいプロジェクトでは一つの作業が遅れることで大勢のスケジュールに影響することもあるため、進捗の遅れにいち早く気付いて傷口を広げないことが大切です。
また、会議等で進捗確認をすることにより、プロジェクトメンバーの認識合わせができます。 全員で認識を共有することで、メンバーの足並みを揃える効果も期待できるでしょう。

進捗管理のメリット

進捗管理をすることで以下のようなメリットを受けられます。

・プロジェクト全体の状況が一度に把握できる
・メンバー同士で状況を共有できる
・タスクの前後関係や優先順位が分かりやすくなる
・問題点をいち早くフォローできる
・生産性の向上が見込める

進捗管理に関する資料作りや会議は、これらのメリットを意識しながら行うのがベストです。 内容について、1つずつ詳しく見ていきましょう。

プロジェクト全体の状況が一度に把握できる

進捗管理をするうえでは、図や表などを使いながら資料を作り、予定と実績の差異を視覚的に分かりやすく記載するのが一般的です。 これによって、プロジェクト全体の状況を一目で把握できるというメリットが生まれます。 全てのタスクを常に注目するのは無理ですが、遅れが発生している箇所や、これからしそうな箇所にポイントを絞れば管理も楽です。

もし、プロジェクト全体の進捗管理を行わずメンバー一人ずつにヒアリングしていては、確認に時間がかかりすぎます。 さらに、主観的な意見が入って認識がずれる可能性も高いでしょう。

メンバー同士で状況を共有できる

進捗管理を通して他メンバーの作業内容や状況を知ることで、互いにフォローしやすい環境を作れます。 一から十まで管理者が指示をしなくても、遅れの発生しそうな箇所を優先するように意識を持ってくれるでしょう。
また、進捗の遅れているところに人員を配置すれば「自分だけ仕事が多い」という不公平感も出にくくなります。 最近では「リモートワークが増えてきて顔を合わせる機会が減少した」という方もいるかもしれませんが、資料やツールで進捗管理ができていれば言葉を交わさなくても状況共有ができます。

タスクの前後関係や優先順位が分かりやすくなる

進捗管理をするうえでは、事前に全てのタスクを洗い出すことが必要です。 その過程で
「事前に別の作業を終わらせないと開始できないタスク」
「作業量が多いタスク」
「期限に余裕がないタスク」
などが判明するので、タスクの前後関係や優先順位をつけられます。

これにより、別タスクの作業待ちやスケジュール遅延の発生を抑止でき、作業者はスムーズに次の作業へ取りかかれるでしょう。 進捗管理の資料に「前提タスク」や「優先度」といった項目を作成するとより効果的です。 優先度のつけ方は、作業量や期限までの日数などを元に算出し、場合によっては会議で認識合わせをすると良いでしょう。

問題点をいち早くフォローできる

遅れが発生している箇所にピンポイントで戦力を投入できるので、問題が大きくなりにくいこともメリットです。 タスクの量や進捗率の遅れ具合によって、対応する優先順位も決められます。 進捗管理が不十分だと、プロジェクト終盤になってから遅れが判明して手遅れになる可能性もあるため、こまめなチェックが必要です。

また、例え進捗に遅れが出ていなくても、作業ミスや品質の低下が見られる場合は作業負荷が上がっているかもしれません。 放置しておくと差し戻しが発生して進捗にも影響するので、作業負荷の変化にも柔軟に対応しましょう。

生産性の向上が見込める

進捗管理をすることで常に目標ができるので、作業効率を意識するようになります。
また、各タスクの担当者を設定することで、作業に責任感を持たせられます。 各メンバーのモチベーションアップに繋がり、生産性の向上が期待できるでしょう。

ただ、過度にプレッシャーを与えるような目標設定はしないように注意してください。 個人個人にノルマを設定するようなやり方は慎重に検討し、適切なスピード感でスケジュールを設定しましょう。

進捗管理にデメリットはあるのか？

進捗管理を行うことによるデメリットも少なからずあります。 例えば、以下のような要素が懸念点です。

・資料の作成や会議に時間を取られる
・ツールを導入すると費用がかかる
・メンバー全員が取り組まないと破綻する

デメリットがあるからと言って進捗管理をやらない理由にはならないですが、内容は把握しておきましょう。 プロジェクトにおいては、可能な限り進捗管理のデメリットを小さく抑えることが肝心です。

以下の見出しでは、デメリットに対する対応策も一緒に紹介します。

資料の作成や会議に時間を取られる

進捗管理における最大のデメリットは、資料作成や定例会議などに時間を取られてプロジェクトの負担が増えることです。 進捗に遅れが出ている時ほど「資料作成や会議をしている場合ではない」という状況に陥っているかもしれません。
会議のために進捗が遅れては本末転倒なので、開催頻度や報告時間は負荷をかけ過ぎない範囲で設定してください。 進捗に問題がないなら、招集するメンバーを最小限に減らす、会議の開催自体を見送るといった判断をしても良いでしょう。

逆に大きな問題が起きた際は定例会議を待たずに報告してもらい、資料作成よりも応急処置を優先するといった対応が必要です。

ツールを導入すると費用がかかる

進捗管理用のツールを導入すると、小規模なプロジェクトでも月額数百円、大規模なプロジェクトなら月数万円程度の費用がかかります。
ExcelやGoogleスプレッドシートなどを活用すれば無料ですが、機能には限界があり、かゆいところに手が届かないこともあります。
関数やマクロを使うにもある程度の知識が必要で、作成方法やメンテナンス方法を習得しなければなりません。 使用者がフォーマットを壊してしまう事故も発生しがちで、運用には意外と手間がかかります。 費用をかけるか手間をかけるか、対応を判断することになるでしょう。

メンバー全員が取り組まないと破綻する

進捗管理は、1人でも進捗を正確に報告しないメンバーがいると成り立たちません。 担当作業の情報を入力しない人、進捗の遅れをごまかそうとする人などがいると、管理が破綻します。
メンバー全員で取り組むというのは、当たり前のようですが意外と難しい課題です。 メンバー全員には事前に進捗報告の重要性を理解してもらい、決めたルール通りに報告することを徹底してください。

また、進捗の遅れを個人の責任として追求しすぎるのも避けるべきでしょう。

進捗管理で気をつけるポイント

進捗管理はただやみくもに行うだけでは成功せず、時には誤った管理方法が原因でプロジェクトが失敗に終わることもあります。 この見出しでは、進捗管理を成功させるためのポイントと、失敗に繋がる要因（誤った進捗管理の例）を紹介します。
自身のプロジェクトと照らし合わせて、定期的に内容をチェックしましょう。

進捗管理を成功に導く秘訣

まずは、プロジェクトを成功に導くための進捗管理のコツを紹介します。

・定期的に計画の見直しをする
・進捗率の定義を決める
・図やグラフを活用して直感的に分かる資料を作る
・責任者
・報告先を明確にする

1つ目は常に意識すべき項目で、それ以外はプロジェクトの最初に決めておくべきことです。 詳細は下の見出しで説明するので、それぞれ内容をチェックしてください。

定期的に計画の見直しをする

いわゆる「PDCA」サイクルを回すような取り組みが進捗管理には求められます。
業務を行いながら、定期的にタスクとスケジュールの計画・実績を比較し、問題点を挙げ、計画を見直すというループをします。 タスクとスケジュールの比較は資料作成、問題点の列挙と計画の見直しは定例会議で行うのが分かりやすいでしょう。
会議内で解決しないような重要事項が発生した際は、出席者以外のメンバーや上司などへも内容を共有するようにします。 資料作成と会議の頻度はプロジェクトの規模によりますが、あまり時間を取られすぎないように注意してください。

進捗率の定義を決める

進捗管理に不可欠なのが「進捗率」の項目ですが、自分の作業が何％終わっているのか、数値で正確に把握するのは難しいものです。 特に初めて行う作業だと、進捗率50%だと思っていたものが実際には30%程度だった、ということがよくあります。
同じ作業をしているメンバー同士でも、自分の感覚で記入をしていては互いにズレが生じるでしょう。 このような認識のズレを発生させないためには、進捗率の定義を決めることが大事です。
例えば、成果物を一度作成した段階では60%、一度上司に見せて修正した段階で80%、プロジェクトリーダーの確認が済んだら100%に設定する、といった定義方法が考えられます。
繰り返し行う作業なら、具体的な作業工程ごとに進捗率を区切るのが良いでしょう。

図やグラフを活用して直感的に分かる資料を作る

数字を羅列しただけの資料では解読に時間がかかり、メンバー間で十分な理解を得られない危険があります。 認識のズレが起きるリスクは極力減らしたいため、進捗管理の資料は分かりやすく作ることを心がけ、図やグラフなどを積極的に取り入れましょう。

進捗管理でよく使われるのは、タスクの内容を作業単位に分解して記載する「WBS」と、横棒グラフにより時間軸を表現する「ガントチャート」との組み合わせです。
Excelなどでも表現できるので、費用をかけずに資料作成をするなら第一候補の手法となるでしょう。

責任者・報告先を明確にする

何かあった際の責任者・報告先を明確にし、情報の伝達ルートをはっきりさせておくことは重要です。 特に規模の大きいプロジェクトなら、開始前に体制図を作成しておきましょう。
情報を集約する責任者を（規模によっては複数人）作ることで、伝達の漏れを防ぎ業務の進行をスムーズにできます。 情報が現場で止まり管理者まで届かないことも多いので、会議で報告をさせたり個別にヒアリングをしたりする取り組みも必要です。
余裕があれば会議体も決めておき、参加メンバーもある程度定めておくと運営がスムーズでしょう。

進捗管理が原因でプロジェクトが失敗に終わることも

続いては、進捗管理が上手くいかず失敗してしまう要因を紹介します。

・プロジェクトのゴールや進捗率の認識にギャップがある
・スケジュールにバッファが設定されていない
・タスクの洗い出しが十分でない
・失敗が許されない雰囲気が作られている

最初は大丈夫と思っていても、プロジェクトの進行と共にチェックが雑になることもあります。 定期的に見直しをして、上記の内容に当てはまることがないよう気をつけましょう。

プロジェクトのゴールや進捗率の認識にギャップがある

メンバー全員で認識を合わせることが進捗管理のスタート地点です。 管理者だけが頑張るのではなく、チーム全体でまずはプロジェクトのゴールを共有しましょう。
それができたら、次は現在位置とゴールまでのギャップをはっきりさせてください。 ゴールまでの距離がはっきりしないと、進捗率を定量的に出すことはできません。 進捗率は抽象的な表現でなく、具体的なタスクの内容や作業量を洗い出して資料に落とし込むことが求められます。
同じゴールへ向かってメンバー間の足並みを揃えることが何よりも重要です。

スケジュールにバッファが設定されていない

どれだけスケジュールを綿密に決めて優秀な人材を揃えても、想定外の出来事は何かしら起きると考えましょう。 遅れが発生した時に吸収できるよう、スケジュールにはバッファをいくつかのポイントで設定してください。
バッファが全くないスケジュールは、その時点で改善が必要と思った方が良いでしょう。 わずかな遅れも許されない状態だとプレッシャーがかかり、チームの雰囲気も悪くなります。
どうしてもギリギリのスケジュールになるなら、メンバー全員に周知して最大限バックアップできる体制を作ることでリスクを抑えましょう。

タスクの洗い出しが十分でない

進捗管理は、洗い出した作業タスクに対して1つずつスケジュールを決めていくものです。
そのため、そもそもタスクの選定が適切でないと、進捗管理のしようがありません。
認識できていなかったタスクがプロジェクト開始後に出てくると、そのままスケジュールの遅れになります。 多少ならバッファで吸収できますが、プロジェクトの後半で大量に判明すると致命的です。 タスクの洗い出しは、できる限り多くの人数でチェックしてください。
最初だけではなく、定期的にタスクの抜けがないか確認するようにしましょう。

失敗が許されない雰囲気が作られている

進捗管理をする以上、計画より進んでいるか遅れているかのチェックは必須です。
その中で、進捗率が計画より悪い場合は原因を判明させる必要がありますが、担当者個人に責任を押し付ける形にはしないよう注意しましょう。 萎縮してしまったり、次回以降に進捗の遅れをごまかしたり、目標を低く設定したりする可能性が出てきます。 厳格に進捗管理をすることも大事ですが、チームメンバーと信頼関係を築くことが先決です。 本人に悪意がない限りは個人の責任は追求せず、チームとしてフォローするような改善策を検討しましょう。

進捗管理方法とツール紹介

ここからは、進捗管理の具体的な方法をご覧ください。 以下の2つに見出しを分けて紹介します。

・ExcelやGoogleスプレッドシートを利用する
・進捗管理のツールを導入する

Excel・Googleスプレッドシートは業務で使っている方も多いはずなので、新たに準備するものがないという想定です。 対照的に、進捗管理のツールは新たに導入する前提で話をします。
それぞれどのようなメリット・特徴があるのかご確認ください。

ExcelやGoogleスプレッドシートで進捗管理を行う場合

ExcelやGoogleスプレッドシートを利用する場合、WBSとガントチャートの組み合わせで進捗を記載する管理表が一般的です。

Excelは、マイクロソフトの公式サイトからテンプレートをダウンロードできるので、参考にしましょう。
Googleスプレッドシートは、標準機能でガントチャートのテンプレートが用意されています。
テンプレートを選択する際に「テンプレートギャラリー」からガントチャートを選択してください。 進捗管理をする際は最低限、以下の項目を含めましょう。
・タスク名
・担当者
・開始日（開始予定日）
・終了日（終了予定日）
・進捗率
・カレンダー
これ以外に、重要度や緊急度など優先度に関する指標を入れても良いでしょう。
ExcelやGoogleスプレッドシートは使い慣れている人が多く、例えプロジェクト内に詳しいメンバーがいなくても、インターネットで情報収集しやすいというメリットがあります。
その反面、進捗管理に特化したソフトではないので、細かいカスタマイズやメンテナンスは難易度が高いことがデメリットです。

ツールを使って進捗管理を行う場合

進捗管理のために、新しく専用のツールを導入するという選択肢もあります。
Excelなどで管理するよりも、進捗管理に関する機能を幅広く実装できることがメリットです。
一方で、使い方を習得する手間がかかる、費用がかかるといったデメリットがあります。

以下の見出しでは、具体的な進捗管理ツールを5つ紹介し、特徴・費用などを個別に説明します。
いずれもガントチャートが使えるツールなので、進捗管理として最低限の要件は満たせるでしょう。
また、タスクの数だけカードを作成し、進捗に応じてカードの場所を移動させる「カンバン方式」が使えるツールも多く含まれています。

Asana

Asanaはクラウド型のプロジェクト管理ツールです。
「ガントチャート」「かんばんボード」など表示を切り替えることが可能で、さまざまな視点から進捗管理を遂行できます。 メッセージ機能もあるためチャットツールとして使うこともでき、コミュニケーションツールとしても便利です。 15人までなら無料プランで利用でき、それ以上の人数なら月々1,200円～の複数プランを選べます。

料金プランの一覧は以下の通りです。

Basic：0円（利用は15人まで）
Premiun：月1,200円（年間契約の場合）
Business：月2,700円（年間契約の場合）
Enterprise：要問い合わせ

Businessプランは複数のプロジェクトを同時に管理する方向けなので、通常はPremiunプランで十分でしょう。

公式サイト ‘https://asana.com/ja

Jooto

‘Jootoは、ドラッグ＆ドロップを中心とした簡単な操作で利用できる進捗管理ツールです。
付箋を貼ったような見た目でタスク管理ができ、ガントチャートの作成にも対応しています。 4人までなら無料で利用可能ですが、5人以上なら月々417円～の複数プランを利用しましょう。

料金プランは以下の通りです。

無料プラン：0円（利用は4人まで）
スタンダードプラン：月417円（年間契約の場合）
エンタープライズプラン：月980円（年間契約の場合）
タスクDXプラン：要問い合わせ

目安としてスタンダードプランは「個人向け」、エンタープライズプランは「法人向け」、タスクDXプランは「大企業向け」となっています。

公式サイト ‘https://www.jooto.com/

Backlog

‘Backlogでは、タスク（課題）を起票して期限や優先度などのステータスを入力し、管理することができます。 ガントチャートの表示もできるので、進捗管理がしやすいでしょう。

基本的にはシステムエンジニア向けのツールなので、IT系プロジェクトの利用に適しています。 無料トライアルはありますが、基本は月額制の有料ツールで月額2,970円～の複数プランを利用できます。

料金プランは以下の4つです。

スターター：月2,970円
スタンダード：月17,600円
プレミアム：月29,700円
プラチナ：月82,500円

スターターは「個人向け」と記載がありますが、ユーザー数30人、プロジェクト数5つまで管理できるので、小規模なプロジェクトなら対応可能でしょう。 スタンダード以上であればユーザー数が無制限です。

公式サイト ‘https://backlog.com/ja/

Wrike

‘Wrikeもガントチャートの作成ができるツールで、カンバン方式やスケジュール方式も対応可能です。
マイクロソフト製品やGoogle製品などとのアプリ連携が充実しているのも強みでしょう。
Freeプランはユーザー数が無制限ですが、使えるストレージ容量が2GBまでで、管理できるタスクの数にも制限があります。

有料プランは9.8ドル～で、以下の種類があります。

Free：0ドル Team：月9.8ドル
Business：月24.8ドル
Enterprise：要問い合わせ
Pinnacle：要問い合わせ

料金の単位はドルですが、日本円での支払いが可能なので両替などの必要はありません。

公式サイト ‘https://www.wrike.com/ja/

みんなでガント.com

‘みんなでガント.comは、ガントチャートに特化したクラウドサービスです。
特化しているだけあり、画面の見やすさや操作感が洗練されています。
また、TODO（作業・課題）リストの管理もできるので、タスク管理ツールとしても優秀です。

料金は月あたり600円～で、5つのプランが用意されています。

トライアル：月600円（3ヶ月契約）
エントリー：月717円（1年契約の場合）
ビジネスS：月1,466円（1年契約の場合）
ビジネスM：月3,000円（1年契約の場合）
ビジネスL：月6,000円（1年契約の場合）

無料プランはありませんが、基本機能については30日間無料でお試しできます。 まずは操作感を確認してみてはいかがでしょうか。 料金プランは、トライアルのみ3ヶ月プランが用意されており、それ以外のプランは6ヶ月と1年の2つから期間が選べます。 プロジェクト期間に応じて検討しましょう。

公式サイト ‘https://www.minna-de-gantt.com/

【お金の流れを管理】プロカン

プロカンは、プロジェクトや案件ごとの収支管理に特化したクラウド型の業務システムです。
プロジェクト運営にまつわるありとあらゆるお金の流れ、例えば「見積書作成」「請求管理」「経費精算」「入金・支払い管理」「社内決済フロー」 「予実管理」等、営業から会計までのフローが一元管理（進捗管理）できるのが特徴です。デモンストレーション利用も受け付けています。

料金は月あたり20,000円～で、主に2つのプランが用意されています。

スタンダード：月20,000円～
プロ：月22,500円～


無料プランはありませんが、デモンストレーション利用が可能ですので、実際の画面で自社プロジェクトに活用できそうか確認してみるのも良いでしょう。

公式サイト ‘https://www.project-shuushikanri.jp/

自社のプロジェクトや規模に合わせた進捗管理方法に昇華させることが重要

この記事では、進捗管理のメリット・デメリットや、成功させるためのポイントなどをお伝えしました。 進捗管理の必要性や重要性はどのプロジェクトでも変わりませんが、正解は必ずしも1つではありません。 プロジェクトの内容や規模、目的などに合わせてより良いアレンジを目指してください。

ExcelやGoogleスプレッドシートを使うにしても、ツールを導入するにしても、ベストに向かって改善し続けることが大事です。 メンバーとも話し合いながら、進捗管理を上手く活用してプロジェクトの成功を目指しましょう。