エクセルで進捗管理表を作成する方法とは?運用のポイントや注意点を解説

Microsoftのエクセルで進捗管理表を作成する場合、作成方法や注意点が気になる方も多いのではないでしょうか。この記事では、進捗管理のメリットやWBS(作業分解構造)、ガントチャートを活用した効果的な作成方法について以下でわかりやすく解説していきます。あわせて、日々の運用で役立つポイントや進捗管理に優れたシステムも紹介するので、エクセル進捗管理表への理解を深めることができるでしょう。

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目次

進捗管理表を作成するメリット

進捗管理表を作成する場合は、どのようなメリットがあるでしょうか。ここでは、3つのメリットを紹介します。

1.遅延やトラブルに対処しやすい

進捗管理表を作成する大きなメリットは、遅延やトラブルを常にリアルタイムで確認できることです。業務遂行時は、さまざまなトラブルが発生し、計画通りに進まないことも少なくありません。

そのため、対応策を常に準備しておくことが重要です。進捗管理表があれば、たとえ業務に遅れが生じているメンバーがいても、迅速に把握したうえで適切な措置を講じることができます。

2.組織全体で進捗状況を共有できる

進捗管理表の作成は、組織全体の情報共有をしやすくする点もメリットの一つです。進捗管理表を活用することで、管理者だけではなくプロジェクトに関わる全メンバーが現在の業務進捗を把握し、協力しながらタスクを進めることができます。

これにより、業務の重複や情報の行き違いを減らし、生産性を向上させることが可能です。組織全体で業務の進行状況や、流れを明確に理解することで、よりスムーズな業務運営が実現できるため、進捗管理表は組織の生産性を高める重要な役割を果たすといえます。

3.タスク漏れを防ぐことができる

進捗管理を行う際に、タスクの漏れを防止できる点もメリットです。進捗管理表を利用することで、期限が迫っているタスクが一目瞭然となるため、タスクを忘れてしまう心配が軽減されます。

ただし、進捗管理表を作成する際には各タスクの優先順位を明確に設定しなければなりません。
これにより、タスクの洗い出しを効率的に行い、人目で可視化できるようにすることで漏れの可能性を最小限に抑えることが可能です。進捗管理表の作成は、優先順位の設定とタスクの視覚化により、業務効率を向上させることができます。

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タスクを細分化するWBSの作成方法

進捗管理において重要な役割を果たすWBS(Work Breakdown Structure:作業構造分解図)は、タスクを細かく分けてリストアップする手法です。
この方法では、まずプロジェクトの全作業を詳細に洗い出し、それらを大・中・小のカテゴリーに分類します。そして、それらを整理し適切な順序でツリー構造を形成することで、プロジェクト全体の概観を捉えることが可能です。

また、各タスクに要する時間や工数を把握できることも、この過程でのポイントといえるでしょう。ここでは、エクセルでWBSを作成する具体的な手順について詳しく紹介します。

手順1.必要なタスクを洗い出す

WBSを作成する最初のステップとして、必要なタスクの洗い出しを行うことが重要です。なぜなら、プロジェクトは多数のタスクから構成されており、その成功はタスク完了とそのマネジメントに大きく左右されるからです。タスクを把握したあとは、より正確な見積もりを可能にするために完了できる期日を数日間または数時間単位まで細かく分割します。
この細分化により、タスクの完了予定時間をより正確に見積もることが可能です。プロジェクトを細分化せずに進めると、見積もりの精度が低下し、タスク完了の時間予測が不正確になるため、注意しましょう。

手順2.タスクの優先順位を明確にする

タスクの優先順位を決定するうえで不可欠なのが、各タスク間の依存関係の理解です。タスクの依存関係は、主に3つの種類があります。

タスクの依存関係
  • 強制依存関係:あるタスクが完了しない限り次のタスクが進められない
  • 任意依存関係:強制的ではないが効率を考えて優先順位がある
  • 外部依存関係:チーム外などコントロール外の要因に左右される

タスクの順序の決定は、これらの依存関係を意識することでスムーズに進めることができます。実際の手順を考える際は、タスクの優先度を考慮しながら後続の作業に支障が出ないように配慮することが重要です。
これにより、プロジェクト全体の工数を正確に把握でき、遅延やミスの防止につながります。

手順3.タスクを構造化して整理する

タスクを構造化するには、作業レベルが同等のタスクをグループ化し、ツリー構造で整理することが推奨されます。その際、タスクを時系列順に配列し関連性のあるタスクを同じ階層にまとめることがポイントです。
これにより、各タスク間の関係性がひと目で理解でき、プロジェクト全体の構成を効率的に把握できます。ツリー構造を採用するもう1つのメリットは、タスクの漏れの防止と業務の精度向上です。タスクを分かりやすく枝分かれさせることで、チームメンバー間の共通認識を促進し、よりスムーズなコミュニケーションと作業効率の向上が期待できます。

手順4.各タスクの担当者を決めスケジュールを設定する

各タスクの担当者を決めてスケジュールを設定する場合は、次のポイントを考慮します。例えば、タスクに複数の担当者がいると責任の所在が不正確になりやすくなるため、まずはミスや遅延が発生した際の責任者を明確にすることが極めて重要です。次に、タスクの所要時間や工数を考慮して、開始日と終了日を設定します。この際、担当者の処理スピードを考慮し、管理者だけではなくチーム全体で話し合いながら日程を決めることが大切です。

担当者と期日が明確にされることで、プロジェクトの進捗状況を追跡しやすくなり、管理の効率化が実現します。このように、タスク割り当てとスケジューリングはプロジェクトの成功において不可欠な要素です。

手順5.メンバーや関係者と共有する

WBSの完成後は、プロジェクトチームのメンバーや関係者との共有が求められます。なぜなら、チーム内でのさまざまな意見を収集することでプロジェクトに必要なすべてのタスクを漏れなく洗い出すことができるからです。これにより、プロジェクトの進捗管理をより効率的に行うことができます。

また、プロジェクト全体についての理解度がメンバー間で向上することもメリットの一つです。WBSの共有と意見交換は、進捗管理の精度を高めることが期待できるため、プロジェクトを成功へと導くポイントといえます。

プロジェクトに関わるメンバーに共有する際には、書式設定からセルの書式を変更して曜日などに自動反映や保護機能を用いて変更できないセルや列を用意するなどの工夫も必要です。エクセルの扱いに慣れてるのであれば関数を利用してさらにカスタマイズを行うこともできます。

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スケジュールを見える化するガントチャートとは?

WBSは、タスクを細分化したリスト表ですが、ガントチャートはタスクのスケジュールを階段状に並べたグラフです。ガントチャートは、「タスク内容」「担当者」「開始日」「終了日」を縦軸、「期間」を横軸に配置して作成します。この視覚的なグラフにより、ビジネスシーンで日常的に複数のプロジェクトを担当しているメンバーでも納期を含めたタスクの状況をひと目で把握することが可能です。

ガントチャートを活用すれば、「タスクの担当者」「残りのタスク量」などが把握しやすいため、納期内のタスク完了に効果的に役立ちます。また、タスクの進捗確認がしやすくなることでプロジェクト管理の業務効率化も図れるでしょう。

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エクセルを使った進捗管理表の作成方法

エクセルは、柔軟性と利便性から多くのビジネスシーンで活用されるツールです。エクセルの機能を最大限に活用し、効率的な進捗管理表を作成してみましょう。ここでは、WBSで細分化されたタスクをもとにガントチャートの手法を取り入れながら、エクセルで進捗管理表を作成する方法を紹介します。

手順1.プロジェクト名を入力

進捗管理表の作成をエクセルで始める際には、まずシートの左上部に「プロジェクト名」を入力します。この際、プロジェクト名などの項目は太字にして視認性を高めることがポイントです。視認性が高まると関係者が情報を素早く把握でき、進捗管理がよりスムーズに進むことが期待できます。

手順2.期間を入力

次のステップでは、シートの右側に「期間」を入力します。通常、時間単位での進捗管理を行う必要がない場合は日付と曜日を入力しましょう。
エクセルのオートフィル機能を使用すると、日付と曜日の入力が簡単に行えます。

また、プロジェクト全体の進捗状況を正確に把握するには、最終日となる納期までを進捗管理表へ入力すると効果的です。

手順3.タスクと担当者を入力

次に、プロジェクト名の下に各タスクとそれに割り振られた担当者を入力します。具体的には、左側から「親タスク(大カテゴリー)」「子タスク(小カテゴリー)」「担当者」を入力するのが一般的です。各タスクの担当者が明確になることで、万が一のトラブルが発生した際でも迅速に連絡を取り合えたり、日常業務の連携がスムーズに行えたりします。
さらに、プロジェクトの進行具合をより詳細に追跡するためには、「進捗状況」の項目を追加することも効果的です。

手順4.開始日から終了日までを塗りつぶす

各タスクの開始日から終了日までのセルを任意の色で塗りつぶしていきましょう。これにより、作業期間が把握しやすくなるため、プロジェクト全体の流れを視覚的に追跡できます。

また、プロジェクトに参加するメンバーは、この色で塗りつぶされたスケジュールをもとに作業を進めることになるため、入力情報に誤りがないように細心の注意を払うことが大切です。このように、色の使用による視覚的な強調はメンバー間の作業調整と連携を円滑化する効果があります。

手順5.表を見やすく仕上げる

最後に、いくつかの視覚的な工夫を施しながら見やすく効率的な表に仕上げていきましょう。まず、罫線を引いて項目を明確に分けます。さらに、背景色を使い分けることで情報を把握しやすくすることが可能です。

例えば、完了したタスクは赤などの別の色で塗りつぶしたり、進捗状況欄に「完了」と明記したりするなど、シンプルなルールを設定しておくと効果的でしょう。
これにより、ひと目でタスクの進行状況を確認し迅速な対応ができます。視覚的な工夫を施すことで、エクセルを使用した進捗管理表はより機能的で使いやすいものになるでしょう。

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エクセル進捗管理表を効果的に運用するには?

管理表を作成したあとは、それをいかに効果的に運用するかが大切です。ここでは、エクセルで作成された進捗管理表を活かすための重要なポイントを紹介します。

タスクの洗い出しは慎重に行う

進捗管理表に求められる項目は、組織やプロジェクトによって異なります。そのため、まずは必要とされるタスクを綿密に整理し、それらを進捗管理表に常時表示することが必要です。特に、細かいタスクも省略せずに表示することがポイントといえます。
なぜなら、タスクを省略してしまうとプロジェクト全体の工数が把握できなくなるおそれがあるからです。

なお、タスクの洗い出しにはWBSの作成が推奨されます。これにより、業務に必要な作業を細かく分けて管理できるため、漏れなく一覧でタスクを洗い出すことが可能です。

タスクの所要時間を把握する

タスクの所要時間を把握するには、担当するメンバーと十分なコミュニケーションを取り、各タスクの内容を理解したうえで正確な進捗管理表を作成することが重要です。タスクごとに必要な時間を適切に見積もることで、締切日までの時間を逆算して余裕を持ったスケジュールを組み立てられます。なかには、「タスクにかかる時間が見積もりにくい」というケースもあるのではないでしょうか。その場合は、タスクの詳細が十分に理解されていない可能性があります。

経験にもとづく解決も有効ですが、不確実性を減らすには先輩や上司、前任者などに相談したうえでタスクの全体像を明確にしておくことが大切です。このように、タスクの所要時間を適切に把握することで、エクセルを活用した進捗管理がより効果的になるでしょう。

常に最新状態に保つ

エクセルで進捗管理表を運用する際は、表を常に最新状態に保つことも重要になります。
なぜなら、作成した原本を何度もコピーすると、どのファイルが最新版か判別がつかなくなり、組織全体での進捗の把握にズレが生じかねないからです。
そのため、エクセルで効果的に進捗管理を行うには「保管場所を固定し、むやみにコピーを作成しない」というルールを設けましょう。
ルールを設定することで、プロジェクトの進捗状況を正確かつ迅速に把握することが期待できます。

テンプレートを活用する

エクセル進捗管理表の運用では、テンプレートの活用が効果的でしょう。なぜなら、テンプレートを使用することでゼロから表を作成する手間を省き、内容の漏れを防ぐことができるからです。多くの場合、エクセルの進捗管理表用の専用テンプレートはインターネット上で無料ダウンロードができます。テンプレートを利用することで、簡単かつ迅速に進捗管理表を作成し、プロジェクト管理の質を高めることができるでしょう。

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エクセルで進捗管理をする注意点

エクセルで進捗管理をするメリットは、新たなツールの導入に伴うハードルが低いことです。
しかし、エクセルを使用した進捗管理にも注意点はあります。
ここでは、エクセルで進捗管理を行う際の注意点を紹介します。プロジェクトの効率化を目指すうえでは、これらの点を十分に理解して適切に対処することが大切です。

機能が限られている

エクセルは、進捗管理で簡易的なガントチャート作成など基本的な機能があるものの、表計算ソフトのため、機能には限界があります。
まず、エクセルは大量のデータを扱うには不向きなソフトです。データ量が増えていくことで、起動や処理速度が遅くなる傾向があります。
これは、大規模プロジェクトの進捗管理においては特に注意が必要です。

また、エクセルには期日を自動で知らせる機能がないため、「タスクの漏れに気付きにくい」という問題もあります。そのため、タスク管理や期限の確認には十分に注意を払うことが大切です。

スマホやタブレットでは使いづらい

エクセルは、もともとモバイル端末での使用に最適化されていないため、スマホやタブレットでは使いづらい面があります。特に、スマートフォンの画面で進捗管理表を見る際には画面のサイズの制約から何度もスクロールしなければならず、視認性や操作性に問題が生じかねません。

また、複雑なガントチャートの編集なども不向きといえます。スマートフォンやタブレットでエクセルの進捗管理表を利用する際は、このような制限を理解したうえで使用することが重要です。

情報更新に手間がかかる

エクセルは、ファイル形式での管理が基本となるため、「更新のたびにファイルを開いて編集する」という手間がかかります。
また、「誰がどの部分を更新したのか」がひと目で把握しにくいこともデメリットです。特に、複数のプロジェクトを掛け持ちする担当者にとって、エクセルでプロジェクトごとに管理すると調整に手間がかかり、問題が発生した際の負担も大きいといえます。
場合によっては、進捗管理表の更新作業が適切に行われなかった結果、「いつの間にか使われなくなる」といった可能性も考えられるのです。
そのため、エクセルで進捗管理を行う際は、これらの点に注意する必要があります。

情報共有が簡単ではない

エクセルには、情報共有機能が組み込まれていません。そのため、ファイルをメールで添付して、ほかのメンバーと共有する必要があります。この方法では、同時に複数のメンバーがファイルを開いた場合、あとから開いたメンバーは「読み取り専用」モードとなり、変更や保存ができません。

また、リアルタイムでの編集内容が反映できないため、頻繁に変更が必要な情報を扱う際は手間と時間がかかります。これにより、作業効率が低下することも考えられるため、エクセルの進捗管理表を使用する際には共有上の制約に十分注意しましょう。

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進捗管理システムを導入するための重要なポイント

エクセルで進捗管理表を作成する場合、手間がかかることや特定のリスクが伴うこともあります。しかし、これらの課題は高機能な進捗管理システムの導入によって補うことも可能です。ここでは、どのような要素に注目すべきか、そしてどのようにして最適なシステムを選定すべきかなど、進捗管理システムを導入する際に考慮すべきポイントを紹介します。

時や場所を気にせずに操作できること

進捗管理において、クラウド型のシステムを利用することは大きなポイントといえます。
なぜなら、インターネットに接続できるデバイスであれば24時間いつでも操作ができるからです。オンライン上で共通の画面を使用するため、進捗管理表の原本を何度もコピーして使う必要がありません。クラウド型のシステムを導入することで、移動時間や操作の手間を削減し、データの混在によるトラブルを軽減できます。

運用目的に合った機能を備えていること

多くの進捗管理ツールは、基本的に異なるツール間でのデータ引き継ぎができません。そのため、長期間にわたる運用を考慮して自社の目的やニーズに合った機能を持つツールを選ぶ必要があります。

また、運用目的に応じて現在社内で使用しているツールとの互換性も重要なポイントです。運用目的に応じた適切な機能と、互換性を備えた進捗管理ツールの選定は効率的なプロジェクト管理に欠かせません。

使いやすくて見やすいこと

進捗管理ツールを選定する際には、すべてのメンバーにとって使いやすいかも大切なポイントです。そのため、ツールがシンプルで見やすいインターフェースを持っているかどうかは重要になります。
不要な機能が多すぎたり、インターフェースが操作しにくかったりするとシステムが現場に浸透しにくいだけでなくメンバーにストレス負担をかけかねません。
シンプルな機能と操作性の良さを確かめるには、無料トライアルを利用して現場の声を聞くことが賢明です。

プロジェクトや事業の規模・内容によって最適な進捗管理方法を見極めることが大切

今回、説明してきたように、エクセルによる進捗管理表の作成・運用は、低コストに加え、導入ハードルが低いことから、小規模プロジェクト(予算的に)や短期プロジェクト・事業には非常に有効かもしれません。しかしながら、プロジェクトが長期に渡ったり、ステークホルダーが多い、関係する予算や外注業者が多い等、複雑化したプロジェクトには専用ツールを検討することも重要となってきます。

自分が携わるプロジェクトの内容を加味して、最適な進捗管理方法を見つけましょう。プロカンはプロジェクトの進捗管理をサポートするビジネスツールです。スタンダードプランは1ID4000円からとリーズナブルなのも喜ばれているポイントです。まずは下記から導入事例やプランの詳細をご確認ください。

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