制作プロジェクトの進行管理方法｜成功させるコツとおすすめツールを紹介

制作プロジェクトの進行管理は、プロジェクトを成功させるために必要な役割の1つです。タスクの整理やスケジュールの調整、リソースの適切な割り当てなど、様々な業務が織り交ぜられた制作プロジェクトでは、進行管理がますます複雑になっています。正確で効果的な進行管理には、緻密な計画と柔軟性が求められ、これを支えるツールもまた重要なのです。

進行管理を進める上では、プロジェクト全体を俯瞰し、目標を明確に定めることが求められます。どのタスクが優先されるべきか、どのステップでどれだけのリソースを投入するか、これらを洗練された計画で整理することで、メンバー全員が一貫性を持って仕事に臨むことが可能になるのです。

この記事では、制作プロジェクトの進行管理方法について具体的に述べ、効果的に進めるコツやおすすめのツールについて紹介していきます。

制作の進行管理とは？

制作プロジェクトにおける「進行管理」とは、プロジェクトに関与しているチームの作業進捗を把握し、予定よりも進んでいない部分言わば「ズレ」を修正するという役割です。そのため、常に誰が今どの作業をしているかを、細かく把握していなければなりません。「この人に聞けば、プロジェクトの全てが分かる」といった信頼も求められるでしょう。

進行管理には、広い視野を持ちつつ、進捗状況を細かく理解できるような、メンバーのマネジメントに長けている人が向いています。また、積極的に連絡を取り合えるようなコミュニケーション能力がある人が適任です。丁寧な気配りができて頼りにされる、ここぞというときにサポートしてくれるような信頼性がある人にはぴったりのポジションです。

進行管理は主にスケジュール管理を担当

進行管理は主にスケジュールの管理を担当しますが、制作プロジェクトの「ディレクター」及び「プロデューサー」の業務内容とは何が異なるのでしょうか？この見出しでは、それぞれの仕事内容について解説しながら、進行管理の立ち位置について述べていきます。

まず、ディレクターはコンセプト設計や制作から、管理まで幅広い業務に携わる役割です。社内外との連携や調整、進捗管理なども含まれるので、ディレクターは全体を見る「現場監督」のようなポジションと言えます。

一方で、制作における進行管理はディレクターが行うディレクションの中の業務の1つであり、主にスケジュールコントロールが業務内容になるということなのです。

そして、プロデューサーは、人事・企画・経理などを総合的に統括する「総責任者」のポジションです。主に予算の管理やスタッフの手配、企画の立案や営業を担当します。管理業務がメインになるので、プロデューサーが、制作現場に直接的に携わる機会は少なめ。クライアントから同意をもらって予算を調達する人脈やマーケティングスキルが求められるので、豊富なキャリアが必要とされます。

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進行管理にはスケジュール管理能力が求められる

制作プロジェクトの進行管理には、スケジュール管理能力が求められます。全てのプロジェクトに締め切りはあるもので、その納期を守れないと、組織としても信頼を失ってしまいます。

納期トラブルを避けるためにも、納品日をもとに逆算したスケジュールを組むことと、チームメンバーが無理なく対応できるスケジュールを組む必要があります。クライアントの要望だけに焦点を当ててしまっては、内部の制作チームからのクレームが出てしまいかねません。クライアントと制作現場、お互いに平等なポジションでスケジュールを計画していきましょう。

また、進行管理において必要とされる能力として、以下の2つも挙げられます。

コミュニケーション能力

コミュニケーション能力は、制作の進行管理において、非常に重要なスキルの1つです。このポジションは、異なるバックグラウンドを持つ、年齢もキャリアもバラバラのメンバーと連携をとっていかなければなりません。

だからこそ、各々のコミュニケーションのスタイルを把握し、適切な伝達方法を見つける必要があります。当然ながら、単に「伝える」だけではなく、相手にとって理解しやすいコミュニケーションが求められます。情報が効果的に伝わり業務が円滑に進むように、コミュニケーション力を磨きましょう。

タスク管理能力

進行管理では、タスク管理能力も求められます。タスク管理能力とは、作業の整理、優先順位付け、スケジューリング、納品完了全てに必要なスキルです。具体的なタスクを洗い出し、優先順位をつけ、スケジュールに組み込むことで、スムーズに業務を成功させることができます。

メンバーが多くのタスクを抱える場合は、プロジェクトマネージャーが、重要性や緊急度を理解し、優先順位を的確に決定し、適切に対応しなければなりません。プロジェクトマネージャーは、複数のプロジェクトを同時に管理することがあるので、タスク管理能力が計画通りに進行させる鍵となるのです。

業務フローから読み解く進行管理方法

こちらでは、進行管理方法の業務フローを紹介していきます。 各項目では、具体的に行うことやポイントについて解説します。

スケジュールの作成

まずは制作にかかる時間や作業内容を計算し、スケジュールを立案し、それに基づいて仕事をスタッフに分配します。これにより、各工程がいつまでに完了すべきかが明確になり、これによって効率的に作業が進められます。「プロジェクトがいつ完了するのか」から、スケジュールを設定していくようにしましょう。

全体へ共有

アクシデントやトラブルが起きたときにスタッフ全員に連携ができていないと、プロジェクトにも悪影響を及ぼしますので、全体への情報共有と連携は欠かせない業務の1つになります。予定通りに進めるためにも定期的に情報共有のための会議を開きましょう。さらに共有の際の注意点として、制作メンバー間での認識のずれを防ぐためにも、共通のルールやマニュアルを作成し、制作物の遅延や品質低下を未然に防ぐようにしましょう。

進捗管理・スケジュールの調整

日々進捗を確認し、各タスクやスタッフの進捗状況把握しておくようにします。本来のスケジュール感とスピードのズレがないか、想定より遅延している場合は業務の優先度を変えるなどして柔軟に対応するようにしましょう。

「どこまで進捗したら何パーセント」などと決めておくのも便利です。あらかじめ、パーセンテージの基準を決めておくとスタッフごとにばらつきが生じず、正確な状況把握ができるようになります。ほかにも、ガントチャートなどの視覚的なツールを利用してスケジュール感を可視化すると、管理しやすくなります。

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クオリティチェック

進行管理は、クライアントの希望を明確にクリエイターに伝達し、提供されたデザインや原稿が要件に合致しているか、誤りがないかを確認することで、制作の品質向上を図ります。制作中に適宜クオリティチェックを行うことで、納期間際に大きな修正が発生しないように対策できます。

クライアントから提示された要望からかけ離れたりズレが生じたりしていると、結果的に修正が増えて余分に時間がかかる可能性があります。このようなトラブルを回避するために、多くのスタッフが関与するプロジェクトでは、事前にルールやガイドラインを策定し、全員に共有することで、クオリティを担保します。進行中に生じた変更や留意事項も都度共有し、最新の情報を更新してマニュアル化していくことが大切です。

校正

制作物が「クライアントの要望を満たしたものになっているか」「目標に見合ったものになったか」を、確認する校正作業をします。

もし不具合があれば、速やかに適切な対応をするようにしましょう。検収時の校正作業では文章やデザインに潜む誤りを慎重にチェックし、誤植や文法のミス、プロジェクト内で統一されたスタイルや表現、レイアウトが保たれているか確認します。

さらに、コンテンツがプロジェクトの目的に合致しているかも検証します。校正はプロジェクトが正確で一貫性があり、ターゲットオーディエンスに適しているか確認するための、欠かせない作業です。

進行管理を成功させるコツ

前の見出しでは、進行管理の具体的な方法について述べました。この見出しでは、進行管理を成功させるために必要とされるコツについて、具体的に解説していきます。

余裕を持ったスケジュール設定

どれほど完璧なスケジュール管理をしていたとしても、100％予定通りに進むとは限りません。トラブルやクレームが発生したり、メンバーに体調不良が出たり急な用事が入ったりした場合は、スケジュールが遅れる可能性が高まります。そのため、スケジュールには一定の余裕を持たせておいたほうがよいでしょう。余裕を持ったスケジュールを設定すれば、予期せぬトラブルが発生した場合でも焦ることなく、臨機応変に対応でき、進行管理をスムーズに進めることができます。

定期的に進捗報告を各所に行う

正確な進捗確認体制が整っていても、確認を怠るとその意味が薄れてしまいます。組織全体に対してこまめな進捗確認を心がけ、状況を常に把握することで、問題が生じた際にも適切な対応が可能です。

特に、多くの人やチームが関与するプロジェクトでは、状況が迅速に変わるため、各所への頻繁な進捗確認が不可欠です。さらに、一方向からの確認だけでなく、担当者からも報告できるように、定期的に朝礼や会議などの場を設けて報告するようにしましょう。

タスクを細分化する

タスクを詳細に分割することも、進行管理を成功させるためのコツです。タスクの洗い出しを行うと、粒度が不均一になりがちですが、正確に1つずつ進めていくためには、できるだけタスクを詳細に分割し、管理するための粒度を均一にする必要があります。段階的にカテゴリーの階層を狭めていくことで、必要なタスクを確実に洗い出しながら、タスクを細分化できます。

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状況を可視化する

進行管理を成功させるコツとして、業務の状況を可視化することも挙げられます。タスクやスケジュールの管理、リソースの配分などの調整を常に適切な状態にしなければなりませんが、効果的な対応を行うためには、豊富な情報を把握する必要があります。

しかし、頭の中だけで処理すると整理が難しく、結果的に現場の混乱を招く恐れも。そのようなときは、ガントチャートやカンバンなどのツールを利用して進捗を視覚的に表現すると、より正確に進捗状況を把握できます。

進行管理におすすめのツール

進行管理を効果的に行うためには、専用の管理ツールの活用がおすすめです。ツールを使わずに、自作の表やエクセルで進行を管理する場合、1からフォーマットを作らなければならなかったり、タスクやスケジュールに変更が生じた際に、それぞれの表を手動で変更しなければならなかったりと、手間がかかります。

一方、管理ツールには、制作プロジェクトにおける進行管理に必要な機能が統合されていて、複数の機能が連携し、1つの変更が他の機能にも即座に反映されるようになっています。これにより、プロジェクトメンバーへの情報共有がスムーズに行えるため、進捗管理を大いにサポートしてくれます。さらに、既にフォーマットが保存されているので、1から作る手間もなく変更があった場合もスムーズに反映されます。よって、進行管理には専用のツールを使うことを推奨しますが、中でも使いやすいおすすめのツールを、以下で紹介します。

Stockの紹介

「誰でも簡単に使えるツールをお探しの方に」というキャッチコピーにもあるように、非IT企業の人や年配の方、ITの専門知識がない人でも、説明なしで使いこなせるほどシンプルな「Stock」。数人から数千人の企業向けのツールで、最大限にシンプルな操作が魅力の管理ツールです。作成可能なノート数やストレージは限られますが、初期費用無料で完全フリープランもあるため、小規模からの導入もしやすいのがポイント。

Stockでドキュメント作成したものは「ノート」と呼ばれ、メモのように簡単に作成できて任意のメンバーへの共有も可能で、難しい操作は不要です。画像やファイルもドラッグアンドドロップで容易に追加できる点も好評とのこと。

ただし、シンプルゆえに、他のツールと比べて機能の柔軟性が低いというデメリットも少なからずあります。添付できるデータの総量に限りがあるのが不便という声も。

AdFlowの紹介

「AdFlow」はクリエイティブ制作会社が開発した管理ツールで、納期を登録するだけでスケジュールを自動で作成できたり、ツール上で修正指示が出せたりと、非常に便利なツールです。平均45%の工数削減効果があると言われていて、広告代理店や制作会社をはじめ、アパレル業界を中心に導入されています。AdFlowは、クリエイティブ特化型のツールであるため、他のツールに比べて制作の現場に寄り添った機能性を搭載しています。

ただし、ITに詳しくないユーザーだと操作に慣れるまでに時間を要する場合もあるでしょう。「慣れるまでは、マニュアルを見ながらでないと使えない」「操作が複雑で、初見のユーザーにはハードルが高いのではないか」という口コミもあります。利用料金については、専任の営業コンサルタントに導入要件などを相談して、見積もりを提案される流れになります。資料請求やデモ板の申し込みをしてみましょう。

TeamOnの紹介

「TeamOn」は、株式会社フレクションコンサルティングが運営している、スケジュール共有やタスク管理などに使えるスケジュール管理ツールです。日頃の業務の必要なグループチャットやファイル共有、ビデオ会議などの機能も搭載されていて、チームの進捗を効率化させるのに適したおすすめのツールとなっています。TeamOnは、iOSとAndroidに対応したアプリ版もあります。

こちらのツールも非常に見やすく、シンプルなUIに定評があり、比較的簡単に操作できることから導入後すぐに運用を開始できるのが大きなメリット。料金はアカウント数、ストレージ容量によって段階的にプランが用意されていて、無料プランもあります。データが重いと、画面が固まることがあるようなので、自社のデータ使用量を参考にプランを検討しましょう。

【まとめ】進行管理を正しく行いプロジェクトを成功させましょう

進行管理を正しく行い、プロジェクトを成功に導くには、計画の柔軟性とタスクの優先順位付けが鍵となります。進捗状況の把握や問題の早期発見には信頼性の高いツールの活用も欠かせません。しかし、その上で非常に重要なのはチーム全体のこまめなコミュニケーションです。メンバーがお互いの進捗を理解し、障害や課題を共有することで、プロジェクトの流れがよりスムーズになります。

プロジェクトが途中で躓くのを100%避けることは難しいですが、柔軟性と協力の精神を持ちながら進捗管理を行うことで、予期せぬトラブルや課題にも適切に対応できます。